Cách tạo macro trong Word
Bạn có tiếp tục sử dụng cùng một lệnh trong Word và phải nhấp qua nhiều trường và hộp thoại không? Nó cũng có thể dễ dàng hơn! Với Microsoft Word, bạn có thể viết tắt các mục bằng cách tự mình trở thành một lập trình viên. Điều đó nghe có vẻ phức tạp hơn: Word đơn giản hóa thiết kế riêng lẻ và cho phép người dùng lưu các lệnh và đầu vào bằng cách sử dụng các tổ hợp do người dùng xác định - và sau đó gọi chúng ngay lập tức.
Macro để làm cho văn bản của bạn hoạt động dễ dàng hơn: điều gì đằng sau chúng?
Như với tất cả các chương trình, có một ngôn ngữ đằng sau Word xác định cách hoạt động của phần mềm. Bạn có thể xem kết quả của việc lập trình trong Microsoft Word dưới dạng văn bản của bạn, có thể được bổ sung theo yêu cầu với đồ họa và hình minh họa, siêu liên kết, trích dẫn, bản dịch và số trang. Bố cục cũng có thể được đặt trong Word: Bạn có thể chọn căn chỉnh và kích thước đầu trang và chân trang, khoảng cách và dòng có thể lớn như thế nào. Ngôn ngữ lập trình đằng sau nó được gọi là Visual Basic for Applications - nói ngắn gọn: VBA.
Macro là một loại chương trình trong VBA mà bạn có thể tự kết hợp với nhau. Ví dụ: các lệnh hoặc ký tự đặc biệt được sử dụng thường xuyên có thể được lưu dưới dạng phím tắt trong Word để có thể gọi chúng nhanh hơn.
Hướng dẫn: Cách tạo macro và sử dụng chúng một cách hợp lý
Để tạo macro:
-
Mở tab "Xem" trong ruy-băng trình đơn của tệp Word của bạn.
-
Trong vùng “Macro”, nhấp vào nút tương ứng và chọn “Ghi Macro”.
-
Bạn kích hoạt đầu vào mong muốn bằng tổ hợp trên bàn phím hoặc bạn sử dụng nút trong chương trình Office.
-
Sau khi bạn đã thực hiện mục nhập cần thiết, hãy nhấp lại vào "Macro" và chọn tùy chọn "Dừng ghi". Tại thời điểm này, bạn cũng có tùy chọn chỉ cần tạm dừng ghi âm nếu cần.
-
Lưu macro dưới bất kỳ tên nào để bạn có thể gọi nó lên sau này.
Đã lưu macro không có nghĩa là không thể thay đổi đầu vào. Bạn có tùy chọn sửa đổi chức năng theo mong muốn của mình và điều chỉnh nó nếu cần.
Đây là cách bạn có thể cập nhật macro trong Microsoft Word
Nếu bạn muốn cập nhật macro, hãy mở lại hộp thoại “Macro”. Ngoài tùy chọn ghi macro mới, còn có tùy chọn hiển thị danh sách macro đã được tạo. Ngoài ra, Word cung cấp cho bạn các công cụ khác nhau, tức là các công cụ trong phần mềm, mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa:
-
Trong tab “Chế độ xem”, hãy nhấp vào tab “Macro” trên tên macro mà bạn muốn chỉnh sửa.
-
Một cửa sổ hộp thoại khác sẽ mở ra khi nhấp chuột vào nút "Chỉnh sửa".
-
Các chương trình khác trong VBA có thể được thêm vào hoặc thay đổi tại đây.
-
Ngay sau khi tài liệu chứa macro, tệp sẽ được viết tắt là "dotm" làm phần mở rộng. Nếu bạn phát hiện ra chữ viết tắt này trong vị trí lưu trữ tương ứng, bạn biết rằng ít nhất một macro được tích hợp trong tài liệu tương ứng.
Tốt để biết: Đối với hầu hết các lệnh và nhiệm vụ, đã có sẵn các mã mã hóa trong VBA trên Internet. Tùy thuộc vào macro bạn muốn tạo, bạn có thể sử dụng các mã này và do đó tiết kiệm công việc cho chính mình. Nếu bạn đã biết ngôn ngữ lập trình, các lệnh riêng lẻ, phức tạp hơn có thể được tạo và kích hoạt trong Word.
Các tính năng trong Word: Tải xuống các công cụ dành cho nhà phát triển cho Word
Tùy thuộc vào mức độ quen thuộc của bạn với ngôn ngữ lập trình VBA và lập trình nói chung, bạn có thể hiện thực hóa các ý tưởng khác nhau. Điều tương tự cũng được áp dụng ở đây: Thực hành làm cho hoàn hảo. Trình tự ghi macro cũng như sử dụng hàm trong Word chạy ngày càng nhanh sau vài lần chạy.
Bạn sẽ nhanh chóng biết tên macro của các phím tắt thường dùng và có thể dễ dàng chèn các lệnh của mình. Nếu bạn muốn đắm mình hơn nữa trong ngôn ngữ và cách xử lý của chương trình, bạn nên tải xuống các công cụ dành cho nhà phát triển trong Word. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
-
Mở tab "Tệp" trong ruy-băng trình đơn của tài liệu của bạn.
-
Trong khu vực phía dưới của thanh ở phía bên trái, bạn sẽ tìm thấy nút “Thêm” và bên dưới khu vực “Tùy chọn”. Bấm vào trường để mở tab thích hợp.
-
Tại đây, bạn cũng có một số tùy chọn để lựa chọn. Nhấp vào "Customize Ribbon" trong nút bên trái.
-
Bây giờ bạn sẽ thấy hai trường. Nhìn vào hộp bên phải và tìm kiếm “công cụ dành cho nhà phát triển” để đánh dấu vào ô trống phía trước.
Bằng cách này, bạn bật các công cụ dành cho nhà phát triển trong cài đặt của mình và sau đó tìm chúng trong ruy-băng của bạn. Nhưng những công cụ này có ích gì trong Word? Macro có thể được thiết kế theo nhiều cách khác nhau và thực hiện các tác vụ do người dùng xác định.
Sử dụng macro mà bạn có thể tạo bằng công cụ dành cho nhà phát triển, toàn bộ mẫu có thể được tạo cho tài liệu của bạn. Ví dụ: nhà xuất bản hoặc công ty sử dụng các định dạng nhất định cho các bản in của họ có thể được lưu trong Word. Ví dụ, bạn có thể chỉ định mục lục và danh sách nguồn trông như thế nào. Khoảng cách, kích thước phông chữ và hiển thị đồ họa cũng có thể được lưu bằng các công cụ và được gọi lên chỉ trong vài bước. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng trang bị thêm các phép tính ngày tháng trong Word.
Kết luận: Sử dụng thành thạo macro trong Word
Microsoft Word cung cấp các chức năng khác nhau hỗ trợ người dùng trong các lĩnh vực trách nhiệm tương ứng của họ. Ví dụ: nếu bạn phải sử dụng một số lệnh liên tục, bạn có thể gọi chúng nhanh hơn bằng cách sử dụng macro. Chương trình Office giúp bạn có thể giảm số bước công việc và do đó làm việc với văn bản dễ dàng hơn.
Nếu tài liệu có chứa macro, điều này có thể được nhận dạng bằng chữ viết tắt "dotm" là phần cuối của tên tài liệu ở vị trí lưu trữ tương ứng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng macro không chỉ trong Word mà còn trong Excel. Nhờ các công cụ dành cho nhà phát triển, bạn có thể phát triển các chương trình rất phức tạp và tạo ra các giải pháp ứng dụng riêng lẻ. Với những công cụ này, Word và Excel cung cấp cho bạn một loạt các tùy chọn tùy chỉnh.
Ngoài các chức năng hữu ích này, chương trình Office cung cấp cho người dùng các tính năng bổ sung:
- Thiết lập trang
- Các hàm trường cho ngày tháng, trích dẫn, v.v.
- Tìm thay thế
- Lưu tệp Word dưới dạng PDF
- Thư nối tiếp
Nếu bạn ghi nhớ phạm vi chức năng này, nhiều tác vụ trong công việc văn bản có thể được đơn giản hóa và tăng tốc.
Câu hỏi thường gặp
Macro trong Microsoft Word là gì?
Macro là chương trình trong Word mà người dùng tự định nghĩa và lưu. Điều này có nghĩa là một số lệnh và đầu vào nhất định có thể được tổ chức dưới dạng tổ hợp phím có thể được gọi lên khi được yêu cầu. Ngoài các macro đơn giản, bạn cũng có thể tạo các macro lớn và phức tạp hơn, đằng sau đó là các mẫu tệp hoàn toàn bị ẩn.
Làm cách nào để tạo macro?
Bạn sẽ tìm thấy nút “Macro” trong tab “Xem” trong ruy-băng trình đơn của tệp Word của bạn. Tại đây bạn có tùy chọn hiển thị tất cả các macro hiện có hoặc ghi lại một macro mới. Tạo một macro mới, đặt tên cho macro và nhấp vào tổ hợp trường mong muốn hoặc nhập mẫu khóa. Sau đó, bạn có thể kích hoạt lệnh của mình chỉ trong vài bước theo ý muốn.