Cách thiết lập các trang trong Word dễ dàng
Microsoft Word giúp người dùng dễ dàng làm cho các tài liệu trở nên hấp dẫn và rõ ràng. Không chỉ văn bản có thể được viết và định dạng dễ dàng: chương trình còn cung cấp tùy chọn tích hợp đồ họa, bảng biểu hoặc hình ảnh. Tài liệu Word của bạn trông chuyên nghiệp, đặc biệt khi nó đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Phông chữ, khoảng cách và đánh số phải hài hòa. Word sẽ giúp bạn thiết lập các trang một cách mạch lạc.
Tự do thiết kế: thiết lập các trang trong Word
Trước khi bạn có thể bắt đầu viết, một số câu hỏi cần được làm rõ:
- Thông tin nào nên có trong tài liệu?
- Nhóm đối tượng được cấu thành như thế nào?
- Và nó hấp dẫn điều gì?
- Các yêu cầu cần được đáp ứng là gì?
Microsoft Word là một trong những chương trình phổ biến nhất để tạo văn bản. Bởi vì nó cung cấp nhiều tùy chọn để chỉnh sửa và tùy chỉnh các tệp văn bản, phần mềm giúp thiết kế tài liệu dễ dàng hơn.
Trong Word, một mặt, bạn có thể sử dụng các mẫu Word có chứa các thiết đặt bố cục chung. Bằng cách này, các tệp có thể được tạo nhanh chóng tuân theo tiêu chuẩn về định dạng, phông chữ và kích thước của chúng, cũng như kích thước của đầu trang và chân trang. Tất nhiên, bạn cũng có thể sửa lại các mẫu định dạng này theo ý muốn của mình. Cuối cùng, bạn sẽ nhận được một định dạng do người dùng xác định, bạn có thể lưu và sử dụng lại sau này.
Cá nhân và sáng tạo: tạo và chỉnh sửa văn bản
Các mẫu định dạng được cung cấp bởi Microsoft Word không phải lúc nào cũng phù hợp với ý tưởng của công ty bạn hoặc mong muốn cá nhân của bạn. Vì lý do này, chương trình Office giúp bạn có thể tạo các tài liệu do người dùng xác định và thiết kế chúng theo yêu cầu và ý tưởng của riêng bạn.
Cũng giống như bạn có thể tích hợp bất kỳ số lượng siêu liên kết, trích dẫn và đồ họa nào vào văn bản của mình, cài đặt cho lề, đầu trang và chân trang cũng như căn chỉnh tài liệu của bạn là một trong những tùy chọn có sẵn cho bạn khi chỉnh sửa văn bản bằng Word.
Bạn muốn thiết lập trang của mình trước khi bắt đầu viết? Các cài đặt ảnh hưởng đến bố cục trang hoặc định dạng của tài liệu Word của bạn có thể được sửa đổi bất kỳ lúc nào. Bạn có thể xem xét các khía cạnh sau và sắp xếp chúng theo ý tưởng của mình:
- Căn chỉnh: Tài liệu nên xuất hiện ở định dạng dọc hay ngang?
- Lợi nhuận: Khoảng cách đến các cạnh của tờ giấy phải rộng bao nhiêu?
- Trong in ấn: Máng xối hoặc khoảng cách giữa các trang lớn như thế nào?
Ngoài những yếu tố xác định bố cục trang, các điểm khác đóng một vai trò quan trọng. Ví dụ, kích thước của các trang có thể được tính đến. Các trang cuối cùng nên được in ở định dạng nào? Ở đây không chỉ cần xem xét sự liên kết mà bản thân định dạng giấy cũng ảnh hưởng đến thiết kế văn bản.
Ví dụ, bạn có thể thiết kế các trang Din A5 trên giấy A4 hoặc in ra nhiều trang Din A6 trên một trang Din A4. Word cũng giúp bạn tìm bố cục trang tối ưu cho các tài liệu được đóng gáy.
Đây là cách nó hoạt động: Làm việc hiệu quả với Microsoft Word
Ngang, dọc, giãn cách dòng và lề - tất cả các cài đặt này ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của bạn và phải được tính đến khi tạo văn bản. Để giữ cho việc xử lý đơn giản và trực quan cho bạn, Word cung cấp cho bạn một số chức năng đặc biệt.
Ví dụ, chương trình Office chứa các hàm trường mà bạn có thể sử dụng để tự động cập nhật các phần tử văn bản nhất định. Ví dụ: bạn có thể chèn ngày hiện tại, nhưng cũng có thể chèn danh sách nguồn hoặc mục lục vào văn bản của mình. Nếu sau đó trường này xuất hiện màu xám khi bạn nhấp vào nó, nó có thể được chỉnh sửa. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ vào phần thích hợp.
Một ví dụ khác về chức năng trong Word là chèn số trang. Tính năng này là một công cụ tích hợp trong chương trình Office. Nếu bạn muốn thiết lập một trang, bạn cần công cụ này. Cách bật đặc tả số trang trong tài liệu của bạn:
-
Nhấp vào tab "Chèn" trong tệp Word của bạn.
-
Tìm trường "Đầu trang và Chân trang" và mở hộp thoại "Số Trang".
-
Bây giờ bạn sẽ được hiển thị các tùy chọn khác nhau trong khu vực bạn có thể đánh số.
-
Sau khi bạn đã chọn, số trang vẫn có thể được sửa lại bằng cách sử dụng chức năng trường tương ứng trong nút ở chân trang hoặc đầu trang.
Tùy thuộc vào bố cục và độ dài văn bản, ngắt trang có thể được đặt sao cho khoảng cách giữa văn bản và số trang của bạn nhất quán. Bạn cũng có thể đánh số các dòng tự động trong Microsoft Word. Nếu bạn muốn tự mình nhập thông tin, bạn cũng có thể chuyển cách đánh số tự động trở lại đánh số thủ công.
Các tính năng và lệnh hữu ích trong Microsoft Word
Khi tạo tài liệu Word, không chỉ các trang riêng lẻ được thiết lập với lề, khoảng cách và phông chữ thích hợp. Toàn bộ tài liệu phải hấp dẫn và thu hút sự chú ý của người đọc. Vì lý do này, bạn nên sử dụng các tính năng bổ sung của chương trình Office.
Hãy nhớ rằng các tùy chọn cài đặt khác nhau - tùy thuộc vào định dạng giấy đã chọn - có các hiệu ứng khác nhau. Rãnh, lề và khoảng cách dòng phụ thuộc nhiều vào kích thước trang tính cuối cùng. Các khía cạnh khác, tuy nhiên, độc lập với định dạng.
Ví dụ: khi làm việc với Word, bạn nên sử dụng các phần nhanh. Các lệnh được sử dụng thường xuyên có thể được lưu dưới dạng macro và được gọi bằng các tổ hợp phím nhất định. Bạn cũng có thể kết hợp các bản dịch vào tài liệu Word của mình và lưu tệp đã hoàn thành dưới dạng PDF. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chức năng "Tìm & Thay thế" để thực hiện các chỉnh sửa. Để có kết quả có cấu trúc, bạn nên chèn các trang bìa vào đầu mỗi chương.
Sơ lược về chi tiết: Triển khai thực tế các cài đặt trong Word
Trong khi bạn đang chỉnh sửa ngắt trang hoặc số trang trong tab "Chèn", bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn cài đặt khác trong các khu vực khác của dải băng trong Word. Nếu bạn mở một tệp mới, ban đầu nó sẽ chứa các ứng dụng tiêu chuẩn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi và cá nhân hóa chúng theo ý muốn.
Các lề của tài liệu của bạn có thể được đặt trong tab "Bố cục" trong phần "Đoạn văn". Tại thời điểm này, bạn cũng có tùy chọn xác định căn chỉnh của tệp của bạn. Ngoài ra, bạn cũng sẽ tìm thấy các nút ở đây để đặt dấu gạch nối và các cột:
-
Nhấp vào tab "Bố cục".
-
Trường "Thiết lập trang" nằm ở phía bên trái của ruy-băng trình đơn: Có thể xác định nhiều cài đặt khác nhau tại đây.
-
Một cửa sổ hộp thoại khác sẽ mở ra với một cú nhấp chuột vào vùng "Cột". Ở đây, bạn có thể chỉ định, ví dụ, bao nhiêu cột mà văn bản của bạn sẽ xuất hiện trên một tờ giấy.
Bạn cũng có thể chỉ định định dạng giấy mong muốn của mình trong nút "Thiết lập trang". Ở đây bạn sẽ tìm thấy các định dạng phổ biến Din A4 hoặc Din A5, nhưng cũng có thể được gọi là định dạng "Thư".
Tốt để biết: Ngoài hình minh họa và đồ họa, bạn cũng có thể sử dụng tab "Chèn" để chèn đầu trang và chân trang. Mặt khác, nếu bạn muốn tích hợp hình mờ vào tài liệu của mình, bạn sẽ tìm thấy hình mờ đó trong tab "Bản nháp". Word cũng cho phép bạn lặp lại các logo đồ họa trên mọi trang.
Kết luận: thiết lập các trang dễ dàng
Phần mềm Word giúp bạn tạo các văn bản văn bản theo ý tưởng của mình. Chương trình cung cấp cho bạn các tùy chọn cài đặt và tính năng khác nhau không chỉ giúp làm việc với văn bản dễ dàng hơn mà còn tăng tốc chúng.
Vì vậy, không chỉ thực hiện được các thao tác cơ bản như viết và chỉnh sửa các phần tử văn bản: Word còn hỗ trợ các tính năng phức tạp hơn như vẽ chính xác với các đường lưới riêng lẻ hoặc tạo các chữ cái. Nếu bạn nhận thấy lỗi trong tài liệu của mình, bạn có thể chỉnh sửa chúng ngay lập tức. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng bản sửa đổi thủ công bằng con trỏ tại đoạn văn bản có liên quan hoặc tính năng Office thích hợp. Các chức năng trường đặc biệt có sẵn để bạn xử lý.
Ví dụ: các dấu chấm có đột nhiên xuất hiện giữa các từ trong văn bản của bạn không? Một từ nào đó thường bị sai chính tả? Bạn có thể thực hiện các thay đổi và sửa lỗi chỉ trong vài bước. Các trang và toàn bộ tệp có thể dễ dàng thiết lập và điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Những khía cạnh nào cần được xem xét khi thiết lập một trang?
Để thiết kế một trang theo ý muốn và ý tưởng của bạn, bạn nên xem xét kỹ hơn cách trình bày của trang tính, trong số những thứ khác. Ví dụ, ở đây bạn có thể chỉ định định dạng giấy, nhưng cũng có thể đặt lề, căn chỉnh và ngắt. Ngoài ra, khoảng cách dòng và phông chữ cũng đóng một vai trò quan trọng.
Làm cách nào để thiết lập bố cục tài liệu của tôi?
Bạn có thể tìm thấy phần “Thiết lập trang” trên tab “Bố cục”. Tại đây, bạn có thể thực hiện các cài đặt khác nhau ảnh hưởng đến cách xem tài liệu Word của bạn. Một mặt, tại thời điểm này, bạn có thể chọn khoảng cách mà văn bản của bạn phải có đến các mép bên phải và bên trái của tờ giấy. Mặt khác, đánh số dòng cũng có thể được chèn và gạch nối có thể được thực hiện.
