Cách chèn mục lục trong Word

Đây là cách bạn giữ cái nhìn tổng quan trong tài liệu Word

Nhiều chức năng khác nhau có thể được sử dụng trong Microsoft Word để cấu trúc văn bản rõ ràng nhất có thể. Các tiêu đề và các phần mạch lạc giúp người đọc dễ hiểu thông tin hơn. Chương trình Microsoft Office cung cấp các kiểu đánh dấu tiêu đề, tiêu đề phụ và nội dung khác nhau. Bạn có thể sử dụng điều này để tạo mục lục. Nhưng cách chèn thư mục hoạt động như thế nào trong Word và làm cách nào để biến một dòng thành một tiêu đề chỉ với một cú nhấp chuột?

Mục lục trong Word: theo dõi mọi thứ

Khi bắt đầu một văn bản dài, mục lục có thể rất hữu ích: Người đọc có ấn tượng đầu tiên về tệp, điều chỉnh nội dung của tài liệu và chuẩn bị cho các phần riêng lẻ. Văn bản đề cập đến những chủ đề nào? Tổng thời lượng của tài liệu là bao nhiêu? Sử dụng số trang có thể đọc được trong mục lục, bạn cũng có thể ước tính thời lượng của các phần tương ứng dưới tiêu đề. Do đó, bất kỳ ai muốn trở thành độc giả đều có thể bắt đầu trực tiếp tại phần văn bản ưu tiên.

Làm theo các bước sau để chèn mục lục vào tài liệu Word của bạn:

1. Mở tab "Tham chiếu" trong ruy-băng trình đơn của tệp Word của bạn.

2. Trong khu vực bên trái, bạn sẽ tìm thấy trường "Mục lục". Nhấp vào đây để xác định các cài đặt khác trong cửa sổ mới.

   

3. Chọn mục lục ưa thích của bạn bằng nút chuột hoặc tạo một mẫu do người dùng xác định.

   

4. Trong cửa sổ hộp thoại tương ứng, bạn cũng có thể chỉ định các ký tự điền mà bạn muốn sử dụng trong mục lục của mình (dấu chấm, dấu gạch ngang, tab, v.v.).

5. Bạn cũng có thể cập nhật thư mục đã được tạo trong vùng "Mục lục" ngay sau khi bạn thực hiện các thay đổi đối với văn bản của mình.

   

Nếu bạn sử dụng các mẫu Word được định dạng trước từ Microsoft Word cho các tiêu đề của mình, chương trình sẽ sử dụng các cấp của tiêu đề để tạo thư mục. Nếu bạn đã nhập tiêu đề của các chương của mình chưa được định dạng, bạn cũng có thể tạo mục lục theo cách thủ công. Bạn cũng sẽ tìm thấy một chức năng tương ứng trong nút "Mục lục".

Cập nhật mục lục tự động trong Word: Đây là cách nó hoạt động

Bạn có thể dễ dàng tạo và cập nhật mục lục tự động bằng chuột. Để chuyển các tiêu đề mới hoặc số trang đã thay đổi vào cấu trúc, hãy tiến hành như sau:

1. Nhấp vào mục lục tự động.

2. Phía trên tiêu đề là trường "Cập nhật mục lục", bạn có thể nhận ra trường này bằng dấu chấm than màu đỏ.

   

3. Một cú nhấp chuột vào nó sẽ đưa bạn đến sự lựa chọn: "Chỉ cập nhật số trang" hoặc "Cập nhật toàn bộ thư mục".

4. Thực hiện lựa chọn của bạn và nhấp vào "Ok".

Nếu bạn đã tích hợp các tiêu đề mới trong văn bản của mình, bạn nên cập nhật toàn bộ thư mục. Đây là cách duy nhất để các tiêu đề mới xuất hiện ở định dạng mong muốn trong cấu trúc của bạn.

Cấu trúc nhiều hơn trong công việc văn bản: lợi thế của mục lục

Tùy thuộc vào số lượng chương, phần và khu vực tài liệu của bạn chứa, bạn có các yêu cầu khác nhau đối với định dạng tệp văn bản của mình. Nếu đồ họa, bảng hoặc hình ảnh do bạn tích hợp đóng một vai trò quan trọng, bạn có thể muốn gán chúng rõ ràng cho các chương. Vì lý do này, Word cung cấp tùy chọn bao gồm số chương trong nhãn hình.

Bạn cũng có thể cung cấp cho mỗi chương mục lục riêng. Mục lục ở đầu mỗi chương đặc biệt hữu ích cho các tệp lớn để người đọc không bị mất dấu các cấp độ phức tạp của văn bản.

Một ưu điểm khác của mục lục là dễ sử dụng trong Word: Cũng giống như trích dẫn, siêu liên kết hoặc danh sách nguồn, các thư mục cũng có thể được vận hành bằng cách sử dụng các hàm trường tích hợp. Nếu bạn nhấp vào trường đã tạo, trường đó sẽ xuất hiện trong bóng xám. Bằng cách này, bạn biết rằng bạn có thể sửa đổi nội dung tương ứng và thực hiện các thay đổi. Macro cũng cung cấp cho bạn tùy chọn thực hiện một số mục nhập nhanh hơn, vì bạn có thể lưu các lệnh thường dùng làm tổ hợp phím cho hàm trường này.

Nếu bạn bấm vào trường nhỏ ở đầu mục lục, bạn có thể tự động cập nhật các tiêu đề và số trang của mục lục. Bằng cách này, dàn ý của bạn sẽ phù hợp với những điểm sau:

• Các tiêu đề mới được thêm vào
• Bạn có thể cập nhật số trang
• Các cấp độ sắp xếp mới được tích hợp tự động

tiền boa: Đặc biệt nếu bạn muốn sửa đổi văn bản của mình, bạn nên sử dụng mục lục tự động tự cập nhật chỉ với một cú nhấp chuột.

Các tính năng và mẹo đặc biệt - đây là cách mục lục của bạn trông chuyên nghiệp

Các chức năng đa năng trong Word cũng cho phép bạn thiết kế riêng đầu trang và chân trang của tài liệu, đồng thời chèn các bản dịch và ngày tháng hiện tại bằng các hàm trường. Khi bạn hoàn tất thao tác trên văn bản của mình, tệp có thể được lưu dưới dạng PDF hoặc chuyển đổi thành các mẫu tự.

Tuy nhiên, trước khi hoàn tất việc lưu tài liệu của mình, bạn nên kiểm tra xem bạn đã thực hiện bất kỳ sửa chữa nào hay còn lỗi trong văn bản hay không. Sử dụng chức năng "Tìm & Thay thế" để tự động sửa các lỗi thường gặp trong một bước. Để bạn cũng có thể phát hiện ra các lỗi trong mục lục, bạn nên chuyển bảng sang văn bản bình thường. Bằng cách này, bạn sẽ không làm phân tán bố cục và phông chữ và bạn sẽ nhìn thấy các từ một cách chi tiết.

Nhờ mục lục và đánh số tương ứng của các mục riêng lẻ, việc trao đổi các phần văn bản nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu công việc của bạn liên quan đến làm việc trên các phần cụ thể cùng nhau, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các vị trí liên quan bằng cách sử dụng các tài liệu tham khảo. Word cung cấp cho bạn các mẫu mà bạn có thể sử dụng để định dạng văn bản riêng lẻ của mình. Bạn có thể chọn từ các đề xuất của chương trình hoặc bạn có thể tạo một mẫu tùy chỉnh cho tài liệu của mình.

Mẹo: Bạn cũng có thể sửa đổi kiểu Word, chẳng hạn như thay đổi phông chữ và màu sắc. Để thực hiện việc này, hãy nhấp bằng nút chuột trái vào mẫu định dạng, ví dụ: B. Tiêu đề 1. Chọn "Thay đổi". Bây giờ bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh khác nhau trong mặt nạ - in đậm hoặc kích thước phông chữ cũng có thể được đặt theo mặc định.

Kết luận: Tạo mục lục chính xác trong Word

Khi bạn thiết lập một trang, trọng tâm là một số khía cạnh: Một mặt, loại phông chữ, kích thước và khoảng cách là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm đọc. Mặt khác, cấu trúc rõ ràng của văn bản cũng đóng một vai trò quan trọng. Không chỉ trợ giúp về bảng và đồ họa, mà còn giúp đánh số trang của bạn và cả việc chèn mục lục.

Microsoft Word cung cấp cho người dùng một mẫu tiêu đề và mục lục. Bạn có thể tùy chỉnh và định dạng cài đặt tiêu chuẩn thông qua tab "Tham khảo". Ví dụ, bạn có thể thiết kế kích thước phông chữ và ký tự phụ như bạn muốn.

Các mục nhập trong một thư mục giúp bạn dễ dàng tìm thấy các vị trí trong văn bản hoặc tạo tài liệu tham khảo. Điều này cho phép người đọc hiểu rõ hơn các nhận xét và nội dung và gán chúng vào các chương riêng lẻ.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để chèn mục lục trong Word?

Sử dụng tab "Tham khảo" để thêm cả thư mục và mục lục vào tài liệu Word của bạn. Word cung cấp cho bạn tùy chọn thiết kế các thư mục này như bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể chọn xem bạn muốn tích hợp các dấu chấm hoặc một đường liền nét làm ký tự điền vào giữa các tiêu đề và số trang trong mục lục của bạn.

Tại sao sử dụng các mẫu định dạng trong Word lại có ý nghĩa?

Nếu bạn sử dụng các mẫu mà Word cung cấp cho các mô-đun văn bản riêng lẻ, chương trình sẽ nhận ra cấp độ tương ứng của phần tử ngay lập tức. Word có thể xác định các tiêu đề như vậy nếu bạn đánh dấu tiêu đề bằng văn bản bằng cách sử dụng tab "Định dạng mẫu". Sau đó, nếu bạn chèn mục lục tự động, chương trình Office có thể tự động chuyển tất cả các đề mục vào dàn bài theo đúng cấp độ và đánh số chính xác.