Làm việc với các chương trình Microsoft Office là thiết thực và hiệu quả. Nhưng đặc biệt là trong Microsoft Excel, các bước công việc lặp đi lặp lại có thể gây mệt mỏi. Bạn có thể ghi và tạo cái gọi là “macro” trong Microsoft Excel và các chương trình Office khác để bạn có thể hoàn thành các tác vụ này nhanh hơn và thậm chí thực hiện chúng tự động. Nhưng chính xác macro là gì? Và bạn làm cách nào để tạo macro trong các chương trình Office khác nhau?
Macro tại Microsoft là gì?
Nói một cách đơn giản, macro là các chương trình phần mềm nhỏ tồn tại trong bộ Microsoft Office.Với sự trợ giúp của các macro này, có thể tự động hóa cái gọi là "nhiệm vụ thông thường" . Điều này có nghĩa là, trong số những thứ khác, các tác vụ định kỳ, tốn thời gian mà bạn thực hiện trong Microsoft Excel có thể được đơn giản hóa bằng macro.
Thuật ngữ "vĩ mô" bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp và có nghĩa là "lớn" . Các macro tại Microsoft được gọi như vậy vì chúng được coi là các lệnh lớn. Đến lượt chúng, chúng kết hợp một số lệnh nhỏ từ các chương trình phần mềm và thực hiện chúng đồng thời ngay khi có hướng dẫn thực hiện. Bước đầu tiên là tìm một quy trình cụ thể cho macro mà bạn muốn tự động hóa trong Excel, Word hoặc một chương trình khác của Microsoft.
Nhóm và phát lại các bước công việc: Đây là cách hoạt động của macro
Điều cơ bản đối với macro là có một chuỗi các bước công việc nhất định được thực hiện lặp đi lặp lại theo cùng một cách. Với macro, bạn không còn phải tự mình thực hiện các bước công việc này nữa mà thay vào đó có thể ghi lại chúng như một bộ phim.Sau đó, chương trình cố định này có thể được phát lại bằng cách sử dụng một tổ hợp phím cụ thể, để các bước công việc của bạn được thực hiện tự động và được thực hiện với thời gian tối thiểu.
Một macro dựa trên chức năng sau:
- Bạn xác định một quy trình công việc cụ thể diễn ra thường xuyên và phải được tự động hóa. Ví dụ: macro rất hữu ích nếu bạn cần tiếp tục chèn dữ liệu nhân viên, thành viên hoặc bạn bè vào bảng tính.
- Bây giờ hãy tạo macro. Khi làm như vậy, bạn ghi lại các bước công việc mà thông thường bạn phải thực hiện lặp đi lặp lại một cách thủ công. Bằng cách này, chương trình Office sau này có thể truy cập vào hướng dẫn này và sau đó phát nó tự động.
- Sau đó, bạn có tùy chọn chạy macro đã tạo trực tiếp chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc bằng một phím tắt cụ thể. Điều này giúp bạn tiết kiệm nhiều bước công việc nhỏ.
| Mẹo: Ngay cả khi bạn không làm việc với các chương trình Microsoft Office trong một thời gian dài, macro vẫn có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Bởi vì ngay cả những chức năng phổ biến nhất cũng có thể được đơn giản hóa bằng các lệnh lớn. |
Macro có thể được sử dụng để làm gì trong Excel?
Thoạt nhìn, chủ đề macro có vẻ khá trừu tượng. Nhưng khi xem xét kỹ hơn và với một vài ví dụ, sẽ nhanh chóng thấy rõ rằng các chương trình phần mềm nhỏ có thể hữu ích trong nhiều lĩnh vực. Ví dụ, trong chương trình Microsoft Excel, bạn có thể tạo macro cho các chức năng sau:
- Truy vấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
- Chuyển sổ làm việc hoặc trang tính
- Định dạng văn bản, ô hoặc biểu đồ
- Tùy chỉnh nội dung ô, liên kết hoặc công thức
- Sắp xếp và lọc dữ liệu
- Tạo bảng, tệp PDF hoặc đồ họa
- Chuyển đổi dữ liệu
Sự đa dạng của các lệnh lớn cho thấy: Hầu như tất cả các hành động có thể thực hiện được trong Microsoft Excel cũng có thể được phát lại tự động dưới dạng macro. Nhưng cũng trong chương trình Microsoft Word, các phím macro được chỉ định đặc biệt cung cấp nhiều tùy chọn.
Thực tế trong cuộc sống hàng ngày: ví dụ về các tùy chọn macro trong Microsoft Word
Trong Microsoft Word, chương trình xử lý văn bản phổ biến, cũng có tùy chọn ghi lại các hành động và xác định chúng dưới dạng macro bằng một lệnh cụ thể. Các ví dụ ứng dụng cho thấy rằng các lệnh lớn có thể hữu ích trong cuộc sống hàng ngày, ví dụ:
- tự động điều chỉnh ngày hoặc tên tệp
- Ẩn các thành phần riêng lẻ, chẳng hạn như tất cả hình ảnh trong tài liệu
- Dán tên, địa chỉ hoặc số điện thoại vào các trường thích hợp
- tính độ dài trung bình của câu
- Sửa các chữ thường bị xoắn
Bất kể bạn sử dụng các chương trình Office trong ngữ cảnh chuyên nghiệp hay riêng tư: macro có thể giúp bạn thực hiện một số công việc. Bạn có thể tạo các lệnh được cá nhân hóa phục vụ nhu cầu cá nhân của mình bất cứ lúc nào.
Làm thế nào để bạn tạo một macro trong Excel?
Việc tạo macro hoạt động theo nhiều cách khác nhau. Những người quen thuộc với ngôn ngữ lập trình có thể tạo macro tại Microsoft trong cái gọi là công cụ dành cho nhà phát triển với VBA (“Visual Basic for Applications”).
VBA là ngôn ngữ lập trình được sử dụng riêng cho Microsoft. Nhưng ngay cả những người dùng không rành về lập trình cũng có thể dễ dàng tạo macro trong Microsoft Excel hoặc Word.Vì quá trình ghi diễn ra chỉ trong vài bước - và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thao tác với các phím macro được thiết kế đẹp mắt trên bàn phím.
Tạo macro: Cách tiến hành
Ngay cả khi không có VBA, bạn vẫn có thể dễ dàng ghi macro trong các chương trình của Microsoft chẳng hạn như Excel. Để thực hiện việc này, bạn sẽ tìm thấy mục "Công cụ dành cho nhà phát triển" trên tab "Chế độ xem" trong dải băng. Trong các phiên bản khác, tab cũng có thể chứa mục "Macro" của riêng nó. Sau khi bạn có ý tưởng về chức năng mà bạn muốn macro của mình thực hiện, hãy làm như sau:
- Trên tab Xem, trong khu vực Macro, nhấp vào Ghi Macro.
- Một cửa sổ mở ra trong đó bạn có thể chỉ định tên macro. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan hơn về sau và có thể, ví dụ, chỉ ra chức năng của macro. Nếu bạn không đặt tên cho macro, tên macro sẽ được đánh số tự động.
- Trong cửa sổ, bạn cũng chỉ định tổ hợp phím nào mà macro cần có. Trong trường tương ứng, bạn sẽ tìm thấy các khóa được xác định trước với ký hiệu là “phím tùy chọn” và “phím lệnh” (ví dụ: CTRL) cũng như trường nhập liệu cho một khóa khác mà bạn chọn. Sau đó, nhấn đồng thời tất cả các phím macro được hiển thị, đưa ra lệnh sử dụng macro.
- Bạn cũng có thể chọn khu vực Excel mà macro của bạn sẽ khả dụng. Nếu bạn chỉ cần nó trong sổ làm việc mà bạn đang ghi nó vào, hãy bấm vào Sổ làm việc này. Nếu bạn muốn có quyền truy cập vào nó bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel, hãy chọn "Sổ làm việc Macro cá nhân" .
- Trong trường màu trắng, bạn cũng có tùy chọn nhập mô tả ngắn về macro. Điều này có thể hữu ích nếu bạn không sử dụng Excel thường xuyên và muốn xem những macro nào bạn đã tạo và chúng được dùng để làm gì.
- Bây giờ hãy nhấp vào “Ok”. Macro của bạn sau đó sẽ bắt đầu ghi.
- Bây giờ hãy thực hiện chính xác các bước công việc mà sau này macro sẽ đảm nhận cho bạn.
- Khi bạn đã hoàn thành tất cả các bước công việc, chỉ cần nhấp vào chức năng “Dừng ghi” trên tab Macro.
Sau khi bạn đã làm theo tất cả các bước này, macro bạn đã lập trình sẽ có sẵn trong Excel. Giờ đây, bạn có thể sử dụng lệnh bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn các phím macro và tối ưu hóa các bước công việc của mình. Để làm điều này, bạn chỉ cần các phím macro mà bạn đã xác định.
Dành cho nâng cao: Tab Nhà phát triển
Nếu bạn ghi macro thường xuyên, bạn nên tích hợp tab "Công cụ dành cho nhà phát triển" trong dải băng. Bạn không còn phải đi qua thẻ "Chế độ xem" mà có thể truy cập trực tiếp vào việc tạo macro. Trong Office 365, hãy làm như sau:
- Trong Excel, hãy chú ý đến thanh màu xanh lục ở trên cùng phía trên các tab của bạn. Ngoài các biểu tượng để lưu hoặc gửi tệp qua email, bạn cũng sẽ thấy ba dấu chấm. (Trong các phiên bản Office khác, biểu tượng cũng có thể trông giống như dấu gạch ngang với mũi tên xuống). Nhấp vào nút nhỏ đó.
- Bây giờ, một cửa sổ màu xám sẽ mở ra, nơi bạn chọn trường văn bản "Lệnh khác" ở dưới cùng.
- Trong cửa sổ “Lệnh khác” hiện xuất hiện, bạn có tùy chọn ở bên trái để chọn giữa “Dải băng (tùy chỉnh)” và “Thanh công cụ truy cập nhanh”. Tại đây, nhấp vào cột "Dải băng (tùy chỉnh)" .
- Bây giờ, ở phía bên phải, bạn sẽ thấy ký hiệu của các tab khác nhau. Một số trong số chúng được đánh dấu bằng dấu kiểm màu xanh lam - đây là những cái được hiển thị cho bạn trong Excel. Bây giờ hãy tìm "Công cụ dành cho nhà phát triển" ở cuối danh sách và đặt một dấu kiểm màu xanh lam khác ở đó.
- Bây giờ hãy nhấp vào nút "OK" ở dưới cùng bên phải để lưu các thay đổi của bạn.
Sau khi làm theo các bước này, giờ đây bạn có thể tìm thấy Công cụ dành cho nhà phát triển dành cho Excel trong các tab chính của mình. Quy trình trong Word hoặc các chương trình Office khác hoạt động theo cách tương tự. Với một lần nhấp vào tab, giờ đây bạn sẽ thấy các tùy chọn cần thiết để tạo macro: "Ghi macro" .
Làm cách nào để tạo macro trong Word?
Nếu bạn muốn lập trình macro trong các chương trình Office khác, chẳng hạn như Microsoft Word, LibreOffice hoặc OpenOffice, bạn có thể thực hiện việc này theo cách tương tự với Microsoft Excel. Điều này trở nên rõ ràng khi sử dụng ví dụ về Word:
- Tự định hướng trong dải băng của bạn và chọn tab "Chế độ xem" .
- Ở đó, bạn sẽ tìm thấy “Macro” ở ngoài cùng bên phải. Giờ đây, với một cú nhấp chuột, bạn có thể chọn giữa "Hiển thị macro" hoặc "Ghi macro" .
- Bằng cách nhấp vào "Ghi macro" , một cửa sổ sẽ mở ra. Nhập tên macro, tổ hợp phím và mô tả ngắn vào đó.
- Bắt đầu ghi macro bằng cách nhấp vào "Ok" .
- Bằng cách chọn "Dừng ghi" , bạn sẽ ngừng lập trình macro và giờ đây bạn có thể sử dụng macro trong Microsoft Word.
Trong các ứng dụng Microsoft Office khác, các chế độ xem riêng lẻ có thể khác một chút nhưng quy trình hầu như giống nhau. Điều này cho phép bạn dễ dàng tạo macro mà không cần sử dụng VBA hoặc bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào khác.
Làm cách nào để chỉnh sửa macro bằng Visual Basics?
Nếu bạn đã ghi macro và sử dụng nó nhiều lần, bạn có thể không hoàn toàn hài lòng. Có thể bạn muốn thêm một bước hoặc thay đổi một số lệnh.Trong trường hợp này, có thể chỉnh sửa lại macro sau đó. Tuy nhiên, điều này phức tạp hơn một chút so với việc tạo macro, vì bạn cần ngôn ngữ lập trình Visual Basics (VB) cho việc này.
Trong Excel, bạn có thể thưởng thức VB bằng cách bấm vào Macro trong tab Nhà phát triển (hiển thị ở trên), chọn tên macro thích hợp, rồi bấm vào Chỉnh sửa. Lúc này, "Trình chỉnh sửa Visual Basics" sẽ mở ra. Trong phần này, bạn thấy các lệnh và các bước công việc mà bạn đã ghi dưới dạng macro bằng ngôn ngữ lập trình, tức là dưới dạng mã. Nếu một người hiểu một ít tiếng Anh, thì có thể hiểu các văn bản VB và có thể xóa hoặc trao đổi chúng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn không có bất kỳ kiến thức nào ở đây, bạn chỉ cần ghi lại macro của mình theo cách quen thuộc.
Kết luận: Tạo macro – không vấn đề gì với Microsoft Office
Nếu bạn làm việc nhiều với các chương trình Microsoft Office, bạn có thể đơn giản hóa rất nhiều với các lệnh lớn. Khi tất cả các bước công việc đã được thu thập, chúng có thể được thực hiện trong thời gian ngắn khi nhấn một tổ hợp phím nhất định.
Đặc biệt thiết thực: Mọi người dùng Microsoft Office đều có thể tự ghi macro. Điều này giúp có thể xác định riêng từng bước công việc nào sẽ chạy tự động cho người dùng nào. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà cả khối lượng công việc không cần thiết.