Với các bước này, bạn có thể viết e-mail Outlook ngay lập tức
Viết e-mail là một phần trong cuộc sống hàng ngày của hầu hết mọi người. Việc soạn thảo email cá nhân hoặc doanh nghiệp đã trở nên bình thường vì lợi ích của việc liên lạc qua email là rất rõ ràng. Trên tất cả, tốc độ mà một tin nhắn đến được với người nhận là khó có thể đánh bại. Ngoài các dịch vụ nhắn tin nổi tiếng như WhatsApp hay Telegram, e-mail vẫn là một trong những phương tiện liên lạc quốc tế quan trọng nhất và được chấp nhận nhiều nhất.
Điều này cũng là do thực tế là có rất ít nỗ lực liên quan đến việc soạn thảo một email. Hầu như tất cả mọi người hiện có địa chỉ email của riêng họ. Chương trình giao tiếp e-mail được biết đến nhiều nhất là Microsoft Outlook. Cả phiên bản trả phí dành cho máy tính Windows và phiên bản miễn phí trên máy tính bảng và điện thoại thông minh, nó được hàng triệu người dùng sử dụng mỗi ngày. Ngoài cách viết email thông thường, thư trong Outlook cũng có thể được tạo từ một mẫu. Cũng có thể lưu các mô-đun văn bản và chèn chúng vào e-mail để thiết kế e-mail hiệu quả hơn.
Video hướng dẫn: cách soạn và gửi email trong Outlook
Soạn email trong Outlook - đây là cách nó hoạt động
Nếu bạn muốn soạn e-mail trong Microsoft Outlook, hãy điều hướng đến tab “Bắt đầu” trong bước đầu tiên. Trong khu vực menu phía trên của tab “Bắt đầu”, bạn sẽ tìm thấy nút “Mới” bên dưới “ Nút mới ”.
Sau khi nhấp vào trường "Thư điện tử mới", một cửa sổ mới sẽ mở ra. Trong cửa sổ tin nhắn, bạn có thể soạn và gửi một e-mail mới.
Nếu bạn muốn viết thư trên một tiêu đề thư khác, hãy chọn nút "Mục mới" thay vì "Email mới".
Trong tùy chọn "Thư điện tử với> Văn phòng phẩm khác", bạn có thể mở và lưu một văn phòng phẩm khác làm nền cho thư.
Các trường lựa chọn “Từ”, “Tới”, “Cc” và “Bcc” và chủ đề cần thiết để soạn một tin nhắn mới. Ý nghĩa sau ẩn đằng sau các trường và từ viết tắt riêng lẻ:
|
đồng ruộng |
Ý nghĩa |
|
từ |
Trong trường "Từ", hãy nhập tài khoản email mà thư của bạn sẽ được gửi từ đó. Nếu bạn quản lý nhiều tài khoản trong Outlook, bạn có thể chọn từ tài khoản mà e-mail sẽ được gửi. |
|
Tại |
Địa chỉ email của người nhận phải được nhập vào trường "Tới". Thứ tự của tên khi chọn địa chỉ e-mail có thể được hiển thị theo thứ tự bảng chữ cái trong trường "Tới". Mẹo: Microsoft Outlook ghi lại tất cả các địa chỉ e-mail đã nhập trong cái gọi là danh sách tự động hoàn thành. Từ thông tin được lưu trữ, phần mềm sẽ gợi ý các địa chỉ phù hợp khi bạn nhập chúng. Các công cụ miễn phí có thể giúp chỉnh sửa danh sách tự động hoàn thành. |
|
Cc |
Chữ viết tắt "Cc" theo nghĩa đen có nghĩa là "bản sao carbon" và là viết tắt của sao chép trong tiếng Đức. Nếu một người nhận nhận được một tin nhắn trong Cc, thì rõ ràng anh ta không phải là người nhận chính. |
|
Bcc |
Trường “Bcc” có nghĩa đen là “bản sao carbon mù.” Thuật ngữ tiếng Anh có thể được dịch là “bản sao carbon ẩn hoặc vô hình”. Nếu địa chỉ e-mail được nhập vào trường Bcc, những người nhận thư khác không thể biết e-mail đã được gửi cho ai. Nếu bạn muốn biết khi nhìn lại những người nhận địa chỉ nào đã nhận được e-mail từ bạn trong Bcc, hãy điều hướng đến trường lựa chọn "Chi tiết" trong thuộc tính e-mail. |
|
thẩm quyền giải quyết |
Chủ đề của thư hiển thị chủ đề hoặc "sợi chỉ đỏ" của thư. Bạn nên điền vào trường "Chủ đề" bằng một tiêu đề dễ hiểu. Nếu không có chủ đề nào được nhập trong một thư, điều này có thể dẫn đến việc thư được nhận dạng và phân loại là thư rác bởi bộ lọc thư rác của người nhận. Với một mã định danh dễ hiểu hoặc một chữ viết tắt trong chủ đề, bạn có thể cho người nhận thấy tầm quan trọng của thông điệp. Các chữ viết tắt chỉ ra rằng đây chỉ là một thư thông tin, một cuộc điều tra hoặc một đơn đặt hàng. |
Ngoài các trường được đề cập, những trường cần thiết để gửi một tin nhắn, mỗi e-mail cần có nội dung cụ thể.
Điều này có thể được nhập riêng lẻ trong trường văn bản của tin nhắn. Với một cú nhấp chuột trong trường văn bản, con trỏ sẽ xuất hiện ở dòng đầu tiên trên màn hình. Do đó, e-mail có thể được tạo cụ thể bằng văn bản hoặc các yếu tố kiểu khác. Các tùy chọn định dạng sau có sẵn cho bạn trên tab Tin nhắn:
Sao chép hình ảnh và văn bản từ khay nhớ tạm
Bạn có thể sao chép các phần tử, văn bản hoặc hình ảnh từ khay nhớ tạm và đồng thời chọn sao chép định dạng của văn bản, ví dụ như phông chữ, vào e-mail của bạn. Hình ảnh và đồ họa có thể được chèn vào văn bản hoặc đính kèm vào e-mail dưới dạng tệp đính kèm. Nếu ảnh quá lớn và có kích thước tệp là vài megabyte, bạn có thể giảm kích thước tệp trong Outlook. Điều này hoạt động bằng cách đánh dấu hình ảnh sẽ được chèn và chỉnh sửa tệp đính kèm hình ảnh trong tab "Thông tin" trên tab "Tệp". Với một cú nhấp chuột vào trường lựa chọn "Điều chỉnh kích thước của hình ảnh lớn khi gửi tin nhắn," tệp sẽ tự động được thu nhỏ.
Nhúng lời nhắc cho người nhận vào email và trích dẫn chính xác
Lệnh “Gắn cờ cho người nhận” trong tab “Tin nhắn” là một công cụ thích hợp mà bạn có thể sử dụng để tự động nhắc người nhận trả lời bạn. Quy trình này giúp bạn tiết kiệm một hoặc nhiều email nhắc nhở.
Thay vì trích dẫn đầy đủ từng e-mail khi trả lời và đính kèm nội dung, bạn có thể đặt trong Outlook rằng chỉ e-mail cuối cùng được đính kèm. Loại gửi email này hiệu quả hơn trong nhiều trường hợp và giúp mọi thứ rõ ràng.
Chữ viết tắt đặt trước “FW:”, viết tắt của “Chuyển tiếp” trong giao tiếp e-mail, có thể được thay đổi và văn bản gốc có thể được xác định, ví dụ, bằng cách thụt lề hoặc các ký tự đặc biệt.
Menu "Văn bản" - trung tâm lệnh cho định dạng riêng lẻ
Nếu bạn nhập văn bản cá nhân vào trường văn bản, bạn sẽ tìm thấy các nút khác nhau trong menu "Văn bản" để định dạng văn bản. Ngoài việc hiển thị văn bản ở dạng “đậm”, “nghiêng” và gạch dưới văn bản, bạn có thể chèn dấu đầu dòng hoặc đánh số. Bạn cũng có thể quyết định xem văn bản của mình nên được căn giữa, căn phải, căn đều hay căn trái và nên sử dụng màu sắc và phông chữ nào. Nếu Outlook xóa ngắt dòng trong e-mail văn bản thuần túy mà không có định dạng HTML, thì một thay đổi trong cài đặt sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
Menu "Chèn" - đính kèm tệp đính kèm và danh thiếp vào thư
Trong mục menu "Chèn", bạn có thể thêm một tệp hoặc một phần tử làm phần đính kèm vào e-mail của mình. Bạn cũng có thể gửi e-mail đã nhận dưới dạng tệp đính kèm. Điều này có thể rất cần thiết khi gửi email các tài liệu kinh doanh ở định dạng PDF hoặc các bản vẽ quan trọng.
Nếu bạn muốn đảm bảo rằng mọi người mà bạn trao đổi qua email đều có thông tin liên hệ hiện tại của bạn, bạn có thể tự động đính kèm thông tin này vào mọi email dưới dạng danh thiếp kỹ thuật số (vCard) và được gửi cùng với nó. Ngoài ra, bạn có tùy chọn quản lý chữ ký của mình trong mục menu "Chèn". Chữ ký là một phần văn bản ở cuối email chứa thông tin về người gửi. Luật pháp yêu cầu phải có chữ ký trong email công việc.
Nếu bạn cũng muốn chèn ngày hiện tại trong email, bạn có thể chèn ngày này bằng phím tắt ALT + SHIFT + D.
Đánh dấu và thiết lập mức độ liên quan của email
Trong Microsoft Outlook, có thể đánh dấu các thư riêng lẻ bằng ghi chú liên quan. Email có tầm quan trọng cao được hiển thị riêng biệt cho người nhận. Mặc dù có mã định danh này, không có gì đảm bảo rằng những e-mail được đánh dấu theo cách này sẽ được người nhận địa chỉ xử lý nhanh hơn. Vì lý do này, vấn đề tranh cãi là liệu việc đánh dấu “tầm quan trọng cao” có ý nghĩa hay không hay liệu lời kêu gọi cá nhân cho một câu hỏi quan trọng về thời gian có hiệu quả hơn hay không.
Chính tả và Dấu câu - các công cụ tích hợp để viết bài quảng cáo chuyên nghiệp
Ngoài các tùy chọn trong tab “Tin nhắn”, tab “Chèn” và “Định dạng văn bản” cung cấp các tùy chọn bổ sung để cá nhân hóa tin nhắn của bạn.
Khi viết một văn bản, điều quan trọng là chính tả và dấu câu trong văn bản được chuyên nghiệp hóa. Lỗi diễn đạt hoặc dấu phẩy làm mất tập trung và ảnh hưởng xấu đến người nhận. Vì lý do này, bạn có thể tự động kiểm tra văn bản trong tab “Kiểm tra” trong mục menu “Chính tả và Ngữ pháp”.
Nếu bạn muốn chủ đề được trình kiểm tra chính tả đưa vào phần sửa lỗi ngoài văn bản, bạn phải chỉ định điều này trong cài đặt Outlook.
Đối với các phiên bản Outlook cũ hơn, sửa lỗi Duden có sẵn như một chương trình sửa lỗi chuyên nghiệp thay thế cho trình kiểm tra chính tả tích hợp.
Tab “Xem lại” cũng cung cấp tùy chọn để máy tính đọc hoặc dịch văn bản. Từ điển đồng nghĩa giúp bạn tìm các từ đồng nghĩa có nghĩa cho các từ và thuật ngữ thừa.
Gửi e-mail cho người nhận bằng nút "Gửi"
Sau khi bạn đã viết và kiểm tra hoàn toàn nội dung tin nhắn của mình, bạn phải gửi nó ở bước cuối cùng. Điều này được thực hiện trong cửa sổ văn bản bằng cách nhấp vào trường "Gửi". Nếu bạn không chắc chắn liệu thư có nên được gửi vào thời điểm này hay không, bạn có thể kích hoạt chức năng tự động lưu theo cách khác.
Sau khi nhấp vào trường "Gửi" mà không kích hoạt chức năng tự động lưu, tin nhắn của bạn sẽ nằm trong hộp thư đến của người nhận trong vòng vài giây.
Mẹo:
Có thể xảy ra trường hợp e-mail không đến được người nhận sau khi nó đã được gửi đi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi từ nhà cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp này, tất cả các phiên bản trước và phiên bản hiện tại của Microsoft Outlook đều có tùy chọn gửi lại e-mail chỉ trong vài bước. Điều này hoạt động bằng cách nhấp vào nút "Gửi lại tin nhắn này" trong tab "Tin nhắn".
Nếu e-mail không được gửi khi bạn ở nước ngoài, điều này có thể do cài đặt tài khoản không chính xác. Trong trường hợp này, rất hữu ích khi kiểm tra cài đặt và cổng SMTP.
tóm lược
Đối với những người dùng Microsoft Outlook lâu năm cũng như những người chưa có kinh nghiệm, việc soạn email bằng Microsoft Outlook và gửi cho người nhận rất dễ dàng. Trong tab “Trang chủ”, nút “E-Mail mới” dẫn đến cửa sổ văn bản cho một thư mới. Điều này có thể được định dạng riêng và chuyên nghiệp hóa với các liên kết, hình ảnh và chữ ký. Các tab và tùy chọn bổ sung đảm bảo rằng các e-mail có thể được soạn thảo cụ thể và truyền đi bất cứ lúc nào. Bằng cách này, khả năng giao tiếp thành thạo bằng e-mail có thể thực hiện được trong cả môi trường chuyên nghiệp và môi trường riêng tư.
