Lưu và chia sẻ tệp Excel: nhanh chóng và dễ dàng

Thông tin quan trọng có thể giúp

Nếu một số đồng nghiệp đang làm việc trên một dự án hoặc nhiệm vụ, thông thường cần phải làm việc cùng nhau trên sổ làm việc Excel hoặc bảng từ chương trình Excel. Tuy nhiên, trước khi phát hành nó, hãy đảm bảo rằng bạn chọn đúng định dạng và lưu tệp Excel một cách chính xác. Hơn nữa, người dùng nên chú ý đến kích thước tập tin và chia nhỏ nó ra nếu có thể. Tuy nhiên, đôi khi, việc xuất bản dữ liệu là đủ để nó được truy cập.

Lưu tệp Excel: Đây là cách nó hoạt động

Sử dụng tổ hợp phím cho Excel "Ctrl + S" hoặc qua "Tệp> Lưu" hoặc "Lưu dưới dạng", có thể lưu tệp Excel hiện tại dưới một tên tệp riêng lẻ. Ngoài các loại tệp .xls và .xlsx tiêu chuẩn, Excel còn cung cấp tính năng lưu ở định dạng OpenDocument hoặc PDF.

Sổ làm việc Excel của bạn có thể được lưu ở vị trí lưu trữ mong muốn bằng cách chỉ định trước vị trí lưu trữ tiêu chuẩn. Vị trí lưu trữ cũng có thể được thay đổi chỉ trong vài bước. Đôi khi sẽ hữu ích nếu thư mục hoặc đường dẫn lưu trữ của tài liệu được hiển thị trong một ô trong sổ làm việc. Đây là những gì chức năng bảng này làm cho có thể.

Lưu tệp Excel bằng bản sao lưu

Bạn nên tạo bản sao lưu của các tệp Excel quan trọng trước khi thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Bản sao lưu có thể được tạo bằng cách sử dụng một số hàm Excel hoặc bằng cách sử dụng macro. Bạn cũng có thể định cấu hình sổ làm việc Excel của mình theo cách sao lưu bản sao lưu của phiên bản sổ làm việc trước đó mỗi khi thực hiện thay đổi.
Dữ liệu và thời gian làm việc có giá trị có thể bị mất do mất điện hoặc đóng tệp Excel chưa được lưu không chủ ý. Do đó, bạn nên kích hoạt chức năng Excel "AutoRecover" để bắt đầu lưu trữ dữ liệu tự động.

Video hướng dẫn: Microsoft Excel: Lưu tệp và chia sẻ với người dùng khác

Chia sẻ tệp Excel: các khả năng

Nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu của sổ làm việc Excel hoặc tài liệu với những người dùng khác, có các tùy chọn khác có sẵn cho bạn ngoài các chức năng phát hành tích hợp:

• Ví dụ, một sơ đồ từ dữ liệu được lưu trữ có thể được xuất bản trên mạng nội bộ của công ty hoặc trên một trang web. Để làm điều này, bạn phải sử dụng một số hàm để xuất dữ liệu từ danh sách Excel dưới dạng đồ họa. Excel cũng cung cấp tùy chọn sao chép một vùng con mong muốn từ bảng Excel dưới dạng đồ họa để chèn và hiển thị nó trong bản trình bày hoặc trong một ứng dụng khác.
• Danh sách Excel hoặc bảng tính riêng lẻ có thể được gửi dễ dàng và nhanh chóng đến các đồng nghiệp đang làm việc qua email. Việc tích hợp một nút thích hợp trong thanh công cụ Excel tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi cũng như sử dụng macro hữu ích này.
• Một sổ làm việc Excel cũng có thể được chia sẻ qua mạng và do đó được một số người dùng chỉnh sửa. Trước đó, sổ làm việc có thể được sao chép bằng macro và được lưu với một tên tệp khác.
• Cuối cùng, bạn có thể chia sẻ tệp Excel bằng cách lưu sổ làm việc trên một đám mây trực tuyến, chẳng hạn như OneDrive. Điều này cho phép người dùng khác chỉnh sửa tệp.

Chia sẻ tệp Excel an toàn hơn

Ngoài dữ liệu Excel, một số hàm cũng bảo vệ thông tin được cung cấp:

• Chữ ký điện tử có thể được tích hợp thuận tiện vào tệp hoặc thư mục Excel để đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của dữ liệu. Chữ ký điện tử cho người khác biết rằng nội dung của sổ làm việc hoặc tài liệu đã được xác minh và ký.
• Trước khi một bảng tính hoặc sổ làm việc Excel được cung cấp dưới bất kỳ hình thức nào cho đồng đội hoặc bất kỳ ai khác, nó phải được xóa sạch dữ liệu và thông tin cá nhân.
• Việc bảo vệ các công thức trong bảng tính hoặc thư mục Excel ngăn chặn những thay đổi không mong muốn khi một số người đang làm việc trên một tài liệu.
• Trước khi chuyển một sổ làm việc, có thể hữu ích nếu sao chép các trang tính riêng lẻ vào một sổ làm việc Excel mới và thay thế các công thức bằng các giá trị.

Định dạng phù hợp để chia sẻ tệp Excel

Các công ty và doanh nghiệp thường sử dụng các phiên bản Excel mới hơn và cũ hơn. Đôi khi có thể cần thay đổi loại tệp của tệp Excel:

• Sử dụng menu Excel, một tệp có thể được lưu tương đối dễ dàng dưới dạng PDF.
• Một tệp hoặc bảng Excel có thể được lưu ở định dạng CSV chỉ trong một vài bước.
• Để tệp Excel tương thích với các phiên bản cũ hơn, tệp đó có thể được lưu ở định dạng tệp XLS.
• Toàn bộ nội dung của thư mục có thể được chuyển đổi thành định dạng tệp XLSX bằng công cụ của Microsoft.
• Có thể tiến hành kiểm tra tính tương thích thủ công để các tệp Excel đã lưu có thể được đọc bởi các phiên bản chương trình cũ hơn.

Giảm kích thước của sổ làm việc Excel

Thật không dễ dàng để chia sẻ một bảng Excel với hàng nghìn hàng. Trước khi chia nhỏ một tệp Excel lớn, cần phải v.d. B. tách bằng macro. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng các thủ thuật này để giảm dung lượng tệp đáng kể. Với cả phiên bản Excel cũ hơn và mới hơn, bạn có thể nén ảnh hoặc tất cả đồ họa trong thư mục và chọn giữa các độ phân giải khác nhau.

Kết luận: Lưu một tệp Excel và chia sẻ nó với những người dùng khác

Khi người khác cần dữ liệu trong sổ làm việc Excel, người dùng có một số tùy chọn. Đầu tiên, người dùng nên lưu tệp Excel. Có nhiều loại tệp khác nhau cho việc này. Để chia sẻ tệp Excel, tên tệp duy nhất phải được chỉ định trước. Hơn nữa, một bản sao lưu có thể được thực hiện trước những thay đổi có thể xảy ra, chẳng hạn với sự trợ giúp của macro. Chương trình Excel cũng cho phép bạn giảm kích thước tệp Excel hoặc chia nhỏ sổ làm việc, thay đổi định dạng tệp hoặc chèn chữ ký điện tử trước khi người dùng chia sẻ tệp Excel với người khác.

Các bài viết thú vị khác về Excel

• Nếu một số người đang làm việc trên bảng tính Excel, sẽ rất hữu ích nếu bạn nhận ra những thay đổi trong nội dung hoặc công thức.
• Có thể nhanh chóng di chuyển hoặc sao chép trang tính Excel hoàn chỉnh của sổ làm việc sang một sổ làm việc Excel khác.
• Các dòng trống có thể được xóa vĩnh viễn bằng chức năng tự động lọc.
• Xóa nội dung thừa làm giảm kích thước tệp của tệp Excel.
• Các công thức Excel trong sổ làm việc có thể được chuyển đổi thành số chỉ trong một lần.
• Một đồ họa xem trước có thể được lưu trữ cho các tệp Excel.
• Với sự trợ giúp của chức năng nhật ký này, bạn luôn có thể xem thời gian và người đã thay đổi nội dung ô.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để chia sẻ bảng tính Excel?

Mở sổ làm việc rồi bấm vào tab Xem lại. Điều hướng qua "Thay đổi" đến tùy chọn phát hành "Người dùng được phép chỉnh sửa khu vực". Chọn "Mới" từ menu Quyền của Người dùng trước khi xác định bảng được chia sẻ.

Tôi có thể tìm các bản sao lưu tự động của Excel ở đâu?

Bằng cách kích hoạt chức năng Tự động Phục hồi, Excel sẽ lưu không gian làm việc hiện đang mở mười phút một lần trong cài đặt tiêu chuẩn. Bản sao lưu phải nằm trong cùng thư mục với tệp gốc.

Làm cách nào để hủy kích hoạt tính năng chống ghi cho sổ làm việc?

Mở sổ làm việc của bạn. Nhấp vào "Thông tin" trong menu tệp và sau đó hủy kích hoạt hộp "Đã khóa" trong khu vực chung.