Đây là những điểm khác biệt giữa các phiên bản của Excel

Tất cả các phiên bản trong nháy mắt

Microsoft Excel đã xuất hiện từ năm 1985. Sự khác biệt giữa các phiên bản Excel khác nhau đôi khi là đáng kể. Trên tất cả, mức độ mà người dùng có thể mong đợi là không thể tưởng tượng được trong các phiên bản đầu tiên. Ngoài các tính năng công thức mới, các hàm khác đã được giới thiệu trong các lĩnh vực sơ đồ, trang tính và bảng, nhờ đó công việc trong Excel trong Windows có thể trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Những phiên bản Excel nào tồn tại cho Windows?

Phiên bản Excel đầu tiên xuất hiện vào năm 1985 dành riêng cho Macintosh. Phiên bản thứ hai của chương trình Office sau đó đã được điều chỉnh để sử dụng trong Windows. Có tổng cộng 14 phiên bản Excel cho Windows khác nhau.

• Excel 2.0
• Excel 2.1
• Excel 3.0
• Excel 4.0
• Excel 5.0
• Excel 95
• Excel 97
• Excel 2000
• Excel 2002
• Excel 2003
• Excel 2007
• Excel 2010
• Excel 2013
• Excel 2016
• Excel2021-2022

Vì một số người làm việc cùng nhau trên một tài liệu có thể có các phiên bản Office khác nhau, nên có một số điều bạn cần lưu ý khi chỉnh sửa.

So sánh và làm việc ở chế độ tương thích

Bất kỳ ai tạo sổ làm việc trong phiên bản Excel cũ hơn hoặc mới hơn đều có thể chống lại các hạn chế có thể có với sự trợ giúp của chế độ tương thích. Nếu một sổ làm việc được mở trong Excel 2010 hoặc phiên bản mới hơn đã được tạo và lưu theo một trong các phiên bản 97-2003, thì sổ làm việc đó sẽ tự động được hiển thị ở chế độ tương thích. Các hàm Excel được cải tiến hoặc mới được thêm vào trong thời gian chờ đợi sẽ bị ẩn trong chế độ này. Điều này có nghĩa là thư mục có thể được chỉnh sửa bình thường và được lưu dưới dạng .xls. Bằng cách này, người dùng khác sau đó có thể mở và chỉnh sửa nó trong phiên bản cũ hơn mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Không có chế độ tương thích nào cho phiên bản 2007.

Việc kiểm tra tính tương thích tự động giúp bạn đặc biệt dễ dàng làm việc với các chức năng thích hợp. Nếu bạn tự tạo một thư mục, được người khác xử lý với phiên bản cũ hơn, thì có thể thực hiện so sánh giữa các chức năng của các phiên bản Excel. Kiểm tra tính tương thích thủ công có sẵn cho điều này từ phiên bản 2007:

1. Trên tab Tệp, bên dưới Thông tin, hãy chọn Kiểm tra Vấn đề.

   

2. Nhấp vào “Kiểm tra khả năng tương thích”.

   

3. Các vấn đề tương thích được hiển thị trong một bản tóm tắt.

4. Để kiểm tra tính tương thích của sổ làm việc mỗi khi nó được lưu, hãy kiểm tra lệnh tương ứng.

   

5. Bạn sẽ báo cáo những vấn đề này trên một trang tính riêng biệt khi bạn chọn “Sao chép sang Trang tính Mới”.

Giờ đây, bạn có thể dễ dàng xử lý danh sách các vấn đề về khả năng tương thích bằng cách so sánh các điểm riêng lẻ và điều chỉnh chúng cho các phiên bản cũ hơn.

Phiên bản Excel nào được khuyến nghị?

Không còn bất kỳ hỗ trợ nào của Microsoft cho các phiên bản rất cũ và các phiên bản mới hơn và các chức năng liên quan đang ngày càng được điều chỉnh cho phù hợp với phiên bản Windows hiện tại. Do đó, không đáng để làm việc với các phiên bản Excel cũ hơn Excel 2010. Ngay cả khi chế độ tương thích cho phép làm việc với các phiên bản cũ hơn hoặc mới hơn, người dùng có thể hưởng lợi từ nhiều chức năng hơn. Ngoài ra, tính dễ sử dụng đã tăng lên.

Sự khác biệt giữa các phiên bản Excel: Các tính năng mới này không được hỗ trợ trong các phiên bản cũ hơn

Với mỗi phiên bản mới, các cải tiến nhỏ được giới thiệu hoặc các điều chỉnh được thực hiện. Do đó, chỉ đề cập đến các tính năng và cột mốc được coi là đáng đề cập sau đây, đã được tối ưu hóa cho công việc trong sổ làm việc Excel hoặc đã được thêm vào.

Các tính năng của trang tính

• Kích thước trang tính: Kể từ Excel 2007, có sẵn 1.048.567 hàng và 16.384 cột, trong khi trong phiên bản 97-2003 có 65.536 hàng và 256 cột trong Excel. Vì vậy, kích thước trang tính đã thay đổi rất nhiều. Bất kỳ dữ liệu nào vượt quá số ô cũ theo đó sẽ bị mất trong các phiên bản cũ hơn.
• Các chức năng lịch: Ngoài ra còn có sự khác biệt về lịch trong các phiên bản Excel khác nhau: Trong khi lịch Gregorian được sử dụng trong các phiên bản 97-2003, các phiên bản sau này có nhiều biến thể về ngày tháng và định dạng hơn. Vì vậy, nếu bạn đang tạo một sổ làm việc cũng có thể được chỉnh sửa bằng các phiên bản cũ hơn, tốt nhất hãy sử dụng lịch Gregorian.
• Phạm vi của các trang tính: Trong phiên bản 97-2003, chỉ có 64.000 ô được phép - điều này tương ứng với 16 trang tính được điền đầy đủ. Các phiên bản sau cho phép bạn sử dụng nhiều ô hơn, nhưng chúng sẽ không hiển thị trong các phiên bản cũ.
• Đường gấp khúc: Từ phiên bản Excel 2010, bạn có thể sử dụng biểu đồ thu nhỏ, tức là đồ họa chữ. Chúng sẽ không hoạt động trong các phiên bản 97-2007, nhưng sẽ xuất hiện lại trong ô nếu bạn mở sổ làm việc với phiên bản mới hơn.
• Định dạng: Kể từ phiên bản Excel 2007, có tùy chọn định dạng chân trang và đầu trang bằng màu sắc, nhưng tính năng này không được hỗ trợ trong các phiên bản cũ hơn. Cũng có những hạn chế giữa các phiên bản Excel cũ và mới khi nói đến các mẫu định dạng cho các ô. Nếu bạn tạo một thư mục với định dạng ô không tồn tại trong các phiên bản cũ, chương trình sẽ tự động chọn một định dạng tương tự. Vì điều này có thể dẫn đến trùng lặp, tốt hơn là không sử dụng các mẫu định dạng mới.
• Định dạng ô: Các phiên bản Excel cũng cho thấy sự khác biệt về số lượng định dạng ô. Tính đến Excel 2007, có 64.000 định dạng. Trước đó chỉ có 4.000. Các phiên bản cũ không thể hiển thị 60.000 định dạng mới.
• Định dạng phông chữ: Tính đến năm 2007, người dùng Excel có thể chọn từ 1.024 phông chữ, trong đó có thể sử dụng tối đa 512 phông chữ trong một thư mục. Trước đó, có ít biến thể hơn đáng kể. Để tránh sự cố với màn hình, chỉ sử dụng các phông chữ đã có trong phiên bản 97-2003.

Tính năng bảng

• Định dạng bảng: Với các công thức do người dùng xác định hoặc một văn bản tương tự, có thể xảy ra trường hợp mất định dạng bảng khi mở bằng phiên bản Excel cũ hơn. Bạn có thể sửa lỗi bằng cách xóa các công thức hoặc văn bản Excel tương ứng và thay thế chúng bằng những công thức hoặc văn bản có sẵn trong phiên bản tương ứng.
• Kết nối các nguồn dữ liệu: Nếu bạn kết nối các giá trị trong bảng của mình với nguồn dữ liệu bên ngoài, chức năng có thể bị mất khi mở chúng trong phiên bản cũ. Bạn có thể ngắt kết nối và sau đó kết nối lại trong một phiên bản cũ.
• Định dạng và kiểu bảng: Đôi khi bảng mà bạn đã tạo trong phiên bản cũ hơn được hiển thị mà không có tiêu đề và do đó không có định dạng bảng khi bạn mở thư mục ở một trong các phiên bản mới. Các định dạng dựa trên thiết kế cũng không được hỗ trợ trong các phiên bản 97-2003.

Tính năng công thức

• Công thức ma trận: Kể từ Excel 2007, bạn có thể sử dụng nhiều công thức mảng mà bộ nhớ cho phép. Cho đến phiên bản 2003, chỉ có thể có 65.472 công thức mảng có tham chiếu đến các trang tính khác - bất kỳ thứ gì khác không thể được hiển thị trong các phiên bản cũ hơn.
• Công thức: Cũng có sự khác biệt trong công thức giữa các phiên bản Excel cũ khác nhau: Từ năm 97-2003, công thức được phép chứa 1.024 ký tự và có nội dung là 1.800 byte. Kể từ phiên bản 2007, các công thức có thể chứa nhiều giá trị hơn, tên được xác định và tham chiếu.
• Mức độ lồng của các công thức: Mức lồng tối đa cho các công thức trong phiên bản 97-2003 là bảy và đã được mở rộng lên 64 vào năm 2007. Giờ đây, người dùng có thể tạo các công thức phức tạp hơn.
• Đối số của các hàm: Trong các phiên bản 97-2003 30 đối số được phép cho mỗi hàm, trong các phiên bản từ 2007 trở đi 255 đối số.
• Các nhà khai thác: Các phiên bản 97-2003 cung cấp tối đa 40 toán tử cho các công thức, trong khi trong các phiên bản từ 2007 trở đi, bạn có thể sử dụng tối đa 1024 toán tử.
• chức năng mới: Tính đến năm 2007, cũng có một số chức năng mới và một số đã được đổi tên. Nếu lỗi #NAME được hiển thị ở đây thay vì kết quả sau khi mở bằng phiên bản cũ, bạn đang sử dụng một trong các chức năng tương thích.
• Xác minh dữ liệu: Excel 2010 giới thiệu tính năng mới mà các quy tắc xác thực dữ liệu có thể được thực hiện trong các ô được tham chiếu đến các trang tính khác và các quy tắc xác thực có thể tham chiếu đến hơn 8.192 phạm vi ô không liên tục. Không thể có trong các phiên bản trước đó và không được hiển thị.

Định dạng có điều kiện

• Số lượng điều kiện: Kể từ phiên bản 2007, định dạng có điều kiện cho phép tối đa 64 điều kiện, trong khi ở các phiên bản trước đó chỉ có ba điều kiện được hiển thị. Miễn là các quy tắc định dạng không bị thay đổi, chúng sẽ khả dụng trở lại nếu thư mục được mở trong phiên bản mới hơn. Điều tương tự cũng áp dụng cho các vùng định dạng có điều kiện chồng chéo.
• kiểu định dạng mới: Nếu bạn sử dụng các kiểu định dạng có điều kiện của Excel 2007, chẳng hạn như so sánh cột bảng, bộ ký hiệu, thanh dữ liệu, giá trị duy nhất và trùng lặp, giá trị trên hoặc dưới trung bình, giá trị trên hoặc dưới hoặc thanh màu, chúng sẽ không được hiển thị trong các phiên bản 97-2003, nhưng sẽ được giữ lại. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc sắp xếp các bộ ký hiệu vốn không được hỗ trợ trong các phiên bản đầu tiên.
• Liên quan đến các giá trị khác: Nếu định dạng có điều kiện đề cập đến các giá trị từ các trang tính khác, sẽ có sự khác biệt giữa các phiên bản 97-2007 và các phiên bản Excel mới. Chúng không được hiển thị trong các phiên bản cũ hơn, nhưng vẫn được giữ lại. Ngoài ra, định dạng có điều kiện cho các công thức có quy tắc trong văn bản vẫn tồn tại.

Tính năng biểu đồ

• Định dạng biểu đồ: Định dạng cho sơ đồ cũng nên được kiểm tra tính tương thích, vì điều này có thể dẫn đến những hạn chế đáng kể giữa các phiên bản của chương trình Office. Trong các phiên bản cũ hơn, chỉ các màu từ bảng màu vẫn được hiển thị trong biểu đồ. Hình dạng tùy chỉnh điền, đường viền và hiệu ứng cũng không có sẵn.
• Chất lượng biểu đồ: Nếu bạn sử dụng một sơ đồ trong bản trình bày hoặc muốn xuất ra để điền vào một trang bằng máy in có độ phân giải cao, chất lượng không đủ theo phiên bản Office 2003. Các cạnh của biểu đồ hình tròn đặc biệt xuất hiện theo góc cạnh và có pixel trong Excel 2003. Để nhúng tốt các sơ đồ trong bản trình bày PowerPoint hoặc các tài liệu chất lượng cao khác, cần phải nâng cấp lên Excel 2007 hoặc Excel 2010. Đây là lần đầu tiên tính năng khử răng cưa được sử dụng để khử răng cưa trong các phiên bản Excel này. Sự đổi mới này đặc biệt được đền đáp với biểu đồ hình tròn, hình tròn và hình tròn hoặc các đối tượng hình tròn khác trong bảng. Ngoài tính năng khử răng cưa, Excel 2007 và Excel 2010 cũng có lựa chọn màu tiêu chuẩn mới.
• Giới hạn ký tự: Các phiên bản Excel 97-2003 chỉ cho phép 255 ký tự cho tiêu đề trục và nhãn sơ đồ. Theo đó, các nhãn vượt quá giới hạn này sẽ không được hiển thị.
• Số lượng điểm dữ liệu: Nếu bạn có một sơ đồ Excel với hơn 32.000 hoặc 4.000 điểm dữ liệu trong sơ đồ 3D hoặc 2D, những điểm này sẽ không được hiển thị trong các phiên bản cũ hơn từ Excel 2007 trở đi.

Sự khác biệt giữa các phiên bản Excel: Các hàm cũ này không được hỗ trợ trong các phiên bản mới hơn

Do nhiều tính năng đã được điều chỉnh hoặc loại bỏ cho các phiên bản Excel mới hơn và hệ điều hành mới hơn, nên có một số chức năng không còn được hỗ trợ trong các phiên bản Excel mới hơn. Chúng đã được thay thế bằng các phím tắt hoặc quy trình bàn phím khác.

Các tính năng của trang tính

• Định dạng tự động: Tính năng Định dạng tự động vẫn có thể được sử dụng từ Excel 2007 trở đi. Bạn nên thêm phần này vào thanh truy cập nhanh nếu bạn muốn tự động định dạng vùng dữ liệu với các mẫu định dạng được xác định trước.

Tính năng bảng

• Danh sách Excel: Trong phiên bản 97-2003, bạn tạo danh sách Excel, trong các phiên bản sau, chúng được gọi là bảng Excel. Chức năng vẫn như cũ.
• Chèn dòng: Trong các phiên bản Excel trước, các hàng đã được thêm vào bằng cách sử dụng hàng chèn. Ví dụ: trong các phiên bản mới hơn, bạn sử dụng phím tab.
• Xác định tên khu vực: Trong khi ở các phiên bản trước, bạn tự xác định tên cho danh sách, trong các phiên bản sau, tên bảng được tự động xác định, có thể được sử dụng cho các công thức có tham chiếu có cấu trúc.

Tính năng biểu đồ

• Thay đổi kích thước biểu đồ: Trong các phiên bản mới hơn, bạn có thể thay đổi từng biểu đồ Excel riêng lẻ. Trước đây, chỉ có thể thay đổi song song tất cả các sơ đồ.
• Xoay 3D-Đồ thị: Có thể xoay bằng chuột trong phiên bản Excel 97-2003. Trong các phiên bản mới hơn, hãy chuyển đến "Định dạng khu vực sơ đồ" để xoay sơ đồ.
• Tùy chọn dán: Mặc dù ở các phiên bản cũ hơn, sơ đồ đã được chèn vào các chương trình Office khác dưới dạng một đối tượng được liên kết với Excel, kể từ Excel 2007, bạn có thể chèn sơ đồ dưới dạng ảnh hoặc sổ làm việc.

Cách chuyển đổi sổ làm việc sang định dạng tệp dựa trên XML

Nếu dữ liệu được tạo trong một trong các phiên bản Excel từ 97-2003 được lưu ở định dạng tệp dựa trên XML, thì có các định dạng khác nhau:

• XLSX
• xlsb
• XLSM
• XLTX
• xltm

Chuyển đổi sang Excel

Việc chuyển đổi làm giảm kích thước của các tệp và cho phép bạn truy cập các khả năng mới mà các phiên bản sau cung cấp.

Mở sổ làm việc - nó sẽ được hiển thị trong chế độ tương thích.

Đi tới “Thông tin” trong “Tệp” và chọn “Chế độ Tương thích” (trong Excel 2007 nhấp vào nút Office).

Nhấp vào nút "Chuyển đổi".

Xác nhận thông báo về việc chuyển đổi sổ làm việc với “OK”.

Với “Có”, bạn cho biết rằng bạn muốn làm việc với định dạng hiện tại - thư mục đóng và mở lại.

Lưu sổ làm việc ở một định dạng mới

Một giải pháp thay thế là lưu sổ làm việc ở định dạng mới trong khi giữ bản sao ở định dạng cũ. Nó hoạt động như thế này:

Bạn chọn "Tệp" và sau đó "Lưu dưới dạng"; trong Excel 2007, bấm vào Nút Office.

Tên tệp được đề xuất cho bạn, bạn có thể chấp nhận hoặc thay thế bằng tên khác.

Chọn loại tệp của bạn: XLSX (định dạng tệp hiện tại cho sổ làm việc Excel), XLSB (định dạng tệp nhị phân mới), XLTX (lưu tệp dưới dạng mẫu), XLSM (nhận macro trong thư mục) hoặc XLTM (nhận macro và lưu thư mục làm mẫu).

Lưu tệp ở định dạng đã chọn; cái cũ vẫn còn đó.

Kết luận: Sự khác biệt sẽ rõ ràng khi làm việc với nhiều phiên bản Excel cùng một lúc

Nếu một sổ làm việc được mở và phát hiện có thứ gì đó không được hiển thị chính xác trong đó, cần tìm cách khắc phục sự cố. Microsoft giúp việc tìm kiếm thông qua chế độ tương thích và so sánh các chức năng khác nhau giữa các phiên bản trở nên dễ dàng hơn. Nếu chế độ này được sử dụng, người dùng Excel luôn ở bên an toàn. Nhưng ngay cả khi tạo sổ làm việc sẽ được xử lý với các phiên bản Excel cũ hơn, việc kiểm tra tính tương thích có thể tránh được các hàm không khả dụng và điều đó sẽ gây ra sự cố sau này. Microsoft thường xuyên cải tiến chương trình Office của mình và đảm bảo rằng sự khác biệt giữa các phiên bản Excel riêng lẻ vẫn có thể kiểm soát được. Bạn càng hiểu rõ những điểm khác biệt, bạn càng dễ dàng tránh được sai sót khi xem các phiên bản khác.