Cách cấu trúc đúng tài liệu Word của bạn
Word cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn khác nhau để thiết kế các tài liệu văn bản theo các yêu cầu khác nhau hoặc theo ý tưởng riêng. Không chỉ cài đặt phông chữ, mà còn có thể điều chỉnh bố cục và định dạng của tài liệu. Đặc biệt nếu bạn sử dụng Word thường xuyên và sử dụng một cấu trúc văn bản nhất định một cách thường xuyên, bạn có thể được hưởng lợi rất nhiều từ chức năng của "mẫu định dạng". Nhưng làm thế nào để bạn tạo một mẫu trong Word? Và bạn chỉnh sửa chúng như thế nào?
Template trong Word: nó thực sự là gì?
Công việc của bạn không bị giới hạn ở một định dạng cụ thể sao? Bạn có cần chuyển đổi giữa các loại văn bản khác nhau không? Bạn có thể lưu các mẫu người dùng khác nhau trong Word và truy cập chúng bất kỳ lúc nào. Điều này cho phép bạn tạo tài liệu với ít nỗ lực và nhanh chóng điền vào chúng với nội dung thích hợp.
Trong một số trường hợp nhất định, một vài mẫu sẽ tích lũy trong hệ thống nộp đơn của bạn. Để giữ cái nhìn tổng quan, bạn có thể sắp xếp các tài liệu mẫu này trong khu vực tác vụ tương ứng. Bằng cách này, bạn sẽ tìm thấy nó thậm chí còn nhanh hơn khi bạn đang tìm kiếm một phong cách cụ thể. Nhưng làm thế nào để các mẫu định dạng có thể được tích hợp vào tài liệu của bạn?
Sơ lược: cấu trúc và chỉnh sửa văn bản rõ ràng
Bạn sẽ tìm thấy lựa chọn các mẫu định dạng trong ruy-băng trình đơn bên dưới tab “Bắt đầu”. Theo mặc định, Word xác định các cấp độ khác nhau cho các tiêu đề ở các phông chữ và kích cỡ khác nhau, do đó giúp chuẩn hóa các tài liệu văn bản. Ngoài ra, các tiêu đề rất nổi bật so với nội dung văn bản hoặc hình ảnh.
Việc sử dụng các mẫu cũng cho phép điều hướng nhanh hơn trong tài liệu. Theo quy tắc, bạn sẽ tìm thấy cái gọi là "khu vực điều hướng" ở phía bên trái của trang trong Word. Nếu điều này không hiển thị với bạn, hãy tiếp tục như sau:
-
Chọn các tab "Xem".
-
Trong khu vực "Hiển thị", bạn có thể kiểm tra các trường "Thước", "Đường lưới" và "Khu vực điều hướng".
-
Ngay sau khi bạn kiểm tra "Khu vực điều hướng", thanh điều hướng sẽ xuất hiện ở bên trái.
-
Nhấp vào đây trên "Tiêu đề" để cấu trúc tiêu đề xuất hiện trong thanh điều hướng.
Word hiển thị tất cả các tiêu đề và tiêu đề phụ được xác định ở đây. Bằng cách nhấp vào trường văn bản được nhắm mục tiêu trong khu vực điều hướng, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các lớp bạn đã tạo.
Bạn có phải tuân theo các nguyên tắc cụ thể để định dạng nội dung văn bản và tiêu đề không? Bạn có nhận được hướng dẫn cụ thể về hình thức cuối tài liệu không? Các đề xuất của Word không phải lúc nào cũng đáp ứng được yêu cầu của công ty, trường học hoặc sở thích cá nhân. Nếu sau đó bạn sử dụng mẫu tùy chỉnh của mình, bạn có thể chắc chắn rằng mẫu đó sẽ xuất hiện đồng nhất và đáp ứng các thông số kỹ thuật của bạn.
Thực tế và cá nhân: Trình kiểm tra định dạng của Word
Vì lý do này, các mẫu có thể được tùy chỉnh. Mặc dù Microsoft Word thường chỉ định một kích thước phông chữ nhất định, phông chữ, khoảng cách dòng cụ thể và lựa chọn giữa căn đều, căn phải hoặc căn trái, nhưng vẫn có phạm vi ở đây: Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với cài đặt theo ý muốn.
Để chỉnh sửa mẫu định dạng hoặc để tạo một mẫu mới, hãy mở tab "Bắt đầu" trong ruy-băng trình đơn. Tại đây bạn sẽ tìm thấy trường "Định dạng mẫu". Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải. Tùy thuộc vào phiên bản Word, bạn có các tùy chọn khác nhau tại thời điểm này. Các chức năng sau có sẵn cho bạn:
- Mẫu kiểu mới
- Trình kiểm tra định dạng
- Kiểm tra phong cách
- Tùy chọn
Bạn chỉ có thể thấy các biểu tượng ở đây thay vì các điều khoản được liệt kê. Ví dụ: “A +” là viết tắt của “Mẫu định dạng mới”. Bấm vào biểu tượng để mở cửa sổ tương ứng.
Trong "mẫu định dạng mới", bạn có thể xác định các mẫu mới để định dạng văn bản theo ý tưởng của riêng bạn hoặc tham khảo ý kiến của nhà tuyển dụng. Mặt khác, “Trình kiểm tra định dạng” là một trợ lý kiểm tra cho bạn xem các mẫu định dạng đã xác định trước đó có đang được tuân thủ hay không - tương tự như “Kiểm tra mẫu định dạng”. Ví dụ: trong "Tùy chọn", bạn có thể sử dụng tài liệu hiện tại làm cơ sở để tạo một mẫu mới.
Được tổ chức tốt: Đây là cách bạn theo dõi mọi thứ trong Word
Nếu bạn đã quyết định tạo các mẫu người dùng riêng lẻ trong Microsoft Word, thì tài liệu mẫu có thể được lưu ở một vị trí lưu trữ thích hợp. Để có thể mở tệp nhanh chóng vào đúng thời điểm, thư mục tương ứng phải dễ tìm.
Vì một lượng lớn dữ liệu có thể nhanh chóng tích tụ trên máy tính, tổ chức của bạn đặc biệt quan trọng ở đây. Word gợi ý các vị trí lưu trữ khác nhau tùy thuộc vào loại tệp. Đồng thời, chương trình Office cung cấp cho bạn tùy chọn hiển thị tất cả các mẫu định dạng có sẵn.
Tuy nhiên, bạn không chỉ có thể truy cập các mẫu của người dùng mà còn có thể sử dụng các mô-đun văn bản riêng lẻ, được tạo sẵn thông qua lựa chọn danh sách. Cũng như đồ họa, các tài liệu có thể được đặt cùng nhau trong một thư mục và được đặt trong một vị trí lưu trữ riêng biệt và được gắn nhãn thích hợp dưới tên người dùng của bạn.
Sử dụng tiềm năng: Sử dụng các chức năng Word một cách chính xác
Nhờ các mô-đun văn bản có thể thay đổi, văn bản của bạn không chỉ có thể được tạo trong một vài bước, bạn có thể sử dụng một vài hàm khác để thực hiện các cá thể hóa bổ sung. Tùy thuộc vào yêu cầu cuối cùng mà tài liệu phải đáp ứng, bạn có thể chèn một vài yếu tố làm cho văn bản trông hấp dẫn hơn.
Đồ họa, các trường văn bản riêng biệt, trích dẫn và siêu liên kết nổi bật so với phần còn lại của văn bản thường hấp dẫn người đọc nói riêng và khơi dậy sự quan tâm của họ. Mục lục, danh sách nguồn, tên tác giả, ngày tháng và số trang thường là một phần của những điều cơ bản chính thức mà hầu hết các tài liệu đều có.
Nếu có nhiều người đang làm việc với một tệp, điều này có thể hữu ích khi bao gồm đường dẫn mà từ đó vị trí tệp của tài liệu được truy cập vào đầu trang hoặc chân trang của văn bản. Tên người dùng của bạn có thể hiển thị trong menu để mọi người làm việc trên văn bản có thể biết ai đã tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Mẫu và các chức năng khác: làm cho tài liệu hấp dẫn
Các chức năng khác nhau của Word cũng cho phép bạn sửa đổi các mẫu hiện có. Ví dụ: nếu bạn muốn sửa chữa, bạn có thể sử dụng chức năng "Tìm & Thay thế". Nếu bạn nhận thấy lỗi trong mẫu của mình sau khi bạn đã lưu nó trong một thư mục, bạn vẫn có thể tích hợp các thay đổi của mình và cập nhật tài liệu. Sau đó, mục nhập có thể được mở trong phiên bản hiện tại.
Khi bạn thiết lập một trang, bạn có thể sử dụng nút để sử dụng các chức năng trường khác nhau. Ngoài macro, ví dụ: bạn có thể chèn văn bản xe hơi vào văn bản của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột, mà bạn đã lập công thức từ trước và muốn sử dụng thường xuyên. Mặc dù bạn có thể nhanh chóng gọi và kích hoạt các lệnh được sử dụng thường xuyên với macro, bạn có thể sử dụng chức năng này để kết hợp các trường văn bản hoặc đồ họa vào tài liệu của mình.
Điều cần biết: Cách làm việc hiệu quả với Microsoft Word
Trong cuộc sống chuyên nghiệp hàng ngày, không chỉ các mẫu và chức năng như macro hoặc mô-đun văn bản là những yếu tố hữu ích của Word. Bạn có thể lưu bất kỳ tệp nào dưới dạng PDF. Sau đó, các tài liệu có thể được gửi đi một cách nhanh chóng và người khác không thể dễ dàng thay đổi được nữa.
Chương trình Office cũng cho phép bạn dịch và tạo các mẫu tự. Bằng cách này, bạn có thể tiếp cận nhiều người nhận không chỉ nhanh chóng mà còn hiệu quả. Nói chung, Microsoft Word cung cấp cho bạn một cách thực tế để giải quyết nhiều yêu cầu tạo văn bản. Bạn có thể xem tổng quan có cấu trúc về các chức năng trong ruy-băng menu của chương trình Office.
Hỏi & Đáp
Làm cách nào để tạo mẫu định dạng hoặc mẫu người dùng trong Word?
Chọn tab "Bắt đầu" trong ruy-băng trình đơn. Sau đó, tìm trường "Định dạng mẫu" ở thanh trên cùng. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một mũi tên nhỏ màu đen: Nếu bạn nhấp vào trường này, một trường khác sẽ mở ra. Trong khu vực phía dưới, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn có sẵn cho bạn để chỉnh sửa các mẫu. "Mẫu định dạng mới" hoặc biểu tượng dấu cộng cho biết tùy chọn tạo mẫu mới.
Tôi có thể thực hiện cài đặt nào cho các mẫu của mình?
Đầu tiên, hãy đặt tên người dùng cho mẫu định dạng của bạn. Bằng cách này, bạn có thể tìm lại mẫu sau trong menu hoặc ở vị trí lưu trữ tệp mong muốn của bạn. Sau đó, bạn có thể chỉ định loại tài liệu đó là gì. Bạn đang tạo một mẫu bảng? Hoặc một danh sách mẫu? Trong các cài đặt khác, phông chữ và kích thước cũng như khoảng cách và dấu hiệu cũng có thể được chỉ định.
