Tạo và in danh sách điện thoại nhanh chóng
Định dạng bảng được chỉ định trong Outlook để in ra các liên hệ không nhất thiết phải hữu ích: Ngoài tên của liên hệ (trùng lặp), nó còn chứa tên công ty, chức vụ của anh ta và phòng ban.
Sử dụng mẫu cho danh sách điện thoại
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần một danh sách điện thoại gồm những số liên lạc quan trọng nhất cho chuyến công tác của mình, bạn có thể quay lại định dạng được xác định trước của sổ địa chỉ từ Windows 7 và Vista.
-
Bằng chuột trong khi giữ phím CTRL hoặc SHIFT, hãy chọn các số liên lạc mong muốn có số điện thoại sẽ được in trong danh sách. Nếu bạn muốn in danh sách điện thoại có tất cả các số liên lạc, hãy đánh dấu nó bằng CTRL + A.
-
Nhấp chuột phải vào một trong các địa chỉ liên hệ được đánh dấu và gọi lệnh "In".
-
Đảm bảo rằng "Vùng in: Vùng chọn" được bật.
-
Chọn “Danh sách điện thoại” làm định dạng in.
-
Chọn máy in và thiết lập cài đặt in.
-
Nhấp vào "In" để bắt đầu in.
Tạo và in ra một danh sách điện thoại riêng lẻ
Mặt khác, nếu bạn muốn in ra một danh sách điện thoại mở rộng hoặc riêng lẻ, bạn phải xác định chế độ xem của riêng mình. Tiến hành theo cách tương tự nếu bạn muốn in bảng với các trường khác.
-
Mở thư mục Danh bạ và chọn Dạng xem, Sắp xếp Theo, Dạng xem Hiện tại, Xác định Dạng xem.
-
Chọn một trong các dạng xem được xác định trước sẽ làm cơ sở cho danh sách của bạn - trong ví dụ "Danh sách điện thoại". Nhấp vào “Sao chép”.
-
Ví dụ: nhập "Danh sách điện thoại nhỏ gọn" làm tên. Giữ cài đặt "Tất cả các thư mục loại" Liên hệ "" và đóng hộp thoại bằng "OK".
-
Nhấp vào "Các lĩnh vực".
-
Bây giờ hãy tập hợp các phần tử sẽ xuất hiện trong danh sách điện thoại ở cửa sổ bên phải. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải loại bỏ một số trường không cần thiết. Sử dụng các nút “Lên” hoặc “Xuống” để điều chỉnh thứ tự của các trường.
-
Nếu bạn cần các phần tử trong danh sách không xuất hiện trong "Các trường có sẵn", hãy chọn "Tất cả các trường liên hệ" từ danh sách thả xuống ở trên, sau đó chọn các phần tử mong muốn.
-
Ngay sau khi bạn hoàn tất, hãy đóng hộp thoại này và hộp thoại trước đó bằng "OK".
-
Nhấp vào "Áp dụng chế độ xem".
-
Để in danh sách, hãy sử dụng chuột để chọn các số liên lạc sẽ có trong bản in trong khi giữ phím CTRL hoặc SHIFT. Nếu bạn muốn in tất cả các liên hệ, hãy đánh dấu chúng bằng CTRL + A (trước tiên hãy nhấp vào một trong các biểu tượng phía trước tên liên hệ).
-
Gọi lệnh "File, Print".
-
Chọn "Định dạng bảng" làm định dạng in. Để đảm bảo rằng chỉ những số liên lạc đã chọn mới được in, hãy kích hoạt tùy chọn “Chỉ những dòng được đánh dấu” trong “Vùng in”.
-
Nếu bạn muốn điều chỉnh cài đặt trang, hãy nhấp vào "Thiết lập trang". Nhập đầu trang và chân trang, đồng thời chỉ định khổ giấy, hướng và lề. Quay lại hộp thoại in.
-
Chọn máy in (và cài đặt máy in nếu cần) và nhấp vào OK để bắt đầu in.
Nếu bạn muốn in lại danh sách điện thoại nhỏ gọn sau này, hãy chọn chế độ xem này bằng cách sử dụng trường thả xuống "Chế độ xem hiện tại". Sau đó đánh dấu các số liên lạc bạn muốn và tiếp tục với bước 10.