Cách tạo và thay đổi số trang trong tài liệu Word
Bất kỳ ai làm việc nhiều với các tệp văn bản và tài liệu đều biết tầm quan trọng của việc giữ một cái nhìn tổng quan: Cấu trúc của văn bản quyết định mức độ dễ hiểu của nội dung đối với người đọc và mức độ hấp dẫn của cấu trúc đối với họ. Ngoài ra, không có thông tin nào bị mất thông qua một tổ chức chu đáo. Vì lý do này, Microsoft Word cung cấp cho người dùng nhiều công cụ khác nhau giúp đơn giản hóa việc cấu trúc tài liệu. Điều này bao gồm số trang, trong số những thứ khác.
Làm việc rõ ràng với số trang trong Word
Microsoft Word cung cấp cho người dùng nhiều tính năng khác nhau, tức là các công cụ để soạn thảo văn bản. Trong chương trình, tài liệu không chỉ có thể được chia thành nhiều cấp độ bằng cách sử dụng các tiêu đề. Các phông chữ và kích thước khác nhau cũng giúp làm cho văn bản rõ ràng hơn.
Để tài liệu không bị lộn xộn và không gây choáng ngợp cho người đọc, bạn nên đặt độ rộng của lề và ngắt phần cho phù hợp. Khoảng cách dòng cũng như đầu trang và chân trang cũng đóng một vai trò quan trọng. Đây là một số yếu tố cần xem xét khi thiết lập một trang. Nếu bạn chỉ nhận thấy những mâu thuẫn trong quá trình tạo văn bản, chúng cũng có thể được sửa đổi trong quá trình tiếp theo.
Đây là cách nó hoạt động: Chèn số trang trong tài liệu Word
Việc chỉ định số trang có thể rất hữu ích, đặc biệt khi bạn đang làm việc với các tài liệu có nhiều trang và ít ngắt phần. Bạn và những người đọc khác sẽ tìm thấy một số phần nhất định trong văn bản nhanh hơn dựa trên thông tin bổ sung. Nếu nhiều người cùng tham khảo tệp văn bản vào thời điểm muộn hơn, thì việc trao đổi nội dung sẽ dễ dàng hơn nhờ số trang.
Bạn cũng có thể tham khảo đồ họa, bản dịch, bảng biểu hoặc trích dẫn tốt hơn nhờ số trang. Đó là lý do tại sao bạn có thể thêm số trang vào trích dẫn trong Word. Nhưng làm thế nào bạn có thể chèn số trang trong Word? Với những hướng dẫn này, nó hoạt động:
-
Mở tab "Chèn" trong ruy-băng trình đơn của tệp Word của bạn.
-
Tìm vùng "Đầu trang và Chân trang" và nhấp vào nút "Số trang".
-
Một cửa sổ hộp thoại khác mở ra, hiển thị cho bạn một số tùy chọn mà bạn có thể chọn.
-
Nhấp vào thông tin bạn muốn: Bạn có thể chỉ định xem số trang sẽ được hiển thị ở trên cùng, dưới cùng, chính giữa, bên trái hay bên phải. Bạn không thích thiết kế? Đừng lo lắng: các thay đổi trong tài liệu có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào.
Với những hướng dẫn này, bạn không chỉ có thể chèn số trang. Bạn cũng xác định vị trí bạn đặt chúng trên trang của mình và những trang nào bạn đánh số ở vị trí đầu tiên.
Chỉnh sửa sáng tạo: tích hợp số trang vào các khái niệm riêng lẻ
Đánh số trang cho phép người đọc theo dõi văn bản. Số trang cũng giúp bạn xác định và sửa lỗi khi sửa đổi tài liệu. Tùy thuộc vào yêu cầu phải đạt và ý kiến của bạn về kết quả của văn bản mà các hình thức đánh số trang khác nhau cho phù hợp.
Các số trang có thể được đặt ở các vị trí khác nhau. Việc đánh số thường được chèn ở cuối trang trong footer. Tuy nhiên, bạn có thể tự do xác định khu vực liên quan. Cũng có thể thêm số trang trong tiêu đề hoặc luôn cho biết số trang ở lề ngoài.
Nếu bạn đã quyết định một tùy chọn ở đây, câu hỏi cũng nảy sinh là những trang nào nên được đưa vào đánh số. Sẽ xảy ra trường hợp các tệp chứa trang bìa hoặc trang tiêu đề không được cung cấp số trang.
Microsoft Word cho phép các ngoại lệ khác nhau tại thời điểm này. Một mặt, bạn có thể bắt đầu số trang bằng 3 chẳng hạn. Mặt khác, chương trình cho phép không chỉ định số trang cho các cấp nhất định trong mục lục.
Tùy chọn thiết kế văn bản: các ứng dụng và ý tưởng thực tế
Ngoài cài đặt đánh số trang, có những chức năng khác có sẵn trong Word giúp công việc của bạn hiệu quả hơn. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể chèn thông tin mới qua menu ngữ cảnh hoặc, ví dụ: điều chỉnh phông chữ hoặc kích thước. Để giữ cho đặc điểm kỹ thuật về số trang của tài liệu văn bản càng đơn giản càng tốt, các trang có thể được đánh số theo từng chương, ví dụ.
Vì vậy, bạn chỉ có thể chèn số trang vào một số phần nhất định
Bạn có muốn số trang bắt đầu sau mục lục và bảng số liệu - nhưng sau đó, ví dụ: với một số cao hơn? Không thành vấn đề, vì bạn có thể tìm thấy mọi thứ bạn cần cho việc này trên tab Bố cục trong ruy-băng: Dấu ngắt.
Dấu ngắt phần không hiển thị trong tài liệu Word, nhưng nó giúp gán số trang cho các phần cụ thể của tài liệu. Bạn chỉ muốn thêm số trang vào nội dung tác phẩm của mình? Sau đó làm như sau:
-
Chèn dấu ngắt phần ngay trước phần nội dung văn bản. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau: Bố cục> Dấu ngắt> Phần ngắt> Trang tiếp theo.
-
Trên trang sau, bây giờ bạn có thể định dạng số trang như được mô tả ở trên: Chèn> Số trang.
-
Bạn có muốn đánh số trang bắt đầu bằng số 3 vì đã có hai trang thư mục đứng trước nó không? Sau đó chọn "Định dạng số trang" và nhấp vào "Bắt đầu tại". Bây giờ hãy chèn số mà bạn muốn bắt đầu đánh số trang của mình.
Ngoài chức năng này, chương trình Office cung cấp một số hàm trường mà bạn có thể bổ sung cho đầu trang hoặc chân trang. Ở đó, bạn không chỉ có thể tìm thấy số trang mà còn có thể tìm thấy, ví dụ, tiêu đề chương, số chương, ngày tháng hoặc tiêu đề của tài liệu.
tiền boa: Ví dụ: các mục được sử dụng thường xuyên có thể được lưu dưới dạng phím tắt và được sử dụng làm cái gọi là macro bất cứ lúc nào. Đọc ở đây cách bạn có thể hiển thị tổng số trang mà không cần giới thiệu.
Số trang thiết kế: thực hiện thay đổi
Ngay từ đầu bạn đã định vị số trang theo ý tưởng của mình. Trong khi chờ đợi, ý kiến của bạn hoặc các yêu cầu tương ứng đã thay đổi. Nhưng làm thế nào những ý tưởng mới có thể được thực hiện?
Nếu bạn muốn thay đổi số trang, bạn có một số tùy chọn. Một mặt, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh bằng cách dùng con trỏ nhấp đúp vào vùng đầu trang hoặc chân trang. Mặt khác, các công cụ chân trang khác nhau cũng có thể được sử dụng trong Word. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
Để thực hiện việc này, hãy mở cửa sổ để đặt chân trang hoặc đầu trang trong tab "Chèn" trong ruy-băng trình đơn của tệp của bạn.
Tại thời điểm này, định dạng số của việc đánh số trang có thể được xác định theo yêu cầu riêng.
Ví dụ: chọn số La Mã hoặc cách đánh số khác (A, B, C hoặc i, ii, iii).
Nhờ các công cụ chân trang, bạn vẫn có thể thực hiện các thay đổi sau khi văn bản đã được thiết kế và định dạng vùng đầu trang hoặc chân trang theo ý tưởng của bạn.
Kiến thức thực tế: Word có thể làm gì
Số trang là một công cụ hữu ích để cung cấp cho tài liệu của bạn một cấu trúc tốt hơn. Nhưng chúng không phải là tất cả những gì Microsoft Word cung cấp. Chương trình xử lý văn bản là một người trợ giúp thực sự khi xử lý các tài liệu dài hơn: Các lỗi nhỏ trong định dạng số, dấu phẩy hoặc chính tả, cũng như trong đặc tả tên hoặc ngày tháng, nhanh chóng xuất hiện. Ở đây, nó giúp đọc lại toàn bộ văn bản đã hoàn thành của bạn và chú ý đến các chi tiết. Bạn có thể dễ dàng sửa các lỗi tiếp theo bằng cách sử dụng "Tìm kiếm & Thay thế". Đây cũng là cách bạn có thể tránh những sai lầm trong thiết kế tài liệu:
- Mục lục: Dấu hiệu của các tiêu đề cho bạn biết liệu bạn đã bao gồm tất cả các chủ đề có liên quan về mặt nội dung hay chưa.
- Ý kiến: Bạn có thể xem tệp từ các góc độ khác nhau thông qua tab "Xem". Bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy các lỗi về định dạng và bố cục.
- Siêu liên kết: Nhấp đúp vào các liên kết được tích hợp để mở trang web tương ứng để kiểm tra xem liên kết có được tạo chính xác hay không.
- Chính tả và Dấu câu: Mặc dù Word sẽ cung cấp cho bạn sự hỗ trợ toàn diện để sửa lỗi chính tả, nhưng bạn nên kiểm tra lại lần cuối. Bạn có thể kiểm tra lại tên và các từ nước ngoài, từng phần một.
Sau khi bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng tài liệu và sửa chữa bất kỳ lỗi nào, bạn có thể lưu tệp dưới dạng PDF hoặc gửi cho nhiều người dưới dạng thư biểu mẫu. Một danh sách nguồn cũng có thể được chèn vào. Điều quan trọng là đặt tên cho tài liệu một cách mạch lạc và lưu tệp ở vị trí dễ tìm. Nếu không có yêu cầu riêng, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu tuân theo một tiêu chuẩn cụ thể.
Kết luận: chèn và định dạng số trang
Để cấu trúc tài liệu rõ ràng nhất có thể, Microsoft Word cung cấp nhiều chức năng khác nhau. Một thứ ngay lập tức cung cấp một cấu trúc rõ ràng là đặc điểm kỹ thuật của số trang. Việc đánh số các trang riêng lẻ giúp tác giả tìm thấy các thành phần văn bản riêng lẻ khi thay đổi các phần. Mặt khác, các con số ở cuối trang cũng giúp người đọc: Giống như ngắt phần thông thường, tham chiếu trang có nghĩa là văn bản vẫn dễ đọc và có cấu trúc rõ ràng.
Vì mỗi công ty và mỗi người đều có những yêu cầu khác nhau đối với tài liệu văn bản, nên chức năng này có thể được cá nhân hóa trong Word: Bạn có thể sắp xếp đánh số trang trong phần đầu trang cũng như ở phần chân trang. Định vị ở cạnh hoặc ở giữa trang tính cũng có thể.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để tích hợp số trang vào tài liệu Word của tôi?
Số trang được chỉ định trong Word chỉ trong một vài bước. Bạn có thể mở hộp thoại “Đầu trang và Chân trang” qua tab “Chèn”. Tại đây bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn cài đặt khác cũng bao gồm các công cụ chân trang: Bạn chọn vị trí đánh số trang. Các con số không nhất thiết phải được đặt ở cuối trang. Tiêu đề cũng cung cấp không gian để đánh số.
Việc đánh số trang có luôn bắt đầu từ trang đầu tiên không?
Thường phải có trang bìa hoặc trang tiêu đề. Theo quy định, điều này không nên được đưa vào hệ thống đánh số. Vì lý do này, bạn có thể chỉ định số trang theo ý muốn cá nhân của bạn. Ví dụ, có thể bắt đầu đánh số với số 3 ở trang thứ ba.
