Điều đó mang đến phiên bản Excel trực tuyến
Excel Online dựa trên chương trình bảng tính Excel nổi tiếng của Microsoft. Nó là một phần của gói ứng dụng Microsoft Office Online, bao gồm các chương trình khác như Word Online hoặc PowerPoint Online. Các ứng dụng Microsoft Office khác nhau cũng đã có sẵn trực tuyến kể từ mùa thu năm 2009. Chúng có lợi thế là chúng có thể được sử dụng miễn phí với các hạn chế. Tuy nhiên, một số phiên bản trực tuyến cung cấp ít chức năng hơn.
Yêu cầu để sử dụng Excel Online
Để có thể sử dụng Excel Online, người dùng phải đáp ứng hai yêu cầu: Người dùng cần có tài khoản Microsoft và trình duyệt web được cập nhật. Nếu người dùng đang sử dụng phiên bản trình duyệt web lỗi thời, Excel Online có thể không hoạt động. Tuy nhiên, vấn đề này nhanh chóng được giải quyết với một bản cập nhật của trình duyệt. Thông thường, trình duyệt web phải có sẵn trên máy tính ở dạng cập nhật để trình duyệt đảm bảo việc sử dụng Excel Online không bị cản trở.
Các trình duyệt web này hỗ trợ Excel Online
- Từ Google Chrome 18
- Từ Mozilla Firefox 12
- Từ Apple Safari 5
- Từ Internet Explorer 10
Hầu hết người dùng Windows đã có tài khoản Microsoft
Vì Excel Online là một ứng dụng của Microsoft nên dịch vụ này chỉ có thể được sử dụng với tài khoản Microsoft. Ít nhất kể từ khi phát hành Windows 10, người dùng gần như buộc phải tạo một tài khoản trực tuyến với nhà cung cấp. Vì vậy, nếu bạn là người dùng Windows 10, thì rất có thể bạn đã có một tài khoản tương ứng để có thể sử dụng các dịch vụ trực tuyến như Excel Online.
Hầu hết người dùng Windows đã có tài khoản Microsoft
Vì Excel Online là một ứng dụng của Microsoft nên dịch vụ này chỉ có thể được sử dụng với tài khoản Microsoft. Ít nhất là kể từ khi phát hành Windows 10, người dùng gần như buộc phải tạo một tài khoản trực tuyến với nhà cung cấp. Vì vậy, nếu bạn là người dùng Windows 10, thì rất có thể bạn đã có một tài khoản tương ứng để có thể sử dụng các dịch vụ trực tuyến như Excel Online.
Đầu tiên, hãy truy cập trang web của Microsoft.
Nhấn vào nút "Tạo Tài khoản Microsoft".
Tại đây bạn sẽ được yêu cầu nhập các dữ liệu khác nhau.
Sau khi nhập nó, bạn có thể tạo một địa chỉ e-mail mới (các phần cuối e-mail khác nhau có sẵn cho việc này).
Tiếp theo là câu hỏi bảo mật.
Để cuối cùng tạo tài khoản, hãy nhấp vào "Tạo tài khoản“.
Sau khi bạn hoàn thành tất cả các bước, các dịch vụ trực tuyến khác nhau của Microsoft sẽ có sẵn cho bạn. Vì vậy, bạn có thể trực tiếp tạo một bảng Excel trực tuyến.
Đây là cách Excel Online khác với phiên bản dành cho máy tính để bàn - nhược điểm
- Yêu cầu kết nối Internet
- Không thể xử lý các tệp Excel cũ hơn
- Kích thước tệp giới hạn ở 10 MB
- Đôi khi có lỗi định dạng
- Macro không hoạt động
- Không thể định dạng mở rộng sơ đồ
Trong Excel Online có sẵn nhiều hàm khác nhau cho phép bạn làm việc trên các bảng. Tuy nhiên, phiên bản web có một vài hạn chế so với phiên bản dành cho máy tính để bàn. Nếu bạn muốn sử dụng hết khả năng của chương trình, bạn vẫn nên mua Microsoft Office.
Excel Online, như tên cho thấy, là một dịch vụ trực tuyến chỉ khả dụng khi có kết nối Internet. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai không có quyền truy cập mạng vào thời điểm hiện tại đều không thể sử dụng Excel Online và không thể gọi lên dữ liệu được lưu trữ trực tuyến. Các tệp được lưu trong Microsoft Cloud OneDrive. Khi đăng ký, tất cả người dùng đều nhận được dung lượng lưu trữ miễn phí là 5GB. Nếu cần thêm dung lượng, bạn phải mua dung lượng phù hợp từ nhà cung cấp với một khoản phí hàng tháng.
Các tệp cũ hơn và lỗi định dạng
Một bất lợi khác là không thể mở các tệp Excel cũ hơn trong Excel Online. Tuy nhiên, vấn đề này được giải quyết tương đối nhanh chóng. Các tài liệu hiện có phải được chuyển đổi từ định dạng tiêu chuẩn cũ hơn .xls sang các phiên bản mới hơn .xlsx hoặc .xlsm và được lưu. Sau đó, chúng có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa trong phiên bản Excel trực tuyến. Tuy nhiên, đó là trường hợp một số lỗi định dạng xảy ra trong Excel Online. Điều này có nghĩa là định dạng từ phiên bản dành cho máy tính để bàn đôi khi không được hiển thị chính xác khi trực tuyến. Ngoài ra còn có những khó khăn về định dạng trong khu vực sơ đồ. Biểu đồ có thể được tạo, chỉnh sửa và xem, nhưng không thể thay đổi màu sắc. Người dùng phải hài lòng với định dạng tiêu chuẩn. Ngoài ra, không thể mở tệp lớn trong Excel Online. Công cụ trực tuyến chỉ cho phép kích thước tệp tối đa 10MB.
Macro cũng là một phần của danh sách những thứ không hoạt động với Excel Online. Macro bao gồm một hoặc nhiều hành động được ghi lại và có thể được lặp lại tự động nếu cần. Do đó, macro tăng tốc quy trình làm việc trong các bước riêng lẻ không phải thực hiện lại nhiều lần mà được ghi lại và lưu lại một lần để sau đó có thể sử dụng tự động.
Ưu điểm của việc làm việc với phiên bản Excel trực tuyến là gì?
- Sử dụng Excel miễn phí
- Có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng
- Cộng tác và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến trong thời gian thực
- Tự động lưu bảng tính và bảng tính
- Có sẵn bất kể thời gian và địa điểm
Có lẽ là ưu điểm lớn nhất: Công cụ này miễn phí và do đó tiết kiệm chi phí mua lại gói Microsoft Office. Điều này đặc biệt hữu ích nếu Excel hoặc các ứng dụng Microsoft Office khác không phải được sử dụng lâu dài và trên quy mô lớn. Để tạo sổ làm việc, tất cả những gì bạn phải làm là mở tài khoản Microsoft, tài khoản này cũng miễn phí. Nếu bạn đang nghĩ đến việc sử dụng các ứng dụng Microsoft Office ngoại tuyến, bạn có thể "kiểm tra" trong phiên bản web xem các chương trình có hữu ích và giúp bạn thăng tiến hay không.
Excel Online cũng cung cấp khả năng xử lý tài liệu theo thời gian thực với nhiều người. Thay vì gửi dữ liệu cho nhau qua e-mail như bình thường, nhiều người có thể chỉnh sửa tài liệu trực tuyến cùng một lúc. Điều này có lợi thế là các quy trình nội bộ có thể được đơn giản hóa và hoạt động hiệu quả hơn. Ngoài ra, các tệp Excel hiện có đã được tạo trên phiên bản dành cho máy tính để bàn có thể được chỉnh sửa trong Excel Online. Tất cả những gì người dùng phải làm là tải tài liệu có liên quan lên OneDrive, nơi sau đó có thể chỉnh sửa tài liệu đó bằng Excel Online. Điều này dẫn đến lợi thế tiếp theo: Các bảng có thể dễ dàng được chỉnh sửa trong trình duyệt web. Người dùng không phải tải xuống hoặc tải lên bất kỳ thứ gì để thực hiện thay đổi.
Trong những trường hợp này, Excel Online đặc biệt hữu ích
Excel Online đặc biệt hữu ích khi một số người muốn làm việc trên một tài liệu từ một số vị trí. Bất kỳ ai, bất kể phần cứng nào, đều có thể chỉnh sửa tệp vì tài liệu được lưu trữ trong đám mây của Microsoft. Điều này rất hữu ích, chẳng hạn, nếu một nhân viên làm việc một phần tại văn phòng tại nhà. Với các ứng dụng như Excel Online, có thể gọi các tệp từ bất kỳ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại nào. Yêu cầu duy nhất cho việc này là tài khoản Microsoft và kết nối internet.
Kết luận: Đây là những gì Excel Online mang lại
Các yêu cầu để có thể sử dụng Excel trực tuyến là tương đối thấp. Truy cập Internet và tài khoản Microsoft là đủ để sử dụng miễn phí các dịch vụ văn phòng của nhà cung cấp. Cũng không có yêu cầu về phần cứng hoặc trình duyệt web cụ thể. Ngoài ra, một số người dùng Windows đã có tài khoản Microsoft. Nếu không đúng như vậy, bạn có thể tạo tài khoản chỉ trong vài bước. Nếu bạn muốn sử dụng Excel Online, bạn nên biết rằng một số chức năng từ phiên bản dành cho máy tính để bàn không khả dụng. Ngoài ra, có những hạn chế khác như kích thước tệp hoặc khó định dạng. Tùy thuộc vào mức độ sử dụng Excel, phiên bản trực tuyến cung cấp một giải pháp thay thế miễn phí với một số lượng lớn các hàm cơ bản. Excel Online là một công cụ hữu ích để thực hiện các quy trình làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, đặc biệt là khi một số người muốn làm việc trên một tài liệu từ bất kỳ đâu.
