Chỉnh sửa chú giải trong Excel: Mẹo cho biểu đồ

Chỉnh sửa và tạo huyền thoại với sự trợ giúp của hướng dẫn

Bạn có thể chỉnh sửa chú giải Excel của mình để khớp với dữ liệu được hiển thị một cách lý tưởng. Chú giải giúp người xem hiểu các bảng và đặc biệt hữu ích cho các tập dữ liệu phức tạp.

Chú giải trong Excel là gì?

Chú giải Excel là một phần tử biểu đồ mà bạn có thể thêm vào tab biểu đồ. Nó cung cấp cho người xem thông tin họ cần để hiểu sơ đồ. Chú giải được tạo tự động bằng biểu đồ trong Excel.

Video hướng dẫn: Microsoft Excel: Tạo và tùy chỉnh chú giải của sơ đồ

Tạo hoặc thêm chú giải Excel: Đây là cách nó hoạt động từng bước

Chèn chú giải Excel vào sơ đồ rất dễ dàng:

1. Bấm vào sơ đồ.

2. Chọn nút "Phần tử biểu đồ".

   

3. Chọn hộp bên cạnh "Chú giải".

   

4. Nếu cần, hãy chọn vị trí mong muốn; các tùy chọn hoặc bản nháp được hiển thị khi bạn nhấp vào mũi tên bên cạnh "Chú giải".

   

Đây là quy trình kể từ Excel 2016. Để chèn các chú giải Excel vào sơ đồ trong các phiên bản trước, bạn phải đi đường vòng qua "Công cụ Sơ đồ" và "Bản nháp".

Cách chỉnh sửa chú giải trong Excel

Trong một số trường hợp, bạn nên chỉnh sửa chú giải Excel được tạo sẵn. Đây là trường hợp, ví dụ, nếu các nhãn hoặc tiêu đề sơ đồ quá dài: Điều này làm cho chú giải trở nên khó hiểu. Một định vị mới cũng có thể góp phần làm rõ ràng hoặc thay đổi phông chữ. Về nguyên tắc, bạn cũng có thể tự quyết định xem sơ đồ của bạn có cần chú giải hay không.

Những gì có thể được chỉnh sửa và nó hoạt động như thế nào?

• Để có thể chỉnh sửa khung và nền của chú giải Excel, hãy chọn nó bằng nút chuột phải. Với một cú nhấp chuột vào "Định dạng chú thích", bạn sẽ thấy các tùy chọn của mình cho các chất liệu điền và khung.
• Khi Excel tự động tạo chú giải, nó cũng xác định phông chữ và kích thước. Nếu điều này trông khó hiểu trong mắt bạn, bạn có thể điều chỉnh phông chữ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
• Nếu bạn thấy rằng việc thay đổi kích thước và loại phông chữ là không đủ, bạn có thể chỉnh sửa nhãn của chú giải Excel. Các nhãn dữ liệu trong các ô liên quan vẫn không bị ảnh hưởng.
• Nếu sơ đồ của bạn dễ hiểu ngay cả khi không có chú giải, nó chỉ chiếm dung lượng. Trong những trường hợp này, bạn có thể dễ dàng xóa chúng.
• Đôi khi bạn nhận được biểu đồ với chú thích bị xóa. Tuy nhiên, nếu bạn không nhìn thấy tất cả dữ liệu có thể hiểu được khi nhìn vào nó, bạn có thể hiển thị lại chú thích.
• Vị trí của chú giải có thể đi một chặng đường dài, tùy thuộc vào biểu đồ của bạn trông như thế nào. Bạn thậm chí có thể tiến hành phân biệt nhiều hơn một chút ở đây, nếu loại sơ đồ cho phép điều đó: Nếu sơ đồ và chú giải trùng nhau, bạn sẽ có không gian để hiển thị toàn bộ sơ đồ.
• Nếu bạn muốn thêm một chuỗi dữ liệu, nhấp chuột phải vào sơ đồ và nhấp vào "Chọn dữ liệu" Trong hộp thoại "Mục chú giải (chuỗi)", chọn chuỗi dữ liệu cần thay đổi. Sau khi nhấp vào "Chỉnh sửa", bạn có thể thực hiện các thay đổi và xác nhận bằng "OK". Bạn cũng có thể thêm và xóa chuỗi dữ liệu và bảng dữ liệu trong hộp thoại này.

Chỉnh sửa chú giải Excel: Những sự cố này có thể xảy ra

1. Một vấn đề thường xuyên xảy ra khi bạn sử dụng chú giải do Excel tạo ra là ngắt dòng sai: Excel sử dụng đúng biểu thức, nhưng nếu nó quá dài, dòng chỉ đơn giản bị ngắt ở giữa âm tiết mà nó phù hợp. . Tuy nhiên, bạn có thể tự đặt ngắt dòng chỉ trong vài bước.
2. Với nhiều mục chú thích, cũng tương ứng với một số cột trong biểu đồ, sự rõ ràng sẽ nhanh chóng bị mất đi. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ cần thay thế chú giải bằng nhãn dữ liệu.
3. Đôi khi bạn thấy rằng khoảng cách dòng không khớp với các mục chú giải dài hơn. Excel không tự động điều chỉnh điều này. Nhưng bạn có thể nhấp vào trường sơ đồ và kéo mục nhập có các dấu chấm lên, xuống hoặc sang ngang cho đến khi khoảng cách vừa vặn.
4. Nếu bạn hoặc nhân viên vô tình xóa một mục trong chú giải, điều đó không có gì to tát: Chỉ cần xóa bảng có các ô và để chúng xuất hiện lại, và mục đã xóa sẽ xuất hiện lại.
5. Trong một số trường hợp, chú giải ẩn nhãn trục. Sau đó nhấp vào chú giải và di chuyển các cạnh để mọi thứ trên trục hiển thị trở lại.

Chỉnh sửa chú giải Excel và truyền đạt thông tin tốt

Nếu bạn muốn chỉnh sửa chú giải của mình trong Excel, có rất nhiều phương tiện có sẵn cho bạn. Tùy thuộc vào loại sơ đồ và số lượng giá trị khác nhau, bạn có thể định dạng chú thích phù hợp và đặt vị trí của nó để không làm rối mắt người xem, nhưng vẫn đưa thông tin vào trọng tâm. Có rất nhiều mẹo và hỗ trợ trực tuyến cho các sự cố có thể xảy ra lặp đi lặp lại. Và trong trường hợp bạn không cần chú thích, bạn có thể hiển thị nó để không hiển thị cho người xem.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để thay đổi thứ tự trong sơ đồ và trong chú giải?

Để thay đổi thứ tự các giá trị của trục, hãy nhấp vào trục đó và chọn "Định dạng" trong công cụ sơ đồ mở ra. Với "Lựa chọn định dạng", bạn sẽ mở một cửa sổ trong đó bạn có thể "Hiển thị các tùy chọn theo thứ tự ngược lại" bên dưới " Tùy chọn trục ". Chọn. Nếu bây giờ bạn xóa chú giải và hiển thị lại, chú thích đó sẽ được điều chỉnh theo thứ tự đã thay đổi.

Làm cách nào để thay đổi màu của biểu đồ?

Chọn sơ đồ và nhấp vào "Định dạng mẫu" ở trên cùng bên phải bên cạnh sơ đồ, sau khi nhấp vào "Màu", bạn có thể chọn cách phối màu phù hợp.

Làm cách nào để thay đổi kích thước của các ký hiệu chú giải?

Chọn chú giải và nhấp chuột phải vào biểu tượng. Chọn "Phông chữ" trong menu mở ra - nếu bạn tăng kích thước phông chữ ở đây, các ký hiệu chú giải cũng sẽ lớn lên. Bạn có thể phải rút ngắn các nhãn trong chú giải một chút để nó vẫn rõ ràng.