Thiết lập và in các trang Excel: tổng quan về các tùy chọn quan trọng nhất

Mọi thứ bạn cần biết về cách thiết lập và in các trang Excel

In trong Excel có thể là một thách thức đối với một số người dùng. Nút có thể được sử dụng để in tệp bằng lệnh thích hợp, nhưng điều này có thể dẫn đến các bản in không mong muốn. Các trang Excel trước tiên phải được điều chỉnh để nội dung mong muốn hiển thị trên trang in và không có trang trống nào được xuất ra. Một mặt, chương trình cung cấp khả năng căn chỉnh và chia tỷ lệ các trang Excel cũng như điều chỉnh lề. Mặt khác, nó cho phép người dùng chọn các vùng in trong trang tính, để ẩn thông báo lỗi hoặc hộp tổ hợp để in hoặc in ra một số trang tính.

Video Hướng dẫn: Thiết lập Trang và Sổ làm việc - Cách Tùy chỉnh Bố cục!

Thiết lập trang Excel: tổng quan về các tùy chọn quan trọng nhất

Để có thể in ra tất cả hoặc chỉ một số trang tính nhất định, có thể sử dụng các tùy chọn bố cục trong tab "Bố cục trang". Các trang, lề, đầu trang và chân trang và trang tính có thể được đặt riêng lẻ. Các cài đặt in được chỉ định trong các tab có thể được chuyển sang các trang tính khác trong sổ làm việc.

Nội dung trên một trang: Điều chỉnh kích thước và tỷ lệ giấy

Dữ liệu trong bảng tính có thể được thu nhỏ hoặc phóng to sao cho phù hợp với một số trang in nhất định. Nếu người dùng chỉ muốn in nội dung trên một trang Excel, định dạng giấy có thể được căn chỉnh và dữ liệu được chia tỷ lệ.

Tùy chỉnh lề để định vị dữ liệu trên bản in

Khi người dùng thiết lập trang của họ, có thể đặt nội dung Excel riêng lẻ. Để làm cho dữ liệu xuất hiện bên trái, bên phải, trên cùng hoặc dưới cùng, các kích thước có thể được điều chỉnh để xác định lề của trang. Tuy nhiên, chúng cũng có thể được căn giữa với một vài cú nhấp chuột.

In nhiều trang tính từ một hoặc các sổ làm việc khác nhau trong Excel

Trong tab Đầu trang / Chân trang, bạn có thể đặt trang tính nào sẽ được in. Điểm đặc biệt ở đây là một số trang của một sổ làm việc có thể được đánh số liên tiếp và số trang liên tiếp được chuyển sang bản in. Nếu trường hợp các bảng từ các sổ làm việc khác nhau được kết hợp với việc đánh số liên tiếp, điều này cũng có thể được thực hiện trong tab được đề cập ở phần đầu.

Thiết lập trang Excel: Chọn vùng in

Vùng In có thể được chỉ định bằng cách sử dụng hộp thoại Thiết lập Trang> Trang tính. Người dùng Excel có tùy chọn chỉ in một số nội dung nhất định. Với mục đích này, các ô có thể được đánh dấu cho bản in hoặc một vùng in có thể được xác định để chỉ có thể in một phần đã chọn. Một tùy chọn khác cho người dùng Excel là xác định vùng và tiêu đề in bằng hộp thoại. Tuy nhiên, có thể xảy ra trường hợp các tùy chọn bố cục bị chuyển sang màu xám và không thể sử dụng được. Vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Như với Word, Excel cũng cung cấp tùy chọn xác định trang in theo cách thủ công bằng cách sử dụng ngắt trang. Lựa chọn của riêng bạn có thể được kiểm tra bằng bản xem trước ngắt quãng. Ưu điểm là dữ liệu liên quan không được phân phối trên các trang khác nhau và do đó giấy được tiết kiệm. Nếu các dấu ngắt được đặt theo cách thủ công không còn cần thiết nữa, chúng có thể được xóa lại trong tất cả các phiên bản Excel.

tiền boa:

Nếu bạn muốn in ra toàn bộ bảng mà không xác định vùng, bạn nên đảm bảo rằng các ô không chỉ trống về mặt trực quan. Điều này sẽ tránh in các trang trống.

In các trang trong Excel: Những gì sẽ được hiển thị trên bản in?

Trong cửa sổ Thiết lập Trang, người dùng sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau cho những gì sẽ được in từ bảng tính và theo thứ tự. Ví dụ, bạn có thể đặt xem các đường lưới có hiển thị trên các trang in hay không. Ngoài tùy chọn in nhận xét và ghi chú, bạn cũng có thể chỉ định xem có nên in tiêu đề cột và hàng hay không. Khi bạn chọn tùy chọn này, các chữ cái cột và số dòng sẽ hiển thị trên bản in. Hơn nữa, người dùng Excel có thể điều chỉnh việc hiển thị các giá trị lỗi để chúng không được in.

Thật không may, không có tùy chọn để đặt in hộp kết hợp đã sử dụng. Danh sách thả xuống này là một điều khiển cho phép người dùng chọn một giá trị từ danh sách. Khi in bảng Excel, tất cả các giá trị trong danh sách thường xuất hiện, mặc dù chỉ có một phần tử được in ra. Để ngăn điều này xảy ra, bạn phải ẩn các mũi tên.

In biểu đồ trong Excel

Bảng Excel thường không chỉ chứa các giá trị và số mà còn chứa các phần tử đồ họa như sơ đồ. Các sơ đồ có thể được in ra riêng lẻ mà không cần phần còn lại của mục lục. Người dùng có thể quyết định xem hình ảnh sẽ được xuất ra ở dạng màu hay màu đen và trắng.

Các phương tiện khác để thiết lập và in trang tính Excel

Bạn không muốn in dữ liệu của mình qua Excel mà muốn chuyển dữ liệu đó sang tài liệu kết hợp Word? Điều này có thể thực hiện được giữa hai chương trình với kết hợp thư. Bảng Excel được sử dụng làm nguồn dữ liệu trong tài liệu Word và dữ liệu được nhập tự động. Có thể xảy ra trường hợp Word không sử dụng đúng định dạng số hoặc không hiển thị tất cả nội dung ô. Tuy nhiên, các vấn đề có thể được giải quyết trong các tùy chọn tương ứng.

Sử dụng Macro: Thiết lập Trang Nâng cao

Macro là một chuỗi các lệnh hoặc hành động có thể được thực hiện tự động bằng một cú nhấp chuột. Điều này cho phép người dùng thực hiện các công việc lặp đi lặp lại dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian. Chúng cũng có thể được sử dụng với các bảng Excel. Ví dụ: người dùng Excel có tùy chọn tự động xác định vùng in bằng macro VBA hoặc in ra tất cả các trang tính trong một thư mục đang hoạt động chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Kết luận: Excel cung cấp nhiều tùy chọn để thiết lập các trang

Bằng cách điều chỉnh cài đặt, trang tính và nội dung của chúng, Excel cung cấp cho người dùng những cách đơn giản để in các trang Excel theo yêu cầu. Không chỉ có thể chọn và điều chỉnh định dạng giấy riêng lẻ mà còn có thể điều chỉnh các lề. Một lợi thế lớn là khả năng xác định vùng in theo cách thủ công hoặc tự động bằng cách sử dụng macro để chỉ những phần dữ liệu đặc biệt mới có thể được in. Nếu bạn muốn sử dụng bảng Excel làm nguồn dữ liệu trong Word và cung cấp nó cho những người nhận khác, bạn có thể sử dụng phối thư để chuyển nó sang tài liệu phối hợp Word.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tìm các tùy chọn bố cục và in ở đâu?

Mở Excel và điều hướng đến tab "Bố cục Trang" và sau đó cài đặt có sẵn trong tab "Thiết lập Trang".

Làm cách nào để xác định vùng áp suất?

Cách tốt nhất để chọn vùng in là đánh dấu các cột và hàng thích hợp. Điều này có thể được chỉ định thông qua "Bố cục trang> Thiết lập trang> Khu vực in".

Làm cách nào để lấy dữ liệu của tôi chỉ trên một trang A4?

Nội dung bảng có thể được thu nhỏ. Trong tab "Thiết lập trang> Trang tính", dữ liệu có thể được điều chỉnh theo định dạng bằng cách thay đổi kích thước.