Bạn sử dụng chữ ký ở cuối mỗi e-mail để cung cấp cho người nhận địa chỉ của bạn và thông tin bắt buộc theo yêu cầu của pháp luật. Bạn cũng có thể sử dụng chữ ký để truyền đạt đề nghị, thông tin khuyến mại hoặc các thông điệp khác.
Thiết lập chữ ký
Bạn có thể thiết lập chữ ký trong Outlook như sau:
- Gọi lệnh TOOLS >> OPTIONS.
- Mở tab ĐỊNH DẠNG E-MAIL và nhấp vào CHỮ KÝ, sau đó nhấp vào MỚI.
- Nhập tên cho chữ ký mới. Giữ tùy chọn Tạo chữ ký không có mẫu (tùy chọn này không còn khả dụng trong Outlook 2007) và nhấp vào TIẾP THEO.
- Nhập và định dạng văn bản cho chữ ký. Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm logo của công ty mình.
Lưu ý rằng người nhận sẽ chỉ thấy định dạng nếu anh ta đã đặt HTML hoặc RTF làm định dạng e-mail. Trong trường hợp các e-mail ở định dạng văn bản thuần túy, tất nhiên, không thể nhìn thấy kiểu in đậm hoặc tương tự.
Nếu bạn có Outlook lên đến và bao gồm phiên bản 2003, hãy tiến hành như sau:
- Bấm HOÀN TẤT, sau đó bấm OK.
- Trên tab ĐỊNH DẠNG E-MAIL, bên dưới Chữ ký, hãy chọn tài khoản e-mail mà chữ ký mới sẽ được sử dụng. Sau đó, Outlook sẽ tự động chèn chữ ký vào cuối mỗi e-mail mới hoặc mọi thư trả lời và chuyển tiếp mà bạn gửi qua tài khoản này.
- Đóng hộp thoại.
Nếu bạn có Outlook 2007, hãy làm như sau:
- Nhấp vào "Lưu.
- Ở trên cùng bên phải của hộp thoại, trong trường tài khoản E-Mail, hãy chọn tài khoản mà chữ ký mới sẽ được sử dụng tự động.
- Dưới đây bạn chọn tên chữ ký cho TIN NHẮN MỚI và CÂU TRẢ LỜI / LỜI NÓI ĐẦU.
- Đóng hộp thoại bằng OK.
Vì Outlook sao chép chữ ký vào trường thư, bạn vẫn có thể thay đổi nó trước khi gửi e-mail - ví dụ: chèn số máy lẻ trực tiếp của bạn cho một khách hàng quan trọng, trong khi chữ ký thông thường chứa số tổng đài.
Bao gồm chữ ký của bạn với danh thiếp của bạn
Nếu bạn đã tạo danh thiếp kỹ thuật số với dữ liệu của mình trong Outlook, bạn có thể đính kèm nó vào chữ ký e-mail của mình. Người nhận danh thiếp có thể chuyển dữ liệu liên lạc vào sổ địa chỉ của họ bằng một cú nhấp đúp.
Quan trọng: Outlook lên đến phiên bản 2003 gửi danh thiếp dưới dạng tệp vCard, tệp này cũng có thể được đọc bởi các ứng dụng khách e-mail khác ngoài Outlook. Mặt khác, Outlook 2007 sử dụng định dạng VCF, định dạng này chỉ được diễn giải chính xác với Outlook 2007 và Outlook 2010 sắp tới.
Cách thêm danh thiếp của bạn vào chữ ký trong Outlook:
- Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy tạo một mục nhập mới với các chi tiết liên hệ của bạn trong sổ địa chỉ.
- Gọi lệnh TOOLS >> OPTIONS >> ĐỊNH DẠNG EMAIL.
- Nhấp vào nút SIGNATURES.
- Nếu bạn đã nhập chữ ký, hãy chọn chữ ký đó ở trường trên cùng bên trái. Trong Outlook cho đến năm 2003, bạn phải nhấp vào Chỉnh sửa. Nếu bạn chưa nhập chữ ký, hãy làm như vậy bằng cách sử dụng nút MỚI.
- Trong Outlook 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy chọn vCard trong trường Thêm danh thiếp này (vCard) vào trường chữ ký này. Trong Outlook 2007, bên dưới Chỉnh sửa CHỮ KÝ DEFAULT, nhấp vào THẺ DOANH NGHIỆP. Chọn mục liên hệ của bạn từ sổ địa chỉ và nhấp vào OK. Sau đó, tệp VCF được tạo tự động và bản xem trước được chèn vào chữ ký.
- Đóng tất cả các hộp thoại.
YÊU CẦU PHÁP LÝ
Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2007, ở Đức đã được quy định về mặt pháp lý rằng thông tin phải được đưa vào thư tín thương mại, bao gồm cả trong e-mail:
- tên công ty hoàn chỉnh, bao gồm cả hình thức kinh doanh
- địa điểm của chi nhánh với cách viết chính xác có thể được triệu tập
- tòa án địa phương có thẩm quyền
- số đăng ký thương mại
- mã số thuế bán hàng
- tên của giám đốc điều hành, chủ sở hữu hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, ban kiểm soát
Nói một cách chính xác, cũng là số thuế (nhiều công ty chỉ cung cấp số thuế này theo yêu cầu để tránh bị lợi dụng)
Các thông tin khác như số điện thoại và fax, địa chỉ e-mail, địa chỉ web, thông tin chi tiết của bộ phận, v.v. là tự nguyện. Theo luật, thông tin bắt buộc phải “dễ đọc” trên màn hình và trên bản in. Các yêu cầu này được quy định trong:
- Bộ luật thương mại, HGB, Mục 37a
- Đạo luật GmbH (GmbHG), Mục 35a
- Đạo luật công ty cổ phần (AktG), Phần 80
