Sử dụng các mẹo này để giải quyết các vấn đề về Excel ngay lập tức
Các thủ thuật Excel của chúng tôi giúp bạn theo dõi nhiều khả năng của chương trình Excel. Nhiều người dùng chỉ cần một số chức năng có thể quản lý được trong công việc và trong cuộc sống riêng tư. Thường có những chữ viết tắt cho những cái thông dụng nhất. Ngoài ra còn có các thủ thuật để thiết lập và chỉnh sửa bảng Excel giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
10 mẹo hàng đầu để sử dụng Excel
- Bạn có thể dễ dàng thêm hàng mới vào sổ làm việc trong Excel bằng cách đánh dấu hàng phía trên mà bạn muốn chèn hàng khác. Sau khi nhấp chuột phải, bạn có thể chọn "Thêm hàng".
- Nó hoạt động tương tự với các cột: Chọn cột phía trước mà bạn muốn chèn cột mới. Sau khi nhấp chuột phải, chọn "Chèn ô".
- Nếu bạn tạo phiếu giao hàng hoặc hóa đơn bằng Excel, bạn có thể sử dụng công thức để nhập địa điểm và ngày tháng như với một lá thư.
- Nếu bạn muốn in bảng Excel của mình, hãy kiểm tra trước trong bản xem trước ngắt bằng cách nhấn một nút để xem nơi chương trình chèn ngắt.
- Để tiết kiệm thời gian khi gửi e-mail tròn hoặc bản tin, bạn có thể tạo e-mail bằng hàm Excel.
- Dễ dàng thêm ảnh chụp màn hình từ Excel hoặc trình duyệt của bạn vào tài liệu của bạn.
- Bạn có thể xem và lưu nhiều loại nội dung trên khay nhớ tạm.
- Tạo phím tắt cho thư mục: Bằng cách này, bạn có các thư mục mà bạn làm việc một cách nhanh chóng.
- Bạn có thể đánh dấu các giá trị trùng lặp trong trang tính của mình bằng cách đánh dấu nó, đi tới "Quy tắc đánh dấu ô" trong "Trang chủ" và "Định dạng có điều kiện" và chọn "Giá trị trùng lặp". Nhập màu mong muốn và xác nhận bằng "OK".
- Bạn có thể tạo sơ đồ của riêng mình bằng cách đánh dấu dữ liệu bạn quan tâm và sau đó chọn sơ đồ Excel thích hợp trong "Chèn".
Các thủ thuật Excel quan trọng khác
Tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng chương trình của mình để làm gì, có rất nhiều mẹo và thủ thuật Excel khác để giúp bạn thực hiện các công việc của mình dễ dàng hơn. Ví dụ như sau:
- Nếu bạn đang chỉnh sửa các bảng rất rộng trong sổ làm việc, bạn không phải lúc nào cũng phải thực hiện tính toán lại cho tất cả các khu vực. Sau đó, bạn có thể dễ dàng thực hiện các phép tính chỉ cho một số khu vực phụ.
- Nếu bạn muốn tạo mật khẩu, bạn có thể tạo mật khẩu dưới dạng một chuỗi các chữ cái hoặc từ các chữ cái và số.
- Sử dụng Excel để học từ vựng với một vài lệnh và công thức đơn giản.
- Bạn có thể xóa các hằng số, nhưng đồng thời giữ các công thức trong ô.
- Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể chia danh sách của mình cho một hằng số.
- Nếu bạn không muốn nhấp qua lại nhiều trong khi làm việc, bạn cũng có thể để nội dung ô đọc cho bạn bằng Excel.
- Bạn có thể sử dụng một số lệnh và công thức để thêm phí bảo hiểm hoặc chiết khấu cho bất kỳ số nào trong danh sách của mình.
- Nếu bạn không rõ ràng về các mối quan hệ công thức trong một bảng, bạn có thể hiển thị chúng.
- Nếu bạn thích làm việc với cm và mm thay vì điểm và pixel, bạn có thể chuyển đổi các đơn vị đo lường trong Excel.
Các phím tắt quan trọng cho Excel
Bạn thường có thể sử dụng phím tắt cho các hàm Excel thường dùng. Điều này có thể được sử dụng nhanh hơn các chức năng mà bạn phải nhập trước. Microsoft đã tạo một số phím tắt cho Excel để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Một lựa chọn nhỏ về các phím tắt hàng đầu
- Nếu bạn muốn có thể thêm hàng và cột mới vào danh sách Excel của mình, cũng có các phím tắt cho việc này: Với hàng hoặc cột đã chọn, hãy nhấn CTRL và +.
- Để chèn dấu ngắt dòng, hãy nhấp đúp vào nơi bạn muốn nó xuất hiện và nhấn Alt và Enter. Bạn cũng có thể chèn dấu ngắt dòng bằng công thức.
- Nếu bạn muốn chèn một sơ đồ, có một phím tắt: cụ thể là Alt và F1.
- Để định dạng nhanh một ô, hãy nhấp vào ô đó và nhấn Ctrl và 1.
- Sử dụng Ctrl và các phím mũi tên để đến cạnh được nhắm mục tiêu của trang tính (mũi tên lên, tiêu đề, v.v.).
- Sử dụng Ctrl và S để nhanh chóng lưu bảng của bạn ở giữa.
Mẫu Excel để được trợ giúp
Trong Excel, bạn có tất cả các tùy chọn để thiết lập tài liệu theo cách bạn muốn. Tuy nhiên, nó cần có thời gian, và dù sao đi nữa, nhiều quy trình đã được tiêu chuẩn hóa trong thế giới kinh doanh. Do đó, có những mẫu Excel mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian khi định dạng.
Có những mẫu nào?
Trong chính Excel, bạn sẽ tìm thấy một loạt các mẫu hữu ích - có thể là các mẫu cho hóa đơn, lập ngân sách, tính toán tín dụng, báo cáo bán hàng, báo cáo chi phí hoặc hồ sơ huyết áp. Bạn có thể lấy các mẫu để ghi thời gian và cho bất kỳ hình thức lịch nào. Gói Office365 cũng cung cấp cho bạn một số lượng lớn các mẫu để tải xuống - từ sách công thức nấu ăn và lời mời đến danh sách kiểm tra. Bạn cũng sẽ tìm thấy các tài liệu được định dạng sẵn để trình bày các loại khác nhau. Nếu ưu đãi không đủ cho bạn, bạn sẽ tìm thấy các mẫu để tải xuống từ nhiều trang web trên Internet.
Mẹo Excel: Các hóa đơn khác nhau
Ngay sau khi bạn thực hiện một số phép tính trong bảng, công thức ma trận có thể được sử dụng cho việc này. Ví dụ: nếu bạn muốn xác định tổng số tiền từ việc bán các mặt hàng khác nhau với số lượng khác nhau và ở các mức giá khác nhau, có một số phương pháp tính toán: Bạn nhân số lượng mặt hàng với giá tương ứng và bạn nhận được các giá riêng lẻ, mà bạn sau đó cộng lại. Hoặc bạn có thể sử dụng công thức ma trận và bỏ qua một bước tính toán. Nó đặc biệt phù hợp khi các hóa đơn khó hiểu và đa dạng.
Giải quyết vấn đề trong Excel: Mẹo hữu ích
Mặc dù các ứng dụng thân thiện với người dùng, các sự cố và trục trặc thường xuyên cũng có thể xảy ra trong Excel. Những điều này ngăn cản công việc trôi chảy và bạn muốn loại bỏ chúng càng sớm càng tốt.
Những vấn đề này có thể xảy ra thường xuyên hơn
- Khoảng trắng phá hủy các công thức và do đó làm sai lệch kết quả - hoặc gây ra thông báo lỗi. Bạn có thể xóa khoảng trắng chỉ bằng một vài lệnh: Chọn bảng Excel và nhấn Ctrl + H. Trong dòng "Tìm kiếm", hãy chèn một khoảng trắng trong khi để trống dòng "Thay thế bằng". Với một cú nhấp chuột vào "Thay thế tất cả" tất cả các khoảng trắng sẽ bị xóa khỏi bảng.
- Nếu các liên kết và macro trong bảng không hoạt động khi bạn mở chúng, bạn phải nhấp vào "Kích hoạt nội dung" trong cảnh báo bảo mật dưới thanh menu. Chỉ thực hiện việc này nếu tệp đến từ các nguồn đáng tin cậy!
- Nếu bạn nhìn thấy một góc màu xanh lá cây trong ô mà bạn không thể tìm thấy bất kỳ điều gì sai, thì định dạng có thể không chính xác. Định dạng lại ô hoặc chọn dấu chấm than màu vàng và nhấp vào "Bỏ qua lỗi" nếu định dạng không quan trọng đối với bảng.
Các lỗi điển hình trong Excel
Ví dụ: các lỗi mà Excel hiển thị tương đối thường xuyên là
- ##### - cột quá hẹp
- #HỌ? - nếu văn bản không được nhận dạng trong hàm
- #QUAN HỆ! - nếu tham chiếu ô không hợp lệ
- #GIÁ TRỊ! - công thức muốn thực hiện một phép tính với hai ô có định dạng khác nhau
- # DIV / 0! - nó được chia cho 0 hoặc một ô trống
- Tham chiếu vòng - ô hiện tại tự tham chiếu theo công thức của bạn
Có các mẹo Excel cho tất cả các tác vụ
Các mẹo phù hợp với công việc của bạn với chương trình Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian - có thể là tại nơi làm việc hoặc trong cuộc sống riêng tư. Tuy nhiên, trên tất cả, bạn có thể chắc chắn rằng bạn sẽ luôn tìm ra giải pháp cho các vấn đề của mình nhờ sự hỗ trợ của Microsoft và vô số dịch vụ trợ giúp trên Internet.
Dưới đây là các bài viết khác về Mẹo và Sự cố trong Excel:
-
Chỉ áp dụng các hàm toán học cho các kết quả danh sách Excel đã lọc
-
Sắp xếp danh sách theo ngày sinh
