Excel: Hàm tham chiếu để biết thông tin cụ thể

Đây là cách hàm Excel được sử dụng đúng cách

Bạn có một lượng lớn dữ liệu và cần gấp thông tin về một giá trị nhất định được nhập vào bảng của bạn? Tại thời điểm này, thật hợp lý khi sử dụng hàm tham chiếu Excel. Điều này là do nó cho phép xác định thông tin cần thiết bằng cách sử dụng tiêu chí tìm kiếm và các vùng ô trong đó giá trị bắt buộc được tìm kiếm. Điều này hoạt động tự động và cho phép thông tin được yêu cầu nhanh chóng. Nếu bạn muốn thực hiện tìm kiếm có mục tiêu hơn, bạn nên sử dụng các chức năng tham chiếu được cải tiến Vreference, Wreference hoặc XVreference. Excel cung cấp các lựa chọn thay thế khác để tổ chức và truy xuất dữ liệu.

Cách sử dụng hàm tham chiếu Excel

Hàm tham chiếu Excel hữu ích để tìm kiếm giá trị trong một cột hoặc hàng ở cùng một vị trí trong một hàng hoặc cột khác. Tham chiếu có thể được sử dụng một mặt trong phiên bản vectơ và mặt khác trong phiên bản ma trận. Phiên bản vectơ được sử dụng khi một cột hoặc hàng được tìm kiếm cho một tiêu chí tìm kiếm cụ thể. Trong phiên bản ma trận, một số cột và hàng hoặc toàn bộ trang tính có thể được tìm kiếm. Tuy nhiên, có các chức năng Vreference và Wreference được cải tiến cho mục đích này. Chương trình chỉ bật phiên bản ma trận vì lý do tương thích với các chương trình bảng tính khác.

Hàm tham chiếu Excel được cấu trúc như thế nào trong phiên bản vectơ?

Hàm tham chiếu Excel bao gồm ba đối số và có cấu trúc như sau: Tham chiếu (tiêu chí tìm kiếm, vectơ tìm kiếm, [vectơ kết quả]).

• Tiêu chí tìm kiếm là một đối số bắt buộc. Giá trị được tìm kiếm được nhập vào đây. Giá trị có thể là một số, văn bản, giá trị lôgic, tên hoặc một hàm tham chiếu thứ hai.
• Tìm kiếm vectơ là đối số bắt buộc thứ hai của công thức. Vùng cột hoặc hàng mà giá trị tìm kiếm sẽ được tìm kiếm được chỉ định ở đây. Đây cũng có thể là văn bản, số hoặc giá trị sự thật.
• Kết quả vectơ: Các dấu ngoặc vuông xung quanh đối số thứ ba, vectơ kết quả, cho biết rằng đối số này là tùy chọn. Một khu vực khác có thể được chỉ định tại điểm này, khu vực này phải chứa nhiều phần tử như đối số thứ hai.

Tìm kiếm trong cột - ví dụ

Bạn có một danh sách các số bài báo trong cột A với các mặt hàng quần áo tương ứng trong cột B. Bạn đang tìm kiếm một số bài báo cụ thể và muốn tìm mặt hàng quần áo mà số bài báo đi cùng.

Chọn một hàng trống.

Chèn công thức = tham chiếu ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

Do đó, hàm tìm kiếm số bài báo trong cột A và xuất ra kết quả từ cột B, ví dụ "Tổng thể".

Cú pháp công thức của tham chiếu trong phiên bản ma trận có ít đối số hơn

Trong hàm ma trận, hàm tham chiếu Excel bao gồm một tham chiếu (tiêu chí tìm kiếm, ma trận). Nó không chứa bất kỳ đối số tùy chọn nào, mà là hai đối số bắt buộc.

• Tiêu chí tìm kiếm là đối số bắt buộc đầu tiên và có thể bao gồm số, văn bản hoặc giá trị lôgic, tên hoặc một số hàm tham chiếu khác.
• ma trận là một dải ô được sử dụng để so sánh. Số, chuỗi hoặc giá trị logic cũng có thể được tìm thấy ở đây.

Như đã đề cập, bạn nên sử dụng các hàm tham chiếu Excel khác là Vreference và Wreference, vì chúng có chức năng tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể chỉ định một số cột hoặc một chỉ mục cột có chứa giá trị trả về.

Tìm kiếm trong cột - phiên bản vectơ: ví dụ

Nếu tình huống tương tự được giả định trong phiên bản vectơ như trong ví dụ trên, hãy tiến hành tương tự.

Chọn một hàng trống.

Chèn công thức = tham chiếu ("ART7492031"; A2: B6).

Do đó, hàm tìm kiếm số bài báo trong cột A đến cột B và kết quả là mặt hàng quần áo tương ứng ("tổng thể").

Điều này cần được lưu ý khi sử dụng hàm tham chiếu

Các giá trị trong Tìm kiếm vectơ cả hai phiên bản phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Điều đó có nghĩa là đối với các con số, chẳng hạn -1, 0, 1, 2, 3, v.v., đối với các giá trị văn bản A, B, C, vv và cho các giá trị sự thật không chính xác theo dõi bởi thật. Văn bản không phân biệt chữ hoa chữ thường. Nếu không tìm thấy giá trị nào theo tiêu chí tìm kiếm, thì hàm tham chiếu Excel sẽ nhận một giá trị Tìm kiếm vectơgần nhất với giá trị trong tiêu chí tìm kiếm. Nếu giá trị của tiêu chí tìm kiếm nhỏ hơn giá trị trong vùng tìm kiếm, Excel sẽ trả về giá trị lỗi #NV.

Tìm kiếm nhanh với ba hàm tham chiếu Excel này

Người dùng không sử dụng hàm liên kết Excel vì lý do tương thích nên sử dụng Sreference, Wreference hoặc XLOOKUP phiên bản cải tiến. Chúng cho phép tìm kiếm chính xác hơn các giá trị bằng cách sử dụng, ví dụ: ký tự đại diện.

Cột tìm kiếm hoặc bảng theo lựa chọn

Hàm tham chiếu trong Excel VLOOKUP tìm kiếm giá trị trong các hàng bằng cách sử dụng ma trận và chỉ mục cột. Điều quan trọng ở đây là dữ liệu được tổ chức theo cách mà giá trị tìm kiếm nằm ngay bên cạnh giá trị trả về. Tuy nhiên, các giá trị cũng có thể được chỉ định theo cách mà chúng thuộc về các danh mục hoặc nhóm nhất định. Thủ tục này tiết kiệm thời gian khi đánh giá một bảng.

Vreference không chỉ có thể tìm kiếm trong toàn bộ bảng mà còn có thể được kết hợp với các chức năng khác. Ví dụ, có thể tìm kiếm nhiều tiêu chí cùng một lúc. Nếu bạn muốn sử dụng hàm tham chiếu Excel cho một số trang tính được liên kết, bạn có thể nhận được thông báo lỗi, nhưng những thông báo này có thể được giải quyết nhanh chóng với sự trợ giúp của cài đặt. Tuy nhiên, giá trị lỗi sẽ là #NV hiển thị, đó là một lỗi ứng dụng. Thông báo lỗi Excel này có thể được bắt gặp với các công thức khác.

Sử dụng tham chiếu làm hàm tham chiếu Excel và tìm kiếm qua các hàng

Ngược lại với VLOOKUP, HLOOKUP tìm kiếm theo chiều ngang. Do đó, hàm tham chiếu Excel này sẽ tìm kiếm từng cột trong một hàng xác định cho tiêu chí tìm kiếm trong trang tính. Hàm HLOOKUP có các tính năng sau:

• 3 đối số bắt buộc (Tiêu chí tìm kiếm; Ma trận; Chỉ mục dòng)
• 1 đối số tùy chọn (Area_reference)
• Tìm kiếm cụ thể trong bảng cấp độ
• Sử dụng các ký tự đại diện làm tiêu chí tìm kiếm

Tìm kiếm theo mọi hướng cho phép XVreference

Microsoft 365 có một hàm tham chiếu Excel cải tiến XLOOKUP, kết hợp các hàm của VLOOKUP và HLOOKUP. Với công thức, một trang tính có thể được tìm kiếm theo tiêu chí tìm kiếm bất kể cột kết quả nằm ở đâu. Hàm tham chiếu này phức tạp hơn một chút với 6 đối số, nhưng nó cho phép người dùng Excel tìm kiếm chi tiết và động theo mọi hướng.

Tổng quan về các công thức ma trận khác để đánh giá một bảng

Việc xem xét chữ hoa và chữ thường để đánh giá dữ liệu có phù hợp không? Một công thức mảng phức tạp hơn mà các hàm tham chiếu không thể thực hiện có thể giúp giải quyết vấn đề này. Các hàm tham chiếu Excel không phải là phương tiện duy nhất để truy vấn thông tin trong các cột hoặc hàng mà chương trình có trong danh mục của nó. Ví dụ, hàm chỉ mục có thể xuất giá trị hoặc tham chiếu từ các ô. Dữ liệu yêu cầu có thể được đọc ra bằng cách chỉ định vị trí biến của ô hoặc sử dụng số cột và dòng. Với liên kết của hàm so sánh, người dùng Excel cũng có thể trích xuất giá trị từ các giao điểm của dòng và cột. Phạm vi ô cũng có thể được sử dụng để xác định mục nhập cuối cùng trong danh sách Excel.

Các hàm Excel khác có thể giúp tổ chức và đánh giá thông tin:

• Row () là một hàm Excel mà bạn có thể sử dụng để đặt số hàng trong trang tính. Ví dụ: bạn có thể đánh số danh sách Excel theo hai bước. Công thức này thậm chí có thể được nhúng vào một công thức khác và có thể tự động tiếp tục đánh số dòng ngay khi một ô trống nhận được giá trị mới.
• Indirect () giúp bạn phân chia và sắp xếp dữ liệu nhiều dòng trong các cột hoặc để đọc nội dung qua địa chỉ ô.
• Address () là một công thức ma trận khác mà bạn có thể sử dụng để xác định địa chỉ ô của một giá trị cụ thể. Bằng cách tích hợp các hàm khác, bạn có thể mở rộng hàm và, ví dụ, xác định vị trí của số lớn nhất trong danh sách Excel.
• Kết hợp với các công thức khác, Hyperlink () không chỉ có thể xuất ra vị trí chính xác của một giá trị mà còn lưu trữ một liên kết đến vị trí đó cùng một lúc.

Hàm tham chiếu trong Excel giúp bạn có thể truy vấn thông tin nhanh chóng

Cho dù dữ liệu được xác định từ một cột cụ thể, các hàng được tìm kiếm hoặc một giá trị kết quả cho giá trị tìm kiếm được liên kết sẽ được xuất ra, thì các hàm tham chiếu trong Excel có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Người dùng có thể chọn giữa hàm tham chiếu Excel, hàm này tương thích với các chương trình bảng tính khác hoặc các hàm mở rộng hơn Vreference hoặc Wreference. Đối với người dùng nâng cao, XVerweis phù hợp với tìm kiếm được nhắm mục tiêu hơn kết hợp các chức năng của SVerweis và Wreweis. Các hàm Excel khác có thể được sử dụng để sắp xếp dữ liệu, chẳng hạn như tự động đánh số hàng hoặc trả về vị trí ô của một giá trị.