Những gì bạn có thể làm với Excel
Những gì bạn có thể làm với Excel ngoài bảng tính, nhiều người dùng không biết: Họ thường chỉ sử dụng một phần nhỏ các khả năng mà chương trình thực sự cung cấp. Thường thì điều này là hoàn toàn đủ, sau tất cả, các nhiệm vụ trong cuộc sống làm việc hàng ngày được xác định rất chính xác. Tuy nhiên, vì bạn có thể làm được nhiều việc với Excel hơn là tính toán, nên bạn nên xem tổng quan về các hàm khác của chương trình.
Excel là gì và chương trình được sử dụng để làm gì?
Excel chủ yếu là một chương trình bảng tính trong đó có thể tạo bảng và sử dụng các ô Excel và tham chiếu ô. Tuy nhiên, nó có thể làm được nhiều hơn thế. Các doanh nhân và cá nhân sử dụng nó để thu thập, tổ chức và phân tích thông tin. Họ cũng có thể tính toán và đưa ra dự báo với dữ liệu hiện có. Với Excel, bạn cũng có thể xác định và theo dõi mục tiêu hoặc theo dõi tài chính và khoảng thời gian. Vì vậy, Excel phù hợp để tổ chức cuộc sống hàng ngày trong chuyên nghiệp cũng như trong bối cảnh riêng tư.
Các tùy chọn cơ bản trong Excel là gì?
Bảng tính
Vì Excel được Microsoft phát triển cho bảng tính, nên nó chủ yếu được sử dụng để nhập và xử lý văn bản hoặc giá trị số. Bạn có thể lấy ví dụ trong bảng Excel
- Nhập giá trị vào các ô
- Gán các giá trị cho nhau
- Làm tài liệu tham khảo
- Sử dụng công thức và hàm
Ngoài các giá trị số, bạn cũng có thể sử dụng các giá trị chữ và số, cho phép một loạt các ứng dụng. Các macro có thể được tạo nếu người dùng cần và sử dụng các lệnh nhất định cho các tác vụ đang chờ xử lý thường xuyên hơn. Để thực hiện việc này, một phím tắt được đặt cho một lệnh để nó có thể được truy cập nhanh chóng.
Phân tích dữ liệu
Dữ liệu mà người dùng Excel nhập vào các ô Excel riêng lẻ có thể được phân tích bằng cách sử dụng các hàm và công thức. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tần suất xuất hiện của một giá trị nhất định, mức độ cao của các giá trị trong mối quan hệ với một số giá trị khác và cách chúng thay đổi trong các điều kiện cụ thể. Ngoài các phép tính, Excel cũng cho phép phân tích chi tiết các giá trị văn bản hoặc số.
Đồ thị và biểu đồ
Nếu có dữ liệu và giá trị trong một bảng với nhiều cột và hàng, thì điều hữu ích là chúng có thể được trình bày rõ ràng và hấp dẫn bằng cách sử dụng sơ đồ, đồ họa hoặc bảng. Bằng cách này, kết quả rõ ràng thu được từ phân tích có thể nhìn thấy trực tiếp. Microsoft's Excel cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để triển khai đồ họa:
- Biểu đồ hình tròn
- Đồ thị thanh
- Biểu đồ đường
- Điểm phân tán
- Biểu đồ khu vực
- Biểu đồ cột
Bạn có thể làm việc với các thiết kế khác nhau, hiển thị các giá trị của bạn ở dạng 2D và 3D và thử các kết hợp màu sắc khác nhau. Bằng cách này, bạn có thể tạo các bản trình bày rõ ràng mà bạn thậm chí không cần PowerPoint - mặc dù tất nhiên bạn cũng có thể chèn biểu đồ từ Excel vào các chương trình Microsoft Office khác.
Bạn (vẫn) có thể làm gì với Excel?
Giúp việc ghi sổ kế toán dễ dàng hơn
Nhiều công ty Đức không sử dụng một chương trình đặc biệt chuyên về kế toán. Excel cung cấp tất cả các chức năng bạn cần cho chúng. Ngoài ra, các nhân viên thường đã quen thuộc với chương trình.
Cho dù kế toán đơn hay kép được ưu tiên hay cần có các mẫu đặc biệt: Excel cung cấp cho mọi người các hóa đơn thu nhập và chi tiêu trong sổ sách kế toán bằng cách sử dụng công thức hoặc biểu diễn đồ họa, ví dụ như dưới dạng bảng Excel. Nó cũng có thể tạo ra một phép tính thặng dư thu nhập.
Quản lý hàng tồn kho
Cũng hữu ích như trong kế toán, Excel cũng có thể được sử dụng để tổ chức và ghi chép hàng tồn kho. Người dùng có thể liệt kê hàng hóa và số trong các ô Excel và sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các tính năng đặc biệt của nội dung. Điều này cho phép người dùng Excel trong cuộc sống hàng ngày lấy hàng và tạo danh sách hàng tồn kho theo cách tiết kiệm tài nguyên.
Thiết lập lịch Excel
Excel cũng có thể hữu ích để tạo lịch hoặc chương trình làm việc. Chương trình Excel cung cấp các mẫu lịch với các bố cục khác nhau trong đó có thể nhập các cuộc hẹn riêng tư hoặc chuyên nghiệp. Bố cục có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cá nhân. Ví dụ: người dùng Excel có thể hiển thị các ngày trong tuần từ Chủ Nhật đến Thứ Bảy hoặc Thứ Hai đến Chủ Nhật, in lịch ở định dạng dọc hoặc ngang hoặc tạo lịch học có 13 tháng.
-
Mở Excel.
-
Trên trang bắt đầu, hãy chuyển đến "Thêm mẫu".
-
Trong thanh tìm kiếm, bạn có thể tìm kiếm các mẫu trực tuyến bằng cách nhập “lịch”.
-
Sau đó bấm vào một bố cục mong muốn và lịch sẽ mở ra trong Excel.
Tạo lịch biểu và theo dõi các mục tiêu phụ trong Excel
Excel cũng cung cấp cho người dùng các mẫu lịch biểu trong đó các giai đoạn lập kế hoạch dự án khác nhau có thể được ghi lại hoặc các mục tiêu và nhiệm vụ có thể được tạo cho các mối quan tâm cá nhân. Tùy chọn này giúp mọi người dễ dàng theo dõi các khoảng thời gian đã xác định, các nhiệm vụ đã hoàn thành và tiến độ.
Ví dụ, người dùng Excel thường xuyên cũng có thể tạo một kế hoạch dự án theo cách thủ công. Các hàm có thể được sử dụng để tính toán thời gian bắt đầu, thời gian và kết thúc của các giai đoạn, quy trình hoặc cột mốc quan trọng.
Ghi chép thời gian của nhân viên
Đặc biệt ở những công ty làm việc với flexitime, việc ghi lại giờ giấc làm việc của nhân viên một cách liên tục và rõ ràng là rất quan trọng. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều mẫu Excel trực tuyến, trong đó bạn có thể nhập thời gian của từng nhân viên - giờ làm việc bình thường cũng như thời gian làm thêm giờ hoặc giờ họ làm việc vào cuối tuần. Số giờ được tổng hợp hàng tháng hoặc hàng tuần theo yêu cầu để bạn luôn có cái nhìn tổng quan.
Danh sách việc cần làm trong Excel để có cái nhìn tổng quan hơn
Nếu người dùng Excel muốn theo dõi các công việc của họ, họ có thể tạo một danh sách việc cần làm rõ ràng cho họ. Các nhiệm vụ có thể được liệt kê, mã hóa màu và ưu tiên ở đây. Thậm chí có thể chèn một hộp kiểm để có thể đánh dấu vào những việc cần làm đã hoàn thành.
-
Để có thể thêm hộp kiểm, bạn cần có "Nhà phát triển" trong ruy-băng. Đối với Excel 2010 và các phiên bản cao hơn, hãy chuyển đến "Tệp" và sau đó đến "Tùy chọn". Trong cửa sổ mở ra, đi tới "Tùy chỉnh ruy-băng" và kích hoạt "Công cụ dành cho nhà phát triển" bằng cách nhấp vào hộp kiểm. Cuối cùng, xác nhận với "OK".
-
Trong tab Nhà phát triển, bấm Chèn. Sau đó, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng của hộp kiểm trong "Điều khiển biểu mẫu". Khi bạn đã chọn mục này, bạn có thể thêm hộp vào một ô Excel trống.
Tạo nhãn địa chỉ
Số lượng lớn thư thường phải được gửi đi, đặc biệt là trong các công ty. Để tạo nhãn địa chỉ, bạn cần cả Excel và Word - và tất nhiên là các trang tính có nhãn trống mà bạn muốn in. Và đây là cách bạn tiến hành:
Bạn mở tệp Excel và đặt tên cho các cột Excel riêng lẻ: chào, tên, họ, đường phố và số nhà, mã zip, thành phố.
Nhập địa chỉ cẩn thận và lưu tệp.
Mở Word và đi tới "Nhãn" trong tab "Thư".
Trong "Tùy chọn", chọn nhà sản xuất nhãn của bạn và loại nhãn (thông tin này được ghi trên bao bì của nhãn).
Bây giờ hãy nhấp vào "Chọn người nhận" và chọn danh sách của riêng bạn trong "Chọn danh sách hiện có".
Chọn dữ liệu trong "Chèn trường phối thư" và sao chép nội dung vào tất cả các trường nhãn.
Với "Xem trước kết quả", bạn có thể hiển thị các nhãn.
Nếu bạn hài lòng, hãy chọn "Hoàn tất và hợp nhất" và đưa ra lệnh "In tài liệu".
Các mánh lới quảng cáo khác với Excel
Tạo câu đố trong Excel
Cho dù dành cho lớp học hay thay đổi giữa bạn bè và gia đình: Bạn có thể dễ dàng tạo một bài kiểm tra một lựa chọn với Excel. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
Mở một sổ làm việc - bạn sẽ chỉ cần trang đầu tiên của nó.
Nhập tất cả các câu hỏi một bên dưới câu kia vào cột A. Tạo cột rộng đến mức bạn có thể dễ dàng đọc các câu hỏi trong các ô Excel riêng lẻ.
Trong các cột từ B đến D, bạn nhập ba câu trả lời có thể có (hoặc nhiều hơn, nhưng mỗi câu trả lời có một cột riêng).
Nếu bạn có ba lựa chọn, hãy để trống cột E cho câu trả lời của người tham gia.
Trong dòng G, bạn chỉ ra vị trí của câu trả lời đúng, tức là 1, 2 hoặc 3.
Nhấp chuột phải vào cột G và chọn "Ẩn" để không ai có thể nhìn thấy câu trả lời chính xác
Bây giờ hãy nhập các công thức để tính toán câu trả lời trong cột Excel trống trước đó F: = IF (LÀ EMPTY (E1); ““; IF (E1 = G1; “Đúng”; “Không chính xác”)). Điều này có nghĩa là không có gì được hiển thị trong cột nếu chưa có câu trả lời nào được nhập vào cột câu trả lời E. Nếu câu trả lời khớp với câu trả lời trong cột ẩn G, "đúng" sẽ xuất hiện, nếu câu trả lời không khớp, "sai" sẽ xuất hiện.
Kéo công thức xuống để áp dụng cho tất cả các hàng.
Tạo một cuộc khảo sát Excel
Một chức năng Excel khá không được biết đến là tạo một cuộc khảo sát bằng Excel. Điều này có thể được chỉnh sửa và kích hoạt trực tiếp trực tuyến nếu bạn làm theo các bước dưới đây:
Đi tới OneDrive và đăng nhập nếu cần.
Mở Excel, nhấp vào "Chỉnh sửa" trên "Khảo sát" và chọn "Tạo khảo sát mới".
Đặt tiêu đề cho khảo sát của bạn và mô tả ngắn gọn.
Bây giờ bạn có thể nhập câu hỏi của mình với tiêu đề và mô tả.
Chọn từ các tùy chọn câu trả lời đã cho phù hợp nhất. Bạn có văn bản tùy chọn, đoạn văn bản, số, lựa chọn, có / không và ngày. Nếu bạn chọn “Lựa chọn”, bạn phải chỉ định các tùy chọn trả lời mà người tham gia có thể chọn. Nhập mọi câu trả lời có thể có trong một dòng Excel mới.
Khi bạn đã lập công thức tất cả các câu hỏi và nhập chúng với các câu trả lời khả thi, bạn có thể hiển thị bản xem trước.
Nếu bạn hài lòng, hãy phê duyệt cuộc khảo sát. Excel sẽ tạo cho bạn một liên kết mà bạn có thể gửi qua email. Ngoài ra, bạn có thể tạo mã QR để có thể gửi đến điện thoại thông minh.
Kết luận: Excel là một chương trình có nhiều khả năng sử dụng
Excel là lý tưởng phù hợp để phân tích dữ liệu, tính toán trong các bảng khó hiểu và để biểu diễn trực quan các số thông qua sơ đồ. Nhưng bạn có thể làm được nhiều hơn thế với Excel. Chương trình cho phép một số chức năng chưa biết để tổ chức và lập kế hoạch cuộc sống chuyên nghiệp và riêng tư hàng ngày. Ví dụ: các tùy chọn để tạo kế hoạch với các mẫu, khảo sát hoặc một bài kiểm tra đặc biệt thích hợp cho người dùng Excel đã quen thuộc với chương trình và muốn tiếp tục làm việc với nó.
