Cách xuất dữ liệu từ Excel sang các chương trình khác

Cách xuất dữ liệu từ Excel sang các chương trình khác

Việc xuất dữ liệu từ Excel có thể giúp tính toán nội dung của một bảng trong các chương trình khác. Điều này dễ hiểu hơn là nghe: Sổ làm việc được lưu ở định dạng mong muốn và có thể được mở sau khi xuất. Nhưng Excel hỗ trợ những chương trình nào khác?

Các chương trình và định dạng tệp mà Excel cung cấp để xuất

Nếu người dùng muốn xuất dữ liệu từ Excel để làm việc với dữ liệu trong một chương trình khác, điều này sẽ hoạt động đối với các định dạng và chương trình khác nhau:

• Tệp văn bản (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• Bảng tính OpenDocument

Người dùng Excel không phải lưu toàn bộ thư mục hoặc trang tính, nhưng cũng có thể xuất các hàng hoặc cột riêng lẻ. Các bản ghi dữ liệu cũng có thể được sử dụng cho các chương trình Microsoft Office khác. Không cần xuất khẩu cho việc này.

Excel vẫn đề xuất lưu sổ làm việc dưới dạng một kho lưu trữ web duy nhất hoặc dưới dạng một trang web. Tuy nhiên, người dùng được khuyến cáo rằng một số tính năng có thể bị mất khi lưu ở định dạng này.

Cách xuất dữ liệu sang tệp văn bản

TXT

Ở định dạng này, các chuỗi ký tự được phân tách bằng ký tự TAB. Việc xuất dữ liệu từ Excel sang tệp văn bản hoạt động như sau:

Bạn chọn "File" và sau đó "Save As".

Bạn mở “Duyệt qua” và hộp thoại “Lưu” sẽ mở ra.

Chọn “TXT” trong “Loại tệp”.

Chỉ định vị trí lưu trữ mong muốn và nhấp vào "Lưu".

Bạn được thông báo rằng trang tính hiện tại sẽ được mở trong tệp xuất mà bạn xác nhận với "OK".

CSV

Việc xuất dữ liệu từ Excel sang CSV hoạt động theo cùng một cách:

Bạn chọn "File" và sau đó "Save As".

Bạn mở “Duyệt qua” và hộp thoại “Lưu” sẽ mở ra.

Chọn “csv” trong “Loại tệp”.

Sau đó nhấp vào "Lưu" khi bạn đã chọn vị trí lưu trữ.

Bạn có thể nhận được thông báo rằng một số tính năng ở định dạng CSV có thể bị mất.

Cách thay đổi dấu phân cách giữa các cột cho CSV

Thông thường với CSV, dấu phẩy được sử dụng làm dấu phân cách giữa các cột. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này nếu cần:

1. Trong Windows 10, nhấp vào nút bắt đầu bằng nút chuột phải, sau đó nhấp vào “Cài đặt”.

2. Chọn “Thời gian và ngôn ngữ”.

3. Chọn "Khu vực" ở bên trái.

   

4. Trong “Cài đặt liên quan”, hãy nhấp vào “Cài đặt ngày, giờ và quốc gia bổ sung”.

   

5. Trong trường "Khu vực" mở ra, hãy chọn "Cài đặt bổ sung" trong tab "Định dạng".

   

6. Hộp thoại Tùy chỉnh Định dạng mở ra và bạn có thể nhập một ký tự vào trường thích hợp trên tab Số để hoạt động như một dấu phân tách danh sách mới - ví dụ: dấu chấm phẩy.

   

7. Nếu bạn xác nhận lựa chọn của mình hai lần liên tiếp bằng "OK", bạn đã thay đổi dấu phân tách danh sách cho tất cả các chương trình trên máy tính của mình.

Xuất dữ liệu dưới dạng PDF và XPS

1. Chọn "Tệp" và nhấp vào "Xuất" trong danh sách bên trái.

   

2. Nhấp vào "Tạo tài liệu PDF / XPS".

   

3. Một hộp thoại sẽ mở ra nơi bạn có thể chọn lưu tệp PDF hay tệp XPS.

   

4. Chọn những gì bạn muốn và nhấp vào "Xuất bản".

Nếu các cột rất rộng, tệp có thể bị tách thành nhiều trang khi xuất. Để kiểm tra xem có đúng như vậy không, hãy nhấp vào tab “Xem” và sau đó nhấp vào “Bố cục trang”. Nếu cần, hãy đặt bố cục trang thành định dạng ngang trước khi bạn lưu bảng Excel dưới dạng PDF.

Xuất dữ liệu cho OpenDocument

Nếu ai đó muốn làm việc với bảng sử dụng chương trình OpenOffice hoặc LibreOffice, bạn có thể chuyển đổi tệp của mình cho phù hợp:

1. Bạn bấm vào "File" và "Save As".

2. Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp.

3. Trong hộp thoại mở ra, hãy chọn “Bảng tính OpenDocument” từ menu thả xuống bên cạnh “Loại tệp”.

   

4. Nhấp vào "Lưu".

Không cần xuất dữ liệu: Excel có thể chuyển những phần tử nào sang các chương trình khác?

Để có thể sử dụng các bản ghi dữ liệu từ sổ làm việc trong các chương trình Microsoft Office khác, người dùng không phải xuất chúng - cũng như không phải nhập chúng vào các chương trình khác.

Cách sao chép dữ liệu từ Excel sang một chương trình Microsoft Office khác

Trong tệp Excel của bạn, hãy chọn nguồn dữ liệu có trong các cột hoặc hàng mà bạn muốn sử dụng trong các chương trình khác.

Sao chép chúng.

Trong chương trình mong muốn, hãy nhấp vào vị trí thích hợp cho dữ liệu và chèn nó vào.

Một menu nhỏ xuất hiện bên cạnh dữ liệu trong đó bạn có thể chọn các tùy chọn chèn: Bạn có thể chèn các bản ghi dữ liệu dưới dạng hình ảnh tĩnh hoặc dưới dạng văn bản. Có thể điều chỉnh nó theo kiểu đích hoặc giữ nguyên định dạng ban đầu. Trong cả hai trường hợp, có thể liên kết với trang tính gốc. Điều này có nghĩa là dữ liệu trong biểu mẫu đích sẽ thích ứng nếu bạn thay đổi nguồn dữ liệu trong biểu mẫu Excel ban đầu.

Cách sao chép biểu đồ Excel sang một chương trình Microsoft Office khác

Xuất biểu đồ giống hệt như cách bạn xuất dữ liệu. Sự khác biệt duy nhất là bạn không thể lưu biểu đồ dưới dạng văn bản. Ngẫu nhiên, các tùy chọn sao chép và dán này không khả dụng trong Office Online: Bạn cần một phiên bản dành cho máy tính để bàn cho việc này.

Kết luận: Việc xuất dữ liệu từ Excel cung cấp những khả năng này

Ở định dạng tệp Excel, chỉ những người dùng cũng có chương trình mới có thể làm việc với sổ làm việc đã được tạo. Do đó, Microsoft Office đã cho phép xuất dữ liệu từ Excel để dữ liệu có thể được sử dụng trong các chương trình khác. Các sổ làm việc hoàn chỉnh không nhất thiết phải được xuất - các phần hoặc giá trị nhất định cũng có thể được chuyển sang định dạng khác chỉ với một vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, việc sử dụng dữ liệu Excel trong các chương trình Office khác không có vấn đề gì đối với mọi người dùng: Ở đây, dữ liệu không được xuất ra mà chỉ được sao chép và dán. Một liên kết đến sổ làm việc trong Excel cũng có thể được thiết lập.

Các bài viết khác về chủ đề:

Tạo nhiệm vụ từ Excel