Bất cứ ai cũng có thể làm điều đó với những hướng dẫn này!
Việc xuất sổ địa chỉ từ Outlook sang Excel có thể cần thiết nếu bạn muốn tạo danh sách từ dữ liệu liên hệ và sắp xếp hoặc lọc chúng trong Excel. Ví dụ: nếu bạn cần danh sách Excel của tất cả khách hàng trước khi gửi thư, dữ liệu liên hệ hiện có phải được xuất sang Excel. Tình hình cũng tương tự nếu bạn chỉ muốn chuyển các phần trong sổ địa chỉ của mình. Nếu thông tin cá nhân trong sổ địa chỉ được giữ bí mật và không được chuyển đi, thì việc xuất sang Excel và chỉnh sửa trong Excel là rất hợp lý. Ngoài ra còn có một thủ thuật thực tế mà bạn có thể mở danh sách phân phối trong Excel và chỉnh sửa dữ liệu của nó.
Cách chuyển danh bạ của bạn từ Outlook sang Excel
Nếu bạn muốn chuyển danh bạ của mình từ sổ địa chỉ từ Outlook sang Excel, bạn có thể tiến hành như sau:
Khởi động Excel với sổ làm việc trống.
Mở Outlook và hiển thị danh bạ.
Chọn tất cả các địa chỉ liên hệ sẽ được xuất.
Kéo và thả các địa chỉ liên hệ vào sổ làm việc Excel. Nếu không thể nhìn thấy cửa sổ Excel bên cạnh cửa sổ Outlook, hãy kéo các liên hệ xuống thanh bắt đầu bằng nút Excel. Chờ một chút để cửa sổ Excel mở ở phía trước.
Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa các chi tiết trong Microsoft Excel như bình thường. Ví dụ: bạn có tùy chọn xóa các cột riêng lẻ, sắp xếp lại thứ tự của dữ liệu hoặc sắp xếp các mục nhập. Với phương pháp cộng tác đơn giản và đã được chứng minh này trong Office giữa Microsoft Excel và Microsoft Outlook, bạn có thể chuyển dữ liệu từ sổ địa chỉ của mình một cách hiệu quả và không bị mất dữ liệu.
Cách tạo bảng Excel từ một nhóm liên hệ từ Outlook
Outlook không cung cấp tùy chọn trực tiếp để xuất danh sách liên hệ sang Excel nhằm xử lý thêm danh sách liên hệ riêng lẻ. Tuy nhiên, có tùy chọn chuyển danh sách phân phối bằng thủ thuật:
Mở sổ địa chỉ trong Microsoft Outlook.
Khi nhấn nút chuột phải, kéo danh sách phân phối vào hộp thư đến và thả nút chuột.
Trong menu ngữ cảnh sau đó, chọn lệnh "Sao chép ở đây dưới dạng tin nhắn với văn bản".
Outlook tự động tạo một e-mail mới chứa tất cả dữ liệu từ danh sách phân phối. Chọn dữ liệu và sao chép nó vào Microsoft Excel qua khay nhớ tạm.
Theo cách thực tế này, bạn có thể di chuyển danh sách phân phối, trong nhiều trường hợp chứa hàng trăm mục nhập trở lên, sang Excel một cách tiết kiệm thời gian và hiệu quả.