Đây là cách hoạt động của chức năng thực tế
Bất kỳ ai tạo ra nhiều văn bản trong Word đều biết rằng không phải lúc nào tất cả các lỗi chính tả và dấu câu đều có thể được theo dõi và sửa chữa. Mặc dù có chức năng sửa lỗi của Microsoft Word, nhưng lỗi vẫn bị bỏ qua ngay cả sau nhiều lần sửa đổi. May mắn thay, Word cung cấp một giải pháp dành riêng cho vấn đề này: Việc sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng có thể được thực hiện rất thuận tiện với chức năng "Tìm & Thay thế" - bất kể bạn đang viết một văn bản dài với danh sách nguồn hay chuẩn bị các mẫu thư. .
Hướng dẫn: Chức năng Tìm & Thay thế trong Word hoạt động như thế nào?
Bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế các từ riêng lẻ bằng một cách viết khác. Các ký tự - ví dụ: dấu gạch nối - cũng có thể được thay thế bằng một ký tự khác trên các tài liệu (dấu gạch ngang). Điều thực tế về nó: Bạn chọn xem bạn muốn thay thế tất cả cùng một lúc hay dần dần.
Các chức năng tiêu chuẩn - Tìm và thay thế từng bước được giải thích
Chức năng Tìm & Thay thế nằm dưới tab “Trang chủ” trong ruy-băng trình đơn ở trên cùng bên phải.
-
Nhấp vào nút "Thay thế" trong Bắt đầu hoặc gọi nó lên bằng phím tắt [CTRL + H].
-
Nhập cụm từ bạn đang tìm kiếm vào thanh "Tìm kiếm".
-
Nhập từ hoặc ký tự bạn muốn thay thế thuật ngữ vào trường “Thay thế” (đây có thể là chính tả hoặc dấu câu đúng).
-
Xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào nút "Tìm tiếp theo".
-
Tiến hành thay thế liên tiếp cho từng kết quả tìm kiếm riêng lẻ thông qua "Thay thế" hoặc chọn "Thay thế tất cả" để sửa tất cả các lỗi cùng một lúc.
Với tùy chọn đầu tiên, bạn chơi nó an toàn. Bạn kiểm tra từng từ riêng lẻ và quyết định xem nên thay thế hay để nguyên từ đó.
Nhiều tùy chọn tìm kiếm hơn - cách tìm và thay thế chính xác hơn
Tuy nhiên, việc tìm kiếm có thể được chỉ rõ thêm. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào "Mở rộng". Trong mục menu này, bạn đặt mức độ nghiêm ngặt hoặc rộng rãi của tìm kiếm:
- Bạn có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không quan tâm?
- Chỉ có thay thế nếu Word tìm thấy toàn bộ từ, hoặc các tiền tố hoặc hậu tố tương tự có đủ không?
- Có nên bỏ qua khoảng trắng hoặc thậm chí sử dụng trình giữ chỗ không?
Tốt để biết: Khi bạn tìm kiếm "Flo?", Word sẽ hiển thị cả "Floh" và "Floß". Word diễn giải dấu hỏi như một trình giữ chỗ. Bạn cũng quyết định có chú ý đến các dấu câu như dấu gạch ngang hay không. Đặc biệt trong tiếng Anh, những từ có cách viết gần giống nhau hoặc ở dạng từ khác sẽ được nhận dạng và thay thế.
Trong tab "Định dạng", bạn có thể xác định định dạng trong các mục menu Ký tự hoặc Đoạn văn. Và với một cú nhấp chuột vào “định dạng đặc biệt”, một menu thả xuống sẽ mở ra với các dấu đoạn, dấu cách, đồ họa hoặc bất kỳ chữ cái nào. Với hai chức năng bổ sung này, chẳng hạn, bạn có thể chuyển đổi bất kỳ chữ cái nào từ phông chữ này sang phông chữ khác. Đối với các phông chữ mới, bạn sẽ luôn được hiển thị bản xem trước trong hộp thoại để bạn có thể kiểm tra.
tiền boa: Bằng cách nhấp vào “Không định dạng” ở cuối hộp thoại Tìm & Thay thế, bạn có thể dễ dàng hoàn tác cài đặt định dạng. Bằng cách nhấp vào "Giảm", tất cả các cài đặt bổ sung và tùy chọn tìm kiếm lại bị ẩn.
Chức năng tìm kiếm & thay thế: Thực tế toàn diện trong Word
Có rất nhiều cách sử dụng cho chức năng Tìm & Thay thế trong Word. Đặc biệt trong trường hợp các văn bản mở rộng sắp được xuất bản, việc tìm kiếm có mục tiêu các lỗi và sửa chữa đồng thời là rất hữu ích. Có thể là chữ cái hoặc ký tự - Word thay thế chúng theo mong muốn và thông số kỹ thuật của bạn chỉ với một vài cú nhấp chuột trong toàn bộ tài liệu hoặc chỉ trong từng phần riêng lẻ của văn bản.
Dấu chấm, dấu chấm, dấu phẩy, dấu gạch ngang - tìm và thay thế các dấu câu
Dấu câu là một nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi trong văn bản. Các dấu cách được chèn đôi, cũng như các dấu cách trước dấu chấm hoặc các dấu câu khác, có thể được tìm thấy trong Word một cách nhanh chóng và dễ dàng chỉ với một vài cú nhấp chuột. Điểm nổi bật: với Tìm & Thay thế, bạn không chỉ theo dõi các khoảng trống thừa mà còn loại bỏ chúng trong cùng một bước.
Thường có những mâu thuẫn liên quan đến từ ghép. Ví dụ: bạn có thể chuẩn hóa chính tả từ “lỗi chính tả” thành “lỗi chính tả” trên toàn bộ tài liệu chỉ với một vài cú nhấp chuột. Nhiều ký tự đặc biệt khác cũng có thể được tìm kiếm cụ thể và sau đó thay thế.
Chính tả - theo dõi một cách đáng tin cậy các lỗi về thuật ngữ kỹ thuật và tên riêng
Đối với việc kiểm tra chính tả, cũng rất hữu ích khi đặc biệt cẩn thận với các tên riêng hoặc thuật ngữ kỹ thuật. Nó giúp tìm chúng và thay thế chúng bằng chính tả chính xác. Bởi vì với những từ vựng kỹ thuật dài và phức tạp, các chữ cái sẽ nhanh chóng bị xoắn hoặc bị rời ra.
tiền boa: Nếu hiểu rõ về nhau, bạn sẽ thường xuyên nhận thấy những lỗi đánh máy đặc biệt mà các bạn hay mắc phải. Bạn cũng có thể theo dõi cụ thể và thay đổi những điều này bằng cách sử dụng "Tìm kiếm & Thay thế".
Định dạng - đáp ứng yêu cầu và tiết kiệm thời gian
Nếu bạn muốn chuẩn hóa định dạng, chức năng Tìm & Thay thế trong Word cũng đáng giá bằng vàng. Ví dụ, một thông số kỹ thuật có thể là chèn các siêu liên kết - tức là địa chỉ web - trong văn bản chỉ được in nghiêng và không được gạch chân. Vì các liên kết trong phiên bản văn bản là đoạn văn bản được gạch chân duy nhất, bạn có thể tìm kiếm cụ thể cho định dạng này.
Trong trường "Thay thế", bạn chỉ định định dạng mục tiêu - trong ví dụ được in nghiêng và không có gạch dưới. Mặc định mới được kết hợp chỉ với một vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể thay đổi kiểu văn bản, kích thước hoặc màu sắc của văn bản, tách rời khỏi các tiêu đề.
Tìm và thay thế trong Word - một chức năng đa năng
Bằng cách tìm kiếm các biểu thức, từ và ký tự trong tài liệu Word và thay thế chúng, bạn sẽ tăng chất lượng văn bản của mình. Bất kể là trong từng phần riêng lẻ của văn bản hay trong toàn bộ tài liệu: Bạn có thể sử dụng chức năng Tìm & Thay thế để chuẩn hóa và, chẳng hạn như, chỉ cần sửa các lỗi về dấu câu, chẳng hạn như dấu cách đôi.
Bạn cũng có thể chuẩn hóa các thuật ngữ kỹ thuật, tên riêng, định dạng và triển khai các thông số kỹ thuật một cách đáng tin cậy trên toàn bộ tài liệu. Word giải phóng bạn khỏi việc đọc thủ công tẻ nhạt và tinh chỉnh - có thể là trong tài liệu tiếng Đức hoặc bản dịch. Tuy nhiên, đây không phải là những tính năng tiện dụng duy nhất mà Microsoft Word cung cấp.
Với chương trình xử lý văn bản từ bộ Office, bạn có thể thiết kế mục lục nhanh chóng như đầu trang và chân trang. Bạn cũng có thể dễ dàng chèn các trích dẫn, siêu liên kết và ngày tháng vào tài liệu của mình bằng các chức năng của Word. Bạn có thể sử dụng các hàm trường và mẫu trong Word để làm cho việc nhập văn bản hiệu quả hơn nhiều. Sau khi hoàn thành công việc, mỗi tài liệu cũng có thể được lưu dưới dạng PDF.
Câu hỏi thường gặp
Tìm kiếm và thay thế hoạt động như thế nào trong Word?
Bạn có thể tìm kiếm và thay thế trong Word bằng cách nhập tổ hợp phím [CTRL + H] hoặc bằng cách nhấp vào nút "Thay thế" trong Bắt đầu. Bây giờ, hãy nhập thuật ngữ hoặc ký tự đặc biệt bạn đang tìm kiếm vào trường tìm kiếm và cách viết đúng vào trường thay thế. Bằng cách nhấp vào “Tìm tiếp theo”, bạn sẽ thấy tất cả các lần truy cập và bạn có thể sửa chúng riêng lẻ hoặc dưới dạng một nhóm.
