Hơn 50% các bảng trên trang trình bày có nguồn gốc từ Excel. Nhưng người dùng khó chịu về số lượng bị kéo dài hoặc cột bị thiếu. Người xem phàn nàn rằng số lượng thường nhỏ một cách khó hiểu.
Chuyển bảng từ Excel - các tùy chọn chèn
Khi dán dữ liệu từ Excel, bạn có một số tùy chọn, mỗi tùy chọn đều có ưu và nhược điểm riêng. Trước tiên, hãy đọc tổng quan tại đây và sau đó tìm hiểu thêm về các thuộc tính của từng biến thể trong các ấn bản tiếp theo.
Ngay sau khi bạn đã chèn dữ liệu từ Excel vào PowerPoint, biểu tượng nhỏ cho xuất hiện ở bên phải dưới vùng được chèn Dán các tùy chọn (tương ứng. Dán các tùy chọn) trên. Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, bốn đến năm tùy chọn khác nhau có sẵn cho bạn, tùy thuộc vào phiên bản PowerPoint:
Trong PowerPoint 2003:
Từ PowerPoint 2007
1 = sử dụng các mẫu định dạng đích (chèn bảng và điều chỉnh nó theo định dạng của bản trình bày)
2 = Giữ nguyên định dạng ban đầu (chèn bảng ở định dạng ban đầu)
3 = nhúng (tương ứng với tùy chọn Bảng Excel)
4 = đồ họa (tương ứng với tùy chọn Hình ảnh của bàn)
5 = Chỉ sao chép văn bản (chèn dữ liệu bảng vào trường văn bản, được phân tách bằng các tab)
Nhiều tùy chọn hơn để dán
Ngoài các tùy chọn chèn có thể được gọi trực tiếp, có các tùy chọn khác hơi bị ẩn. Khi bạn đã sao chép dữ liệu từ Excel và chuyển sang bản trình bày PowerPoint, hãy nhấp vào tab bắt đầu ở phần dưới của nút Dán - dán nội dung (trong PowerPoint 2003: Chỉnh sửa - dán nội dung).
Nếu ở bên trái, tùy chọn Chèn được chọn, bạn có các tùy chọn sau:
Đối tượng sổ làm việc Microsoft Excel: tương ứng với tùy chọn Bảng Excel
Định dạng HTML: nội dung của khay nhớ tạm được dán dưới dạng bảng
Bitmap độc lập với thiết bị và bitmap: bảng được chèn dưới dạng đồ họa raster
Hình ảnh (siêu tệp mở rộng) và Hình ảnh (Siêu tệp Windows): bảng được chèn dưới dạng đồ họa vector, có thể được nhóm lại và tô màu lại
Văn bản được định dạng (RTF) và Văn bản chưa được định dạng: nội dung của khay nhớ tạm được dán vào một trường văn bản lớn, các định dạng số được chấp nhận
Cách chèn dữ liệu từ Excel dưới dạng bảng dễ chỉnh sửa
Hầu hết thời gian, dữ liệu phải được lấy từ tệp Excel, nhưng được chuyển sang PowerPoint trong một bảng có định dạng hấp dẫn. Quy trình sau đây được khuyến nghị cho mục đích này:
Để chuyển một bảng Excel sang PowerPoint, hãy chọn nó trong Excel và sau đó sao chép nó Ctrl + C vào khay nhớ tạm.
Trong PowerPoint, hãy chọn một trang chiếu có bố cục phù hợp - ví dụ: Chỉ tiêu đề - và thêm nội dung của khay nhớ tạm Ctrl + V Một.
Quan trọng: Ngay sau khi chèn, Dán các tùy chọn hiển thị. Nhấp vào nó và chọn tùy chọn Tabel (tương ứng. Sử dụng các kiểu đích).
Điều gì xảy ra khi bạn dán dữ liệu dưới dạng bảng tính Excel
Đối với các tùy chọn dán, bạn sẽ sử dụng lệnh Bảng Excel (tương ứng. Nhúng), không chỉ bảng đã chọn mà cả thư mục Excel hoàn chỉnh sẽ được lưu bằng tệp PowerPoint.
Điều này có nghĩa là bất kỳ ai nhận được tệp PowerPoint đều có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu trong sổ làm việc Excel. Nếu thư mục Excel chứa dữ liệu tính toán hoặc dự án bí mật và bản trình bày được chuyển cho khách hàng, rắc rối là không thể tránh khỏi.
Nếu khách hàng mở bảng với một cú nhấp đúp chuột, anh ta đột nhiên không chỉ nhìn thấy dữ liệu được chèn mà còn thấy các trang tính Excel khác có thông tin nội bộ, như trong hình.
