Bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu - hướng dẫn bằng video

Bạn nên biết điều này

Thông thường có những tài liệu trên máy tính hoặc máy tính xách tay của riêng bạn có chứa dữ liệu nhạy cảm và bí mật. Điều này thường bao gồm các tệp từ chương trình Excel được sử dụng cho mục đích riêng tư hoặc chuyên nghiệp. Do đó, Excel cung cấp cho người dùng một số tùy chọn để bảo vệ toàn bộ tệp, sổ làm việc hoặc trang tính riêng lẻ. Điều này ngăn không cho bất kỳ ai xem một tài liệu Excel bí mật.

Làm cách nào bạn có thể ngăn việc chỉnh sửa không chủ ý sổ làm việc Excel?

Ngay sau khi một số người dùng truy cập và làm việc với tệp Excel, việc bảo vệ các công thức không bị xóa do vô tình là điều hợp lý. Các tài liệu Excel cũng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu. Điều này có nghĩa là những người không biết mật khẩu không thể mở tài liệu được nữa. Người dùng Excel cũng có thể mở sổ làm việc dưới dạng chống ghi để tránh những thay đổi không mong muốn. Một thư mục hiện có cũng có thể được cung cấp tính năng chống ghi.

Cấp độ tệp, cấp sổ làm việc và bảo vệ cấp trang tính: Sự khác biệt là gì?

• Các tùy chọn bảo vệ cấp độ tệp: Tại đây bạn có tùy chọn gán mật khẩu cho tệp Excel. Sau khi tệp đã bị khóa, người dùng khác không thể mở hoặc chỉnh sửa tệp. Mật khẩu để mở và thay đổi tệp Excel cũng có thể được đặt ở cấp độ này. Một phiên bản hoàn chỉnh của tệp có thể được xác định bằng ký hiệu “phiên bản cuối cùng”. Sau đó, người dùng Excel chỉ có thể mở tệp dưới dạng chống ghi.
• Các tùy chọn bảo vệ cấp sổ làm việc: Ở đây, cấu trúc của một sổ làm việc có thể được bảo vệ bằng cách sử dụng mật khẩu. Do đó, các trang tính trong sổ làm việc không còn có thể bị xóa, ẩn, thêm hoặc đổi tên bởi những người dùng khác.
• Các tùy chọn bảo vệ mức trang tính: Tính năng bảo vệ trang tính cho phép bạn hạn chế quyền truy cập và các tùy chọn chỉnh sửa mà không cần mã hóa toàn bộ tệp bằng mật khẩu. Tại đây bạn có thể xác định cách người dùng có thể làm việc trong trang tính Excel tương ứng. Bạn xác định xem người dùng chỉ có thể thêm hoặc chỉnh sửa dòng.

Bạn nên chú ý điều gì khi chọn mật khẩu?

Mật khẩu phức tạp gây khó khăn cho việc truy cập các tệp được bảo vệ. Mật khẩu an toàn là kết quả của cấu trúc và độ dài của nó. Về cơ bản, nó phải bao gồm ít nhất tám đến mười ký tự. Lý tưởng nhất là sử dụng kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và các ký tự đặc biệt. Umlauts và các ký tự dành riêng cho khu vực nên tránh.

Video hướng dẫn: Bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu - đây là cách bạn bảo vệ dữ liệu của mình!

Từng bước: Bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu

Bạn có muốn người dùng khác không thể truy cập tệp Excel bằng mật khẩu không? Sau đó, sử dụng hướng dẫn từng bước sau:

1. Trước tiên, hãy mở tệp Excel sẽ được bảo vệ.

2. Đi tới nút "Tệp".

3. Nhấp vào "Lưu dưới dạng" và chọn vị trí lưu trữ.

4. Trong cửa sổ hộp thoại mới, đặt tên cho tệp mà sau đó nó sẽ được lưu.

   

5. Sau khi lưu, chuyển đến "Thông tin" ở bên trái, sau đó nhấp vào "Bảo vệ Workbook".

   

6. Trong cửa sổ mới, bạn có thể nhập mật khẩu để mở và mật khẩu để thay đổi tệp trong trường được cung cấp.

   

7. Xác nhận việc nhập mật khẩu bằng "OK".

8. Lặp lại nhập mật khẩu của bạn một lần nữa. Sau đó xác nhận lại mục nhập của bạn bằng "OK".

9. Bây giờ nhấn nút "Lưu" để tệp Excel được lưu vào vị trí lưu trữ đã chọn.

Mức độ bảo vệ nào phù hợp với tình huống nào?

• Bảo vệ mức tệp hữu ích để kiểm soát mức độ truy cập cho người dùng tài liệu Excel. Bạn có thể mã hóa tệp Excel mà không cần bất kỳ ai khác mở tệp. Bằng cách chỉ định và chuyển mật khẩu để thay đổi, bạn cũng có thể cho phép người dùng khác chỉnh sửa tệp.
• Nếu bạn sử dụng bảo vệ ở cấp sổ làm việc, bạn có thể kiểm soát cách người dùng khác có thể làm việc với các trang tính trong cấu trúc này. Hãy tưởng tượng rằng một trong các sổ làm việc của bạn chứa một số trang tính. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm về dữ liệu trên trang tính của riêng họ. Mọi người trong nhóm bây giờ có thể thêm dữ liệu vào trang tính của riêng họ. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi, di chuyển hoặc thêm các trang tính khác hoặc mới.
• Bảo vệ cấp trang tính cho phép bạn kiểm soát những gì người dùng Excel có thể làm trên một trang tính cụ thể. Bạn có thể cho đồng nghiệp cơ hội để ghi dữ liệu vào một trang tính và lưu nó. Tuy nhiên, anh ta không được phép xóa hàng và cột.

Kết luận: Bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu là điều đáng giá

Excel cung cấp cho bạn các tùy chọn rất khác nhau để bảo vệ tệp. Người dùng Excel có thể bảo vệ tệp Excel, toàn bộ sổ làm việc hoặc trang tính khỏi các thay đổi hoặc kiểm soát và hạn chế quyền truy cập của bên thứ ba. Tệp Excel có thể dễ dàng được bảo vệ bằng mật khẩu có thể được đặt trong các tùy chọn Excel.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để hiển thị các ô đã mở khóa trong bảng Excel?

Bằng cách sử dụng công thức = Not (CELL ("Bảo vệ"; A1)) thông qua định dạng có điều kiện, bạn có thể gọi các ô đã mở khóa trong vùng được đánh dấu của bảng.

Làm cách nào để chống ghi tài liệu Excel?

Đầu tiên, mở tệp và chọn Tệp> Nhận thông tin. Đi tới "Bảo vệ Tài liệu" và chọn "Đánh dấu là Hoàn thành". Sau đó xác nhận mục nhập của bạn với "OK".

Làm cách nào để xóa mật khẩu bảo vệ mà tôi đã tạo?

Mở tệp Excel mà bạn đã lưu mật khẩu. Bây giờ chọn "Tệp"> "Thông tin". Sau đó đi tới Bảo vệ tài liệu> Mã hóa bằng mật khẩu. Xóa mật khẩu bạn đã đặt và xác nhận mục nhập của bạn bằng "OK".