Những điều bạn cần biết về XLOOKUP
Với XVERWEIS, Microsoft cung cấp cho người dùng Excel một khả năng mới để tìm kiếm bảng một cách nhanh chóng và dễ dàng cũng như đánh giá dữ liệu. Chức năng này ban đầu chỉ có sẵn cho những người tham gia trong giai đoạn thử nghiệm, nhưng cũng đã có sẵn cho Microsoft 365 phiên bản Windows và Mac kể từ đầu năm.
Về cốt lõi, XLOOKUP là một phiên bản thoải mái hơn của VLOOKUP và HLOOKUP, đã được bổ sung bằng các ứng dụng thực tế bổ sung. Do đó, nhiệm vụ của nó cũng là tìm kiếm thông qua các bảng, nhưng điều này đã khác với các tài liệu tham khảo trước đó. Việc lọc nội dung không còn bị ràng buộc theo một quy trình quy định nữa mà giờ đây còn có thể được bắt đầu từ phải sang trái, từ trên xuống dưới và ngược lại. Sự đổi mới này mang lại lợi thế lớn là các bảng Excel hiện có thể được thiết kế theo ý riêng của bạn và không còn bị ràng buộc bởi các thông số kỹ thuật. Nhờ các thông số mới, các tùy chọn bổ sung đã có sẵn mà trước đây không có sẵn. Tính hữu ích mở rộng từ những chi tiết nhỏ đến sự đơn giản hóa đáng chú ý trong quá trình sử dụng. Hiệu quả cuối cùng của XLOOKUP hoàn toàn phụ thuộc vào các thông số được sử dụng.
Các thông số đơn giản của XLOOKUP
Việc sử dụng XLOOKUP đơn giản chỉ yêu cầu ba tham số. Đó là:
- Tiêu chí tìm kiếm
- Ma trận tìm kiếm
- Ma trận trả về
Quyền tự do mới giành được chủ yếu là do sự tách biệt của ma trận tìm kiếm và trả về. Trong khi hàm VLOOKUP và HLOOKUP vẫn yêu cầu người dùng chọn toàn bộ ma trận cho quá trình tìm kiếm, XLOOKUP cho phép anh ta tách giá trị đã biết và đã tìm kiếm. Điều này có nghĩa là một cột tìm kiếm hoặc hiện tại cũng là dòng tìm kiếm được xác định là ma trận bắt buộc trong đó tiêu chí tìm kiếm đã chọn được đặt, trong khi một cột khác trở thành vùng trả về của kết quả mong muốn. Công thức mới như sau:
= XLOOKUP (tiêu chí tìm kiếm; ma trận tìm kiếm; ma trận trả về)
Ví dụ, nếu tiền lương hàng tháng của ông Wagner có thể được lấy từ bảng Excel dành cho nhân viên, thì hai cột quan trọng: Cột đầu tiên liệt kê tất cả nhân viên theo tên và cột khác, trong đó nhập lương của nhân viên. Vì tiêu chí tìm kiếm là tên nên cột tìm kiếm được kết hợp được chọn dưới dạng ma trận. Mặt khác, kết quả được trả về là tiền lương, đó là lý do tại sao cột tương ứng ở đây được tạo thành ma trận trả về.
Ví dụ này cho thấy rằng công thức mới làm cho việc chỉ định trước đó của một chỉ số cột cụ thể trong một ma trận lớn đơn lẻ là không cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm công việc chi tiết bổ sung và ngăn ngừa các lỗi không cần thiết.
Tuy nhiên, nếu không biết liệu nhân viên bạn đang tìm kiếm được gọi là "Wagner" hay "Wegner", thì việc bổ sung mới cho tiêu chí tìm kiếm có thể hữu ích. Có thể bỏ qua bất kỳ số ký tự không xác định nào bằng cách chèn dấu hoa thị (*). Trong trường hợp này, bạn nên nhanh chóng thay đổi tiêu chí tìm kiếm thành "* gner" để đến đích mong muốn. Tuy nhiên, nếu bảng có nhiều tên giống nhau, đồng nghiệp mà cô Stegner vô tình xuất hiện vì tên của cô ấy cũng chứa tổ hợp các chữ cái mà bạn đang tìm kiếm, thì tìm kiếm có thể được tinh chỉnh hơn nữa. Đây là lúc dấu chấm hỏi (?) Phát huy tác dụng, vì nó cho phép người dùng chỉ thay thế một ký tự duy nhất. Do đó, tiêu chí tìm kiếm được lấp đầy bằng "W? Gner".
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn phải tìm dấu hoa thị hoặc dấu chấm hỏi? Trong trường hợp này, XLOOKUP có thêm một dấu ngã (~), dấu ngã này được làm rõ rằng nó không phải là chức năng của tiêu chí tìm kiếm mà là nội dung của ma trận tìm kiếm. Do đó, dấu ngã kép làm tiêu chí tìm kiếm (~~) cũng cho phép tìm kiếm dấu ngã đơn trong ma trận tìm kiếm (~).
Các thông số đầy đủ
Ngoài ra, XVERWEIS cung cấp các chức năng khác hoạt động ngay sau khi ba tham số bổ sung này được sử dụng như mong muốn:
- If_not_ found
- Chế độ so sánh
- Chế độ tìm kiếm
"If_not_ found"
Ngoài ba tiêu chí tìm kiếm tham số, ma trận tìm kiếm và ma trận trả về, XVERWEIS mới có thêm ba tham số mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Một trong số đó là "If_not_ found", hoạt động như một hàm if-error tích hợp.
Với sự trợ giúp của chức năng này, XLOOKUP cho phép tránh được sự cố phổ biến với các tham chiếu trước đó: Nếu không thể tìm thấy kết quả đã tìm kiếm, cho đến nay chỉ có một giá trị lỗi khó hiểu ("#NV") được hiển thị. Nhờ tham số mới, giờ đây có thể đặt tên cho lỗi này và do đó phân loại nó dễ dàng hơn bằng cách thay thế tham số giữ chỗ bằng một từ bạn chọn và đặt trong dấu ngoặc kép. Thay vì giá trị lỗi tự động, Excel có thể chỉ ra rằng "không tìm thấy kết quả" hoặc có "lỗi đầu vào". Có tính đến tất cả thông tin, công thức cho XVERWEIS trông giống như sau:
= XLOOKUP (tiêu chí tìm kiếm; ma trận tìm kiếm; ma trận trả về; if_not_ found)
Chế độ so sánh
Một tham số khác là chế độ so sánh, ở đó để tăng phạm vi tìm kiếm các giá trị nếu cần. Ban đầu, VLOOKUP và HLOOKUP chỉ biết lần truy cập hoặc lỗi. Tuy nhiên, XLOOKUP có thể phản ứng linh hoạt và trong trường hợp kết quả không tồn tại, theo cách khác, sử dụng giá trị càng gần càng tốt để không chỉ liệt kê lỗi cho người dùng mà còn đề xuất một giải pháp thay thế. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm hóa đơn cho € 1.500 mà không thể tìm thấy, thì giá trị -1 có thể được sử dụng cho tham số chế độ so sánh để hiển thị kết quả thấp hơn tiếp theo. Hóa ra có thể hóa đơn chỉ là € 1,450 ngay từ đầu. Thông tin này chỉ có thể được tìm thấy với các tài liệu tham khảo trước đó thông qua các bước trung gian. Ngược lại, giá trị 1 có thể được sử dụng để nhận được kết quả lớn hơn tiếp theo.
Hàm này đặc biệt hữu ích khi một giá trị chỉ được biết gần đúng. Bằng cách này, một khung có thể được thu hẹp lại để giúp bạn dễ dàng tìm thấy kết quả cần thiết bất chấp mọi thứ. Ngoài ra, nội dung của bảng không còn phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần như với hàm VLOOKUP, vì XLOOKUP có thể tìm giá trị có ý nghĩa tiếp theo ngay cả khi không có sự trợ giúp của người dùng. Điều này cũng cho phép tự do bổ sung trong việc cá nhân hóa các bảng.
Tuy nhiên, nếu những đổi mới này không được yêu cầu, giá trị 0 có thể đơn giản được sử dụng để chỉ tiếp tục nhận kết quả chính xác như bình thường. Với trình giữ chỗ chung, công thức được mở rộng như sau:
= XLOOKUP (tiêu chí tìm kiếm; ma trận tìm kiếm; ma trận trả về; if_not_ found; chế độ so sánh)
Chế độ tìm kiếm
Tham số cuối cùng một lần nữa cho thấy cải tiến đơn giản nhất và có lẽ là nổi bật nhất so với hàm VLOOKUP, vì lần đầu tiên nó làm cho hướng của lịch sử tìm kiếm có thể điều chỉnh được. Với giá trị 1 được chèn, bạn có thể tìm kiếm các lần truy cập từ trên xuống dưới, trong khi với giá trị -1, mọi thứ sẽ đảo lộn. Hơn nữa, tìm kiếm nhị phân tăng dần có thể được bắt đầu với giá trị 2 và tìm kiếm nhị phân giảm dần với giá trị -2.
Mặc dù ban đầu tham số này có vẻ không đặc biệt ấn tượng, nhưng nó thường xuyên có tác động tích cực khi kết hợp với tiêu chí tìm kiếm mở rộng. Bởi vì nếu ma trận tìm kiếm chứa tiêu chí được tìm kiếm hai lần (ví dụ: hai nhân viên có cùng họ), thì giá trị trả về theo thứ tự thời gian ở vị trí trước đó được cấp theo mặc định. Tuy nhiên, nếu đảo ngược hướng của lịch sử tìm kiếm, tác động ngược lại sẽ xảy ra và giá trị bị ẩn trước đó trở nên hiển thị. Tuy nhiên, tham số này cũng hữu ích nếu nó được sử dụng để điều khiển tạm thời. Bởi vì nếu tìm kiếm từ trên xuống cho kết quả khác với tìm kiếm từ dưới lên trên, điều này có nghĩa là có thể đã xảy ra lỗi ứng dụng mà bây giờ chúng ta có thể sửa ngay từ đầu. Có tính đến lưu ý này, công thức cuối cùng của XLOOKUP trông giống như sau:
= XLOOKUP (tiêu chí tìm kiếm; ma trận tìm kiếm; ma trận trả về; if_not_ found; chế độ so sánh; chế độ tìm kiếm)
Có đáng để chuyển từ VLOOKUP sang XLOOKUP không?
Kết luận, vẫn phải nói rằng với sự ra đời của XLOOKUP, Microsoft đã cung cấp một phương pháp tìm kiếm và phân tích mới cho người dùng Excel của mình, có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau và dễ sử dụng. Bằng cách này, mọi thứ từ tìm kiếm nhanh đến các yêu cầu đầu ra cụ thể đều được đáp ứng. Vì vậy, XLOOKUP rõ ràng là đi trước các tài liệu tham khảo khác, vì nó cung cấp những lợi thế rõ ràng ngay cả trong các chức năng mà nó đã tiếp quản từ điều này. Điều này có thể được thấy từ thực tế là ở đây hai hàm tham chiếu được hợp nhất và, trong số những thứ khác, được bổ sung bởi một lỗi if tích hợp.
Bất cứ ai đã hoàn toàn hài lòng với VLOOKUP hoặc HLOOKUP cho đến nay và cũng không quan tâm đến việc làm quen với một công thức mới đều có thể sử dụng công thức đã thử và thử nghiệm với lương tâm rõ ràng. Đối với những người khác muốn làm cho cách tiếp cận của họ năng động hơn và không phức tạp, XVERWEIS là một sự đổi mới đáng hoan nghênh. Các tùy chọn mới chắc chắn có thể được sửa đổi và kết hợp theo cách mà việc sử dụng Excel tiếp theo sẽ thuận tiện hơn rõ ràng.