Với hướng dẫn từng bước cho bạn!
Danh sách trở nên lỗi thời theo thời gian. Thực tế này áp dụng cho danh sách mở rộng trong Microsoft Excel cũng như nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Microsoft Outlook. Trong khi các địa chỉ mới phải được thêm vào, các địa chỉ liên hệ đã lỗi thời sẽ được điều chỉnh hoặc xóa. Quá trình liên tục này rất quan trọng để luôn có các nhóm liên hệ chuyên nghiệp và cập nhật.
Để chỉnh sửa danh sách phân phối, hãy làm như sau:
-
Mở thư mục Danh bạ.
-
Bấm đúp vào tên của danh sách phân phối bạn muốn. Bạn có thể nhận ra danh sách phân phối bằng một biểu tượng hiển thị hai đầu cách điệu.
-
Thực hiện các thay đổi mong muốn: Để thêm địa chỉ liên hệ từ sổ địa chỉ hoặc nhập địa chỉ mới, hãy nhấp vào "Thêm thành viên". Bạn có thể xóa các địa chỉ không còn cần thiết bằng cách sử dụng "Xóa thành viên". Tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Outlook, tên của các nút và cấu trúc menu có các ký hiệu khác nhau.
-
Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu và đóng”.
Quan trọng:
Nếu bạn muốn chỉnh sửa một trong những địa chỉ có trong danh sách phân phối, hãy mở nó trong thư mục Danh bạ và chỉnh sửa địa chỉ liên hệ. Trước khi gửi e-mail, Outlook sử dụng phiên bản dữ liệu mới nhất để hệ thống tự động tính đến các thay đổi. Nếu không có liên hệ đã lưu, Outlook sử dụng địa chỉ được nhập qua "Thêm thành viên". Bạn không thể chỉnh sửa những thứ này trong danh sách phân phối.