Cách sửa đổi tài liệu trong Word

Đây là cách bạn có thể thực hiện các thay đổi trong tài liệu Word

Theo quy tắc, khi tạo một tài liệu văn bản, hãy đảm bảo rằng bố cục chính xác và tránh các lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Một khi công việc về nội dung và định dạng của văn bản đã được hoàn thành, thường vẫn còn những thiếu sót riêng biệt. Vì lý do này, bạn nên sửa đổi lại tài liệu vào cuối và thực hiện các thay đổi nếu cần.

Word: Theo dõi, sửa đổi và sửa các thay đổi

Microsoft Word bao gồm các tùy chọn khác nhau để chỉnh sửa văn bản. Đặc biệt khi văn bản không chỉ được sửa chữa bởi tác giả mà còn bởi những người khác, các chức năng đa dạng của chương trình Văn phòng là lý tưởng để kiểm tra.

Mặc dù các mẫu có sẵn đã giúp bạn có thể tuân thủ các khía cạnh chính thức, Word cũng tự động kiểm tra chính tả và dấu câu trong tài liệu văn bản. Các chức năng này trong Word được hầu hết người dùng biết đến và được biểu thị bằng gạch dưới màu đỏ hoặc xanh lam của vị trí cụ thể. Nhưng những tính năng nào, tức là các công cụ tích hợp của chương trình, vẫn có thể được sử dụng? Ví dụ: theo dõi các thay đổi hoạt động như thế nào?

Khi bạn nhận được văn bản mà bạn cần xem lại và chỉnh sửa trong Word, bạn có thể làm theo các bước sau để sửa và theo dõi các thay đổi:

Mở tab "Kiểm tra" trong ruy-băng trình đơn của tệp Word của bạn.

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau để chèn các thay đổi và đánh dấu chúng cho phù hợp. Ví dụ: nhấp vào nút Theo dõi để mở tab thích hợp.

Tại thời điểm này, bạn có thể lựa chọn xem bạn có muốn theo dõi các thay đổi hay không. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng tương ứng, các chỉnh sửa trong văn bản mà bạn thực hiện sau đó được đánh dấu là cái gọi là đánh dấu. Bằng cách này, tác giả có thể hiểu và theo dõi ai đã chỉnh sửa văn bản, ở đâu và khi nào cũng như thực hiện các thay đổi.

Nhận xét của bạn sau đó có thể được chuyển sang văn bản bằng cách sử dụng trường "Chấp nhận".

Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu ở chế độ chỉnh sửa, nhờ màu sáng, người chỉnh sửa sẽ dễ dàng nhìn thấy các thay đổi hơn và có thể giữ chúng ngay lập tức. Nếu một số người đánh giá đang làm việc trên một tệp, tác giả cuối cùng có thể hiểu rõ hơn ai đã đề xuất các chỉnh sửa.

Chấp nhận các thay đổi trong Word: Đây là cách nó hoạt động

Bạn có nhận được một tài liệu có nhiều thay đổi và muốn theo dõi và chấp nhận các thay đổi liên tiếp không? Sau đó làm như sau:

1. Nhấp vào tab “Xem lại” trong ruy-băng.

2. Bằng cách nhấp vào "Chấp nhận" bạn chấp nhận thay đổi, "Từ chối" từ chối thay đổi.

   

3. Bạn có thể chuyển từ bản sửa đổi này sang bản sửa đổi khác bằng cách nhấp vào nút "quay lại" và "tiếp theo".

Quan trọng: Không chấp nhận bất kỳ thay đổi nào bằng cách sử dụng "quay lại" và "tiếp theo".

Thiết lập đánh dấu: hướng dẫn

Một tài liệu sửa đổi quá khó hiểu đối với bạn? Bằng cách thiết lập các đánh dấu nào sẽ được hiển thị, bạn có thể theo dõi mọi thứ: chọn giữa tất cả các chú thích, các bản sửa đổi ở định dạng và cấp độ văn bản hoặc chỉ hiển thị nơi có nội dung nào đó đã được thay đổi trực tiếp trong văn bản. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:

1. Nhấp vào tab “Xem lại” trong ruy-băng.

2. Trong menu thả xuống cho "Hiển thị đánh dấu", hãy chọn đánh dấu bạn muốn xem: Nhận xét, chèn và xóa và định dạng.

   

3. Trong "Đánh dấu: tất cả", bạn có thể chọn xem bạn muốn xem tất cả các thay đổi trực tiếp trong văn bản hay chỉ xem một cái gì đó đã được thay đổi.

tiền boa: Bạn muốn in một tài liệu không có chú thích hoặc sửa đổi? Sau đó chọn “Đánh dấu: không có”.

Đây là cách bạn có thể chèn nhận xét và sửa lỗi

Các loại đánh dấu khác nhau có thể được tìm thấy trong Word. Đối với một điều, chương trình tự đánh dấu các từ có lỗi. Mặt khác, người chỉnh sửa cũng có thể sử dụng chế độ hiệu chỉnh. Khi xem xét kỹ hơn phần đánh dấu, bạn có thể nhanh chóng xem những đề xuất nào bạn muốn chấp nhận và những đề xuất nào bạn muốn từ chối.

Ví dụ: nếu Word đã đánh dấu nhiều lần tên hoặc thuật ngữ kỹ thuật mà không thể tìm thấy trong từ điển nhưng vẫn tồn tại, bạn có thể dễ dàng thêm từ này vào từ điển. Về nguyên tắc, các sóng màu đỏ đánh dấu các lỗi có thể bị tắt, chẳng hạn như nếu chúng làm phiền bạn trong khi đọc.

Các dấu hiệu khác cũng có thể đến từ việc sửa chữa những người đọc đã sử dụng chế độ sửa chữa. Nếu sau đó bạn sử dụng chế độ sửa đổi, bạn có tùy chọn chấp nhận nhận xét của người biên tập. Có thể nhiều người đã làm việc trên một tài liệu cùng một lúc. Do đó, các đánh dấu và nhận xét có thể được nhận dạng bằng các màu khác nhau. Điều này cho phép bạn đặt màu sắc bình luận như bạn muốn để phân biệt các bình luận.

Ngoài đánh dấu, chức năng nhận xét cũng có thể được sử dụng để đề xuất các ý tưởng thay đổi hoặc đề xuất cải tiến trong tài liệu. Cách sử dụng chức năng bình luận trong Word:

1. Mở tab "Kiểm tra".

2. Trong khu vực Nhận xét, bạn sẽ tìm thấy nút "Nhận xét mới". Với một cú nhấp chuột vào khu vực, một cột khác và một bong bóng thoại sẽ mở ra ở rìa của khu vực bạn đã chọn. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng thêm các ghi chú bên lề cụ thể vào văn bản, sau đó tác giả có thể tính đến khi sửa đổi.

   

3. Trong cùng một khu vực của dải băng tệp của bạn, bạn có thể xóa nhận xét nếu bạn đã kết hợp chúng.

Cũng tốt khi biết rằng bạn có thể chuyển đổi giữa các nhận xét riêng lẻ và do đó bỏ qua các nhận xét và chỉnh sửa những nhận xét khác trong lúc này. Bạn cũng có thể xem trực tiếp thay đổi cuối cùng. Điều này làm cho việc chỉnh sửa tệp thậm chí còn hiệu quả hơn.

Chức năng trong Word: Các cài đặt này đơn giản hóa công việc của bạn

Microsoft Word không chỉ giúp bạn thiết kế văn bản dễ dàng hơn khi bạn đang viết. Chương trình cũng cung cấp cho bạn một số chức năng giúp tăng tốc độ sửa đổi khi kết thúc quá trình. Ngoài tùy chọn sửa các lỗi thường gặp chỉ trong vài bước bằng cách sử dụng "Tìm & Thay thế", Word còn cho phép văn bản đa dạng hơn nhờ từ điển từ đồng nghĩa. Các chức năng và tính năng khác mà bạn nên biết trong Word là:

• Chức năng trường
• Macro
• Báo giá
• Số trang
• ngày
• Siêu liên kết

Kết luận: Đây là cách bạn có thể sửa đổi trong Word

Khi thiết lập một trang, bạn không chỉ đảm bảo rằng bạn sắp xếp đầu trang và chân trang, mục lục, bản dịch và danh sách nguồn một cách chính xác mà nội dung và chính tả cũng phải đúng. Với chế độ xem bên phải, bạn sẽ không còn bỏ sót bất kỳ lỗi đánh dấu nào. Một kiểm tra chính tả mới ở cuối văn bản cũng có vẻ hữu ích.

Nếu có thông số kỹ thuật cho số lượng từ hoặc ký tự, bạn có thể yêu cầu Word đếm chúng và kiểm tra chúng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó cũng có thể chỉ in các sửa chữa văn bản. Nhìn chung, cài đặt của chương trình cung cấp nhiều tùy chọn để sửa đổi tài liệu văn bản.

Bằng cách theo dõi các thay đổi, bạn có thể xem lịch sử chính xác của các thay đổi trong tài liệu. Cái gọi là đánh dấu là những người trợ giúp hữu ích: Chúng trực quan hóa những thay đổi trong bài kiểm tra. Cuối cùng, khi tất cả các bản sửa đổi đã được thực hiện, bạn có thể lưu tệp đã hoàn thành dưới dạng PDF hoặc gửi tài liệu dưới dạng thư từ biểu mẫu.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để hiển thị các thay đổi do những người chỉnh sửa khác thực hiện?

Tùy thuộc vào chế độ mà các biên tập viên khác đã sửa chữa hoặc nhận xét trên tài liệu tương ứng, các nhận xét có thể được hiển thị theo những cách khác nhau. Dù bằng cách nào, bạn có thể quyết định xem đề xuất nào. Để thực hiện việc này, hãy mở tab “Theo dõi” trong tab “Kiểm tra”. Tại đây, bạn có thể đặt đánh dấu cho các nhóm lỗi khác nhau.

Làm cách nào để chèn nhận xét vào văn bản?

Tab “Đánh giá” đưa bạn đến nút “Nhận xét”. Tại thời điểm này, bạn có thể tạo một nhận xét mới bằng cách đánh dấu đoạn văn bản được yêu cầu và sau đó nhấp vào trường "Nhận xét mới". Viết ghi chú của bạn vào bong bóng thoại. Word cung cấp tùy chọn tích hợp bình luận bằng mực. Bạn có thể nhận xét về tài liệu mà không cần bàn phím.