Kiểm tra công thức trong Excel: tìm lỗi đơn giản

Kiểm tra lỗi dễ dàng

Công thức trong Excel được sử dụng để tính toán các giá trị dựa trên một chuỗi cố định. Ngoài các hàm Excel, chúng được coi là “công cụ mạnh nhất” có sẵn cho người dùng trong Excel. Do đó, điều quan trọng hơn là kiểm tra các công thức trong trường hợp có sai sót để bạn có được kết quả chính xác.

Các công thức Excel là gì?

Excel cung cấp nhiều công thức khác nhau. Điều quan trọng nhất bao gồm:

• TOÀN BỘ
• NẾU NHƯ
• HOẶC
• SUMIF
• VLOOKUP
• MIN và MAX
• TRUNG BÌNH

Đây là lý do tại sao bạn nên kiểm tra các công thức trong Excel

Việc sử dụng công thức là một phần thiết yếu của Excel, ngoài việc ghi lại các con số và văn bản. Điều này làm cho một loạt các chức năng có thể truy cập được, trong đó lượng dữ liệu nhỏ hoặc lớn có thể được phân tích, xử lý và xuất ra. Hơn 400 trong số các hàm này đã có sẵn kể từ Microsoft Excel 2016. Chúng có thể được sử dụng để thực hiện các phép tính mở rộng ngoài các tác vụ số học đơn giản như thêm số. Vì vậy, công thức là cơ sở của các hàm trong Excel.

Hiển thị công thức Excel

Để kiểm tra chi tiết các công thức, bạn nên hiển thị các công thức này thay vì các kết quả và giá trị. Bằng cách này, bất kỳ lỗi nào có thể được xác định một cách đáng tin cậy.

1. Bằng tổ hợp phím

Nếu bạn muốn xuất công thức trong Excel thông qua phím tắt, hãy mở tài liệu mong muốn ở phần đầu. Kể từ Excel 2016, bằng cách nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + ', các công thức được hiển thị thay vì kết quả. Nếu các ô tham chiếu đến các ô khác, các ô này được đánh dấu bằng điểm đánh dấu màu. Nếu bạn vẫn đang sử dụng Excel 2013, hãy sử dụng phím tắt CTRL + #.
Để các giá trị được hiển thị lại thay vì hiển thị công thức, hãy nhấn lại tổ hợp phím tương ứng.

2. Qua menu

Nếu bạn thích hiển thị thông qua nút, điều này cũng rất dễ dàng. Để làm điều này, cần phải mở tài liệu liên quan. Sau đó chọn tab "Công thức" trong thanh menu hoặc thanh công thức. Khu vực "Giám sát công thức" sau đó chuyển đến nút "Hiển thị công thức". Ngoài việc hiển thị các công thức riêng lẻ, đánh dấu màu cũng được sử dụng để xác định các tham chiếu trong tham chiếu ô. Để hoàn tác việc này, hãy nhấp lại vào "Công thức".

Video hướng dẫn: Kiểm tra lỗi công thức Excel - đây là cách bạn kích hoạt tính năng theo dõi công thức!

Giám sát công thức: kiểm tra công thức Excel dễ dàng

Để kiểm tra cụ thể một công thức, bạn phải đánh dấu ô tương ứng hoặc các vùng ô có công thức sẽ được đánh giá. Sau đó nhấp vào tab “Công thức”, “Giám sát công thức” trên “Đánh giá công thức”. Bạn có thể phải nhấp vào "Một bước" để tham khảo công thức nội bộ. Tham chiếu được đề cập sau đó được đánh giá. Bằng cách này, các công thức có thể được sao chép chính xác trong Excel.

Dễ dàng thực hiện kiểm tra lỗi

Bản thân Excel đảm bảo rằng các vùng ô liên tục được kiểm tra nội dung của chúng. Các lỗi, sự không nhất quán và bất thường có thể được hiển thị nhanh chóng. Tuy nhiên, người dùng có quyền kích hoạt các quy tắc và điều kiện này hoặc hủy kích hoạt chúng nếu muốn.
Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến tab "Tệp". Từ đây, nó chuyển đến "Tùy chọn". Các công thức danh mục hiện có thể được tìm thấy trong cột bên trái. Đến lượt mình, có nhóm lệnh "Quy tắc kiểm tra lỗi". Trình tự thử nghiệm hiện có thể được đặt riêng tại đây.

Cách kiểm tra đánh giá của một công thức

Có nhiều tùy chọn khác nhau để đánh giá các công thức một cách có mục tiêu. Ví dụ, nếu có kết quả hoặc lỗi mà thoạt nhìn không rõ ràng, thì nên đánh giá từng bước các công thức Excel. Một tùy chọn khác là kiểm tra qua ISTFORMUL.

Kiểm tra sự tồn tại của một công thức bằng ISFORMULA

Với ISFORMULA, một ô trong tài liệu có thể được kiểm tra để xem liệu có thể tìm thấy công thức trong tham chiếu ô hay không. Kết quả cho ra là FALSE hoặc TRUE. Tuy nhiên, điều này không xác minh tính đúng đắn của một công thức. Điều này là do ISFORMULA trả về TRUE bất kể điều kiện lỗi hoặc điều kiện đầu ra nếu một công thức được tìm thấy trong ô. Bằng cách này, một tham chiếu được thực hiện cho công thức chứ không phải cho chính sản phẩm tổng.

Kiểm tra các công thức Excel thường xuyên để tìm lỗi

Excel cung cấp cho người dùng vô số tùy chọn để kiểm tra công thức một cách thoải mái. Với những phương tiện này, bảng tính cung cấp các công cụ hữu ích để nhanh chóng tìm ra lỗi, đặc biệt là trong các tập dữ liệu lớn. Điều này thúc đẩy khả năng xác định nguồn gốc và quy trình làm việc, vì các thuộc tính bị lỗi hoặc sự không nhất quán có thể được xác định nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để công thức có thể được in ra trong Excel?

Để thực hiện việc này, sổ làm việc và bảng tính mong muốn sẽ được mở. Qua tab “Công thức” và nhóm “Đánh giá công thức”, hãy nhấp vào “Hiển thị công thức”. Trên tab “Bố cục Trang”, chọn tab “In” trong nhóm “Tùy chọn Trang tính”. Các công thức được in ra rõ ràng trong trang tính.

Làm thế nào để bạn bắt đầu một công thức?

Nói chung, công thức luôn bắt đầu bằng dấu bằng "=". Số và văn bản, hằng số và toán tử sau đó được xác định trong ô.

Làm thế nào bạn có thể tính toán trong Excel?

Đầu vào công thức trong một ô nhất định bắt đầu bằng "=". Do đó, các tham chiếu ô có thể được thực hiện ở đây làm ví dụ cho việc bổ sung. Chúng được kết nối bằng dấu "+". Để làm rõ việc thêm các ô D3 vào D6:

"= D3 + D4 + D5 + D6"

Quá trình nhập được hoàn tất bằng cách nhấn phím Enter.

Làm thế nào một công thức có thể được sao chép?

Để sao chép một công thức, hãy chọn ô mong muốn. Tab “Bắt đầu” đưa người dùng đến nhóm “Bảng tạm” và sau đó đến “Sao chép”. Sau đó, chọn ô mà công thức sẽ được chèn vào. Sau đó, nó lại đi qua "Start", "Clipboard" nhưng lần này là "Paste".

Dấu ngoặc kép trong công thức có nghĩa là gì?

Dấu ngoặc kép được sử dụng để xác định các giá trị trong công thức Excel luôn giữ nguyên vì chúng liên quan đến một ô cụ thể. Đây có thể là số nhưng cũng có thể là văn bản.