Lợi ích của việc chuyển đổi Word sang PDF
Bất kỳ ai chia sẻ tệp Word với bên thứ ba bằng e-mail hoặc các kênh khác sẽ nhận thấy rằng tệp thường quá lớn để gửi hoặc người nhận không thể mở được vì lý do tương thích. Để tránh những vấn đề này và các vấn đề khác, tệp Word có thể được lưu dưới dạng PDF. Việc này có thể được thực hiện nhanh chóng và miễn phí bằng Microsoft Word.
Điều gì làm cho định dạng PDF trở nên đặc biệt?
Từ viết tắt “PDF” là viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh “Định dạng Tài liệu Di động”. PDF là một định dạng tệp đa nền tảng. Điều này có nghĩa là cả người dùng Mac và Windows PC đều có thể dễ dàng mở tài liệu PDF.
Không quan trọng việc PC có giấy phép của Microsoft hay không. Các tệp PDF có thể được mở bằng các chương trình miễn phí khác nhau. Đây chính xác là ưu điểm chính của định dạng tệp này so với tệp Word cổ điển. Và PDF có các tính năng đặc biệt khác: Một mặt, không thể thay đổi tài liệu ở định dạng PDF. Mặt khác, Định dạng Tài liệu Di động chiếm ít dung lượng lưu trữ hơn so với tệp văn bản hoặc hình ảnh cổ điển.
Để tránh các vấn đề về khả năng tương thích, Microsoft cho phép mọi tệp Word được lưu dưới dạng PDF. Bạn có thể chuyển đổi nó thành tệp PDF tiết kiệm không gian và không thể thay đổi chỉ trong một vài bước đơn giản.
Ưu điểm khi gửi - gửi nội dung an toàn và gọn nhẹ
Việc chuyển đổi từ Word sang PDF đặc biệt mong muốn khi tài liệu Word được gửi qua e-mail hoặc qua dịch vụ messenger. Ở định dạng PDF, chữ viết của bạn không thể thay đổi, dù cố ý hay vô ý. Đặc biệt nếu bạn gửi một tài liệu vì lý do chuyên môn để thông báo cho các đối tác hợp đồng, thì việc tạo các tệp PDF có dấu trang là rất đáng giá. Chúng đảm bảo rằng người nhận có thể mở tài liệu và đọc nó tại đoạn văn được chỉ định.
Điểm nhấn đặc biệt: Với Word, bạn có thể tự động gửi các tệp văn bản dưới dạng tệp PDF. Bạn không phải chuyển đổi hoặc chuyển đổi tệp, hoặc thậm chí thoát khỏi Word. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, một cửa sổ email sẽ mở ra từ Word. Tệp ở định dạng PDF mới sẽ tự động được đính kèm. Các tệp thuộc loại định dạng này không chỉ được bảo vệ khỏi chỉnh sửa mà còn giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ. Điều này đặc biệt hữu ích khi gửi các tệp lớn hơn.
Biện pháp khắc phục sự không tương thích của phần cứng hoặc phần mềm
Bằng cách lưu tài liệu dưới dạng PDF, bạn khéo léo vượt qua các vấn đề với phần mềm hoặc phần cứng không tương thích. Mặc dù chỉ có thể mở tệp Word nếu gói Office trả phí được cài đặt, nhưng có thể mở tệp PDF từ bất kỳ PC nào bằng phần mềm miễn phí. Thông thường, các trình đọc PDF như vậy đã được cài đặt theo mặc định.
Đáng biết: Bạn sẽ không chỉ mở tệp Word cũ của mình mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Cách trình bày nội dung cũng đáng tin cậy. Văn bản và hình ảnh trong PDF luôn được hiển thị đúng với bản gốc, ngay cả khi tệp được giải nén trên máy tính bảng hoặc điện thoại di động.
Cách lưu tệp Word dưới dạng PDF - một hướng dẫn
Có nhiều tùy chọn khác nhau để chuyển đổi tệp văn bản Word thành tài liệu PDF. Thế hệ Office của bạn quyết định bạn sử dụng.
Bổ trợ thực tế cho Word 2007
Để lưu trực tiếp tệp văn bản dưới dạng PDF trong Office 2007, bạn cần có một phần mở rộng. Đây được gọi là một phần bổ trợ trong tiếng Anh và có thể được cài đặt miễn phí trong Windows 2007. Trước đó, Windows đã sử dụng loại lưu trữ đa nền tảng của riêng mình: các tệp có phần mở rộng “XPS”, giống như tệp PDF, là định dạng in độc lập với Windows. Tuy nhiên, vì ngày càng nhiều người dùng Office yêu cầu tùy chọn in PDF làm tiêu chuẩn, nên Microsoft đã tích hợp chức năng này cho tất cả các thế hệ tiếp theo.
Chuyển đổi Word sang PDF kể từ Word 2010
Kể từ Word 2010, các tệp văn bản Word có thể được chuyển đổi nhanh chóng và thuận tiện thành tệp PDF. Bạn có thể lưu tài liệu Word dưới dạng PDF bằng cách làm theo các bước sau:
-
Mở tệp bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
-
Nhấp vào "Tệp" và chọn tùy chọn "Lưu dưới dạng" từ trình đơn thả xuống.
-
Bấm vào mũi tên bên cạnh loại tệp hiện tại (tài liệu Word .docx).
-
Thay đổi loại tệp thành PDF với phần mở rộng là .pdf.
-
Thay đổi tên tài liệu nếu cần.
-
Nhấp vào "Lưu".
Bạn sẽ tự động quay lại tài liệu Word ban đầu của mình. Bạn sẽ tìm thấy tệp PDF mới được tạo trong cùng một thư mục và dưới cùng một tên.
In tài liệu Word dưới dạng PDF và đạt được nhiều chức năng hơn
Một cách khác là in dưới dạng PDF. Bạn không sử dụng một máy in thực sự ở đây, cũng không phải bạn đang sản xuất một sản phẩm in. Cài đặt “In dưới dạng PDF” chỉ tạo một tệp PDF. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
-
Mở tài liệu đích mà bạn muốn in dưới dạng PDF.
-
Nhấp vào “Tệp” và chọn “In” từ menu bên trái.
-
Thay đổi cài đặt trong "Máy in" thành "Microsoft Print to PDF".
-
Nếu cần, hãy thực hiện các thay đổi trong nút "Cài đặt" hoặc trong "Thiết lập trang".
-
Nhấp vào nút "In" ở trên cùng bên trái.
-
Trong hộp thoại mới, chọn tên tệp và vị trí lưu trữ của PDF và xác nhận với "Lưu".
Nhưng sự khác biệt giữa “Lưu dưới dạng PDF” và “In dưới dạng PDF” là gì? Nếu bạn in tài liệu dưới dạng PDF, bạn có thể - không giống như chỉ lưu nó - thực hiện các cài đặt mở rộng: Ví dụ: bạn chỉ có thể in các vùng nhất định của trang, thay đổi độ rộng của lề hoặc đặt in hai mặt hoặc in màu. Trong "Thiết lập trang", bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn in khác.
tiền boa: Đặc biệt, nếu bạn có ý định thiết kế một tờ rơi quảng cáo hoặc một cái gì đó tương tự bằng Adobe thì nên sử dụng máy in. Bạn có thể đặt chất lượng cao hơn tại đây để PDF cũng có thể hoạt động như một tác phẩm nghệ thuật cuối cùng cho sản phẩm in mà không gặp bất kỳ sự cố nào.
Thông qua “In dưới dạng PDF”, bạn có thể thiết lập một máy in PDF có tính phí, chẳng hạn như máy in Adobe PDF, ngoài cài đặt tiêu chuẩn. Sau đó, điều này cho phép in với độ phân giải tốt hơn hoặc chứa các tùy chọn riêng lẻ khác.
Lưu các tệp Word dưới dạng PDF và chia sẻ nội dung mà không gặp rủi ro
Word ra đời với vô số chức năng liên quan đến thiết kế văn bản. Đảm bảo tính rõ ràng và chuyên nghiệp với mục lục, ngày tháng hoặc số trang ở đầu trang và chân trang. Với macro, chức năng trường, mẫu và chức năng "Chỉnh sửa" hoặc "Thiết lập", bạn có thể làm cho tài liệu của mình đồng nhất và chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn đảm bảo chất lượng văn bản tốt hơn một mặt bằng cách chèn các trích dẫn hoặc siêu liên kết và mặt khác với các chức năng dịch hoặc tìm kiếm và thay thế trong Word.
Bằng cách lưu tệp Word dưới dạng PDF, bạn không chỉ tránh được các vấn đề khi mở hoặc hiển thị bằng phần mềm hoặc phần cứng khác. Các thay đổi không mong muốn đối với tài liệu được chia sẻ cũng có thể tránh được. Chia sẻ tệp PDF cũng an toàn hơn và chiếm ít dung lượng lưu trữ hơn.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF?
Có hai cách để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF. Đi tới “Bắt đầu” trên “Lưu dưới dạng” và thay đổi định dạng tệp thành “PDF” hoặc bạn có thể in tệp dưới dạng PDF. In dưới dạng tệp PDF cho phép bạn thực hiện các cài đặt bổ sung mở rộng và điều chỉnh vị trí lưu trữ hoặc tên tệp.
Công dụng của việc lưu tài liệu Word dưới dạng PDF là gì?
Không giống như tệp Word, tệp PDF có thể được mở và hiển thị mà không bị lỗi, bất kể phần mềm hoặc phần cứng được sử dụng. Ngoài ra, văn bản của bạn dưới dạng PDF an toàn trước những thay đổi có chủ đích và không chủ ý từ phía người nhận. Ngoài ra, tệp PDF chiếm ít dung lượng lưu trữ hơn tệp Word khi chúng được gửi đi.