Cách sử dụng mã trường chính xác trong Word

Cách sử dụng mã trường

Bạn biết rõ điều đó: Khi tạo một tài liệu văn bản, trọng tâm không chỉ là các thủ tục giấy tờ thực tế. Ngoài nội dung và cách diễn đạt, bạn cũng cần quan tâm đến phông chữ và kích thước, khoảng cách dòng và nhiều chi tiết khác. Các hàm trường khác nhau giúp bạn thực hiện việc này, các hàm này thường được sử dụng một cách có ý thức, nhưng đôi khi cũng tự động. Nhưng các chức năng bị ẩn ở đâu và chúng được sử dụng như thế nào cho đúng?

Các hàm trường - điều gì đằng sau chúng?

Khi bạn tạo tài liệu bằng Microsoft Word, trước tiên bạn nên làm rõ loại văn bản đó là gì. Theo đó, bạn sẽ tạo một tệp có định dạng và bố cục tương ứng với các yêu cầu của kiểu văn bản.

Ở đây, bạn có thể điều chỉnh kích thước và hình dạng của phông chữ, chẳng hạn, nhưng cũng có thể điều chỉnh khoảng cách đến cạnh và giữa các dòng văn bản của bạn. Đối với nhiều tài liệu, cũng cần chỉ định số trang và, ví dụ, chèn ngày hiện tại. Đây là nơi các hàm trường, còn được gọi tắt là trường, được sử dụng.

Chương trình Office Word nhận dạng các phần tử văn bản nhất định và tự động thay đổi chúng theo yêu cầu. Ví dụ, ngày có thể được cập nhật và luôn được cập nhật. Các hàm trường này ban đầu là trình giữ chỗ mà bạn, người dùng, gán tên trường. Nhưng làm thế nào để có thể sử dụng chức năng hữu ích này trong Word? Làm thế nào để bạn có được kết quả mong muốn?

Đây là cách nó hoạt động: Các chức năng trường và vai trò của chúng trong việc tạo văn bản

Bạn có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau để kích hoạt một chức năng trường. Một ví dụ đơn giản và thường được sử dụng là chèn ngày vào văn bản của bạn. Mặc dù bạn có thể chỉ cần tự mình nhập ngày tháng, tổ hợp số cũng có thể được tích hợp vào tài liệu của bạn bằng cách sử dụng chức năng nhập liệu.

1. Đầu tiên hãy nhấp vào tab “Chèn” trong ruy-băng trình đơn của tệp Word của bạn.

2. Trong khu vực bên phải, bạn sẽ tìm thấy trường "Văn bản".

3. Trong trường này, các ký hiệu khác nhau biểu thị các chức năng trường khác nhau ban đầu được tích hợp vào văn bản của bạn dưới dạng trình giữ chỗ. Chọn biểu tượng lịch để chèn ngày hiện tại.

   

4. Một cửa sổ bổ sung sau đó sẽ mở ra. Chọn hộp "Cập nhật tự động".

   

5. Giờ đây, bạn có thể đặt con trỏ vào trường và thay đổi ngày trong văn bản của mình hoặc cập nhật nó tự động.

Cũng giống như ngày, bạn cũng có thể cho Word chỉnh sửa nhiều thành phần khác trong văn bản của mình. Các hàm trường bao gồm các lĩnh vực hoạt động khác nhau mà bạn có thể thấy hữu ích. Nó cũng thực tế: Nếu bạn không cần các thay đổi tự động, bạn có thể tạm thời tắt cập nhật trường.

Sử dụng đúng: Các chức năng trường đặc biệt phù hợp ở đây

Việc sử dụng các hàm trường không phải lúc nào cũng có ý nghĩa. Được chèn vào đúng vị trí, các chức năng sẽ đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn và nhanh chóng dẫn đến kết quả hài lòng. Khi bạn thiết lập một trang, bạn sẽ đạt được tiến độ nhanh hơn nhờ các chức năng: Ví dụ: danh sách nguồn và mục lục của tệp của bạn có thể được cập nhật chỉ với một vài cú nhấp chuột. Ở đây, bạn không phải chuyển các tiêu đề vào thư mục của mình theo cách thủ công mà có thể cho phép Word hoạt động tự động bằng cách sử dụng thuộc tính trường.

Điều này làm cho việc sửa đổi tài liệu của bạn ít phức tạp hơn. Ngoài các chức năng trường được đề cập ở trên, các yếu tố sau cũng thuộc về các tính năng (các công cụ và trợ giúp soạn thảo tích hợp trong Word) làm cho chương trình Office trở thành một trợ giúp hữu ích trong công việc văn bản:

• Trường liên kết
• Trường tác giả
• Trường NumPages
• Trường tên tệp
• Trường trích dẫn

Các hàm này và nhiều hàm trường khác thường gặp trong các văn bản Word. Chúng có thể được chỉnh sửa theo yêu cầu và thiết lập theo ý tưởng cá nhân và hành vi của người dùng. Ví dụ: nếu bạn thêm trích dẫn hoặc tên tác giả vào văn bản của mình, bạn có thể chọn trường mới bằng một cú nhấp chuột.

Đổ bóng trường màu xám cho bạn biết rằng nội dung trường hiện có thể được chỉnh sửa. Ví dụ, khi chỉ định một trích dẫn, bạn có thể chọn chỉ tên tác giả hoặc năm xuất bản và địa điểm.

Linh hoạt và năng động: đây là cách bạn tích hợp các chức năng trường vào tài liệu của mình

Các tài liệu văn bản thu hút sự chú ý của người đọc đặc biệt nếu chúng được cấu trúc một cách linh hoạt và có cấu trúc. Các siêu liên kết, trích dẫn và đầu trang và chân trang được thiết kế hấp dẫn làm cho văn bản có vẻ mạch lạc.

Theo quy luật, số trang được đặt ở đầu trang hoặc ở chân trang. Tại đây, bạn cũng có một số tùy chọn: Bạn có thể đánh số trang tài liệu của mình theo cách thủ công hoặc bạn có thể sử dụng chức năng trường liên quan. Nếu bạn đặt con trỏ vào đầu trang hoặc chân trang, phần tô bóng của trường sẽ hiển thị. Sau đó, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với thuộc tính văn bản tương ứng hoặc cập nhật trường.

Theo cách tương tự, tên tệp trong Word có thể được chèn vào chân trang bằng cách sử dụng các hàm trường. Chương trình Office cung cấp cho người dùng nhiều khối xây dựng nhanh khác nhau có thể được kích hoạt bằng các tổ hợp phím khác nhau. Điều này bao gồm, ví dụ, macro (các lệnh được sử dụng thường xuyên với quyền truy cập nhanh) hoặc văn bản tự động có thể được lưu trước và được gọi lên theo yêu cầu.

Đây là cách bạn đơn giản hóa công việc của mình: Kích hoạt và lưu các hàm trường

Các hàm trường cũng có thể được sử dụng bằng tổ hợp phím. Tùy thuộc vào phiên bản Word, bạn có thể sử dụng các kết hợp khác nhau để định vị nội dung trường. Cách tích hợp mã trường vào văn bản của bạn trong Word 2007 và 2010:

Nhấn phím điều khiển [CTRL].

Giữ phím và cũng nhấn [F9].

Bây giờ dấu ngoặc và trường bóng xuất hiện. Viết thuộc tính trường mong muốn của bạn hoặc tên trường vào trường, ví dụ: B. "Date" cho ngày tháng. Tài liệu bây giờ tự động vẽ ngày của ngày tương ứng.

Các tính năng khác cũng có thể được kích hoạt trong Word bằng phím [CTRL]. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn chọn tổ hợp phím chính xác để mở dấu ngoặc để nhập hàm trường. Có thể gọi thêm thông tin bằng phím shift. Bằng cách này, bạn có thể đặt chính xác các khối văn bản trên một trang và thiết kế chúng theo ý tưởng của mình.

Ngoài các phần nhanh, chương trình Office cũng cung cấp các chức năng khác giúp đơn giản hóa việc làm việc với các tài liệu văn bản. Ví dụ: bạn có thể chèn bản dịch hoặc tạo mẫu. Ngoài ra, có thể thiết lập các mẫu tự và tệp Word có thể được lưu dưới dạng PDF. Trước khi gửi hoặc in tài liệu của mình, bạn nên kiểm tra kỹ các tệp.

Thay đổi và sửa chữa: Làm việc với Word

Với "Tìm kiếm & Thay thế", bạn có thể tìm thấy các lỗi phổ biến trong tệp của mình và thay thế chúng trong một bước. Không chỉ cần kiểm tra nội dung của tài liệu và sửa chữa nếu cần: định dạng tài liệu của bạn cũng có thể có lỗi.

Các mô-đun nhanh hoặc các hàm trường nói chung giúp bạn tránh được các nguồn lỗi và do đó nhanh chóng có được kết quả hấp dẫn. Bạn có thể để Word tự động kiểm soát thông tin như ngày tháng, số trang và trích dẫn. Ngoài ra, công việc của bạn được đẩy nhanh: Bạn có thể tự động chèn nội dung tài liệu mà bạn đã chuẩn bị sẵn và dễ dàng truy cập.

Tốt để biết: Để làm cho tài liệu văn bản của bạn đồng nhất nhất có thể, các trường văn bản và số trang cũng như trường NumPages - tức là số trang trên tổng số trang - phải được thiết kế theo cùng một cách trong toàn bộ tệp. Bạn có thể sử dụng cái gọi là định dạng hợp nhất cho việc này. Bằng cách nhập {STYLEREF "Heading 1" \ n \ * MERGEFORMAT} vào trường, kết quả của trường sẽ được định dạng giống như đoạn văn trong trường đó. Bạn cũng có thể đặt văn bản trên một trang được tiếp tục trên trang khác.

Kết luận: chức năng trường như hỗ trợ

Các hàm trường là những người trợ giúp trong quá trình tạo tài liệu theo nhiều cách. Chúng cho phép bạn chèn các phần tử văn bản quan trọng và cập nhật nội dung tài liệu hiện có. Bạn có thể sử dụng các chức năng trường để thực hiện một số cài đặt và cá nhân hóa nhằm xây dựng tệp hoàn chỉnh theo yêu cầu cá nhân của bạn.

Ví dụ: bạn có thể ảnh hưởng đến việc liệu các khung trường văn bản có được in ra ngay lập tức hay không hoặc liệu một số dữ liệu nhất định có được đưa vào phối thư của bạn hay không. Word cung cấp không gian cho các ý tưởng cá nhân và cung cấp cho người dùng tùy chọn sắp xếp tài liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả với các chức năng lĩnh vực khác nhau.

Hỏi & Đáp

Chức năng trường nào giúp chuẩn hóa tài liệu của tôi?

Định dạng hợp nhất giúp bạn làm cho cài đặt trong các trường đồng nhất. Khi bạn nhập lệnh định dạng, bạn có tùy chọn chuyển các thuộc tính của một trường sang một trường tiếp theo. Đây là cách bạn sử dụng các cài đặt tương tự cho phần còn lại của tài liệu văn bản.

Làm cách nào để nhận ra các trường trong văn bản của tôi?

Bạn có thể hiển thị các chức năng của trường theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: nếu bạn chọn toàn bộ văn bản bằng [CTRL + A], bạn sẽ thấy các chức năng của trường. Trong mọi trường hợp, bóng đổ trường sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào một hàm trường. Với một cú nhấp chuột khác vào mũi tên nhỏ ở góc trường, các tùy chọn cài đặt của bạn sẽ xuất hiện.