Chèn tham chiếu trong Word: đây là cách nó hoạt động

Tham chiếu là gì và làm cách nào để thêm chúng vào Word?

Để cung cấp cho tài liệu Word nhiều cấu trúc hơn, bạn nên thêm các tham chiếu chéo. Những liên kết này cho phép người đọc nhanh chóng chuyển đổi giữa các phần khác nhau trong văn bản và hiểu những dòng suy nghĩ phức tạp hơn. Nhưng làm thế nào bạn có thể chèn tham chiếu trong Word - và bạn nên chú ý điều gì?

Tài liệu tham khảo: Siêu liên kết là gì?

Tham chiếu, hoặc tham chiếu chéo, là các liên kết trong tài liệu Word hướng người đọc từ đoạn văn bản này sang mô-đun văn bản khác (dòng tiêu đề, nhãn, v.v.). Tham chiếu chéo được hiển thị dưới dạng liên kết đưa người đọc đến phần tử được liên kết. Ví dụ, đây có thể là một hình, một đồ họa hoặc một sơ đồ.

Tại sao các tham chiếu trong tài liệu lại hữu ích?

Tài liệu tham khảo có thể được sử dụng, đặc biệt là đối với các tài liệu dài có nhiều trang, để người đọc có thể chuyển đổi giữa các phần khác nhau trong văn bản dễ dàng hơn và điều hướng nhanh chóng trong tài liệu. Bằng cách này, các tài liệu tham khảo, cùng với định dạng tốt của tài liệu, sẽ theo dõi mọi thứ. Điều này làm tăng tính dễ đọc của tài liệu và người đọc có thể hiểu nội dung thậm chí phức tạp nhanh chóng hơn.

Tốt để biết: Các tài liệu tham khảo cũng có thể được nhập bằng tay. Tuy nhiên, những thay đổi tiếp theo có thể dẫn đến các lỗi tiếp theo. Nếu bạn thêm văn bản bổ sung, số trang không còn chính xác nữa. Xóa bảng cũng có nghĩa là việc đánh số bảng không còn chính xác. Tham khảo cung cấp một biện pháp khắc phục ở đây!

Cập nhật chỉ bằng một nút nhấn: Việc cập nhật các tham chiếu chéo trong Word thật dễ dàng

Bạn chèn các tham chiếu chéo dưới dạng các trường trong tài liệu. Chúng thường được cập nhật tự động hoặc mới nhất bằng một cú nhấp chuột. Mục lục trong Word cũng hoạt động trên cơ sở này: ngay sau khi bạn đã chèn các tiêu đề mới và định dạng chúng cho phù hợp, bạn có thể cập nhật thư mục. Microsoft Word hiện tự động điều chỉnh cấu trúc và số trang trong mục lục.

Điều tương tự cũng hoạt động đối với bất kỳ loại liên kết nào: để cập nhật nội dung sau khi thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, bạn có thể chỉ cần nhấn phím F9 trên một liên kết - nội dung sẽ thích ứng với các thay đổi của bạn. Nếu bạn muốn in tài liệu, các hàm trường được thay thế bằng kết quả.

tiền boa: Nếu bạn muốn tạo các tham chiếu chéo đến thông tin nằm trong một tài liệu riêng biệt, trước tiên bạn phải tạo một tài liệu chính và chèn các tham chiếu chéo vào đó. Đây là vùng chứa cho một nhóm các tài liệu riêng biệt. Bạn có thể sử dụng một tài liệu chính, chẳng hạn, nếu bạn muốn tạo và quản lý một cuốn sách có nhiều chương.

Làm cách nào để chèn tham chiếu trong Microsoft Word?

Các tham chiếu chéo đảm bảo định hướng tốt hơn trong văn bản và có thể được sử dụng một cách linh hoạt. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là dấu trang mà tham chiếu sẽ được thực hiện đã được xác định trong tài liệu. Điều này có thể được tìm thấy trong tab "Chèn" và sau đó trong "Dấu trang". Ngoài ra, nếu bạn muốn tham chiếu đến một biểu đồ hoặc số trang, hãy đảm bảo rằng bạn đã tạo nó. Sau đó, để chèn một tham chiếu chéo trong tài liệu của bạn, hãy tiến hành như sau:

1. Bấm chuột phải vào tab Tham chiếu ở đầu ruy-băng.

2. Chọn văn bản sẽ đóng vai trò là liên kết đến tham chiếu chéo.

3. Bây giờ hãy nhấp vào nút “Tham chiếu chéo” - một cửa sổ hộp thoại sẽ mở ra.

   

4. Trong Loại Tham chiếu, hãy chọn định dạng văn bản (dấu trang, chú thích cuối trang, chú thích cuối trang, hình, bảng hoặc công thức) mà bạn muốn tham chiếu.

   

5. Trong trường Tham chiếu Đến, hãy bấm vào thông tin mà bạn muốn đưa vào (ví dụ: số trang hoặc văn bản tiêu đề).

   

6. Sau đó, chọn trong trường "Đối với" mà bạn muốn chèn tham chiếu chéo.

7. Bây giờ chọn hộp bên cạnh "Chèn siêu liên kết" để cho phép người đọc chuyển đến phần tử được liên kết.

8. Sau đó nhấp vào "Chèn" và văn bản được đánh dấu ở điểm 3 sẽ được chuyển đổi thành một liên kết.

9. Giữ phím [CTRL] và nhấp vào liên kết để chuyển đến đối tượng được liên kết.

Chú ý: Bạn chỉ có thể liên kết các bảng và số liệu trong Word nếu chúng có nhãn. Bạn có thể dễ dàng thêm nhãn bằng cách nhấp chuột phải vào đối tượng và chọn Chèn nhãn. Ngoài ra, chọn tab "Tham chiếu" trong ruy-băng trình đơn và nhấp vào nút "Chèn nhãn".

Kết luận: Đây là cách đánh dấu trang, tài liệu tham khảo và liên kết tăng độ rõ ràng

Microsoft Word cung cấp nhiều tùy chọn để xử lý văn bản: cho dù bạn muốn định dạng văn bản, chèn ký tự đặc biệt, tiêu đề hoặc danh sách hoặc chọn giữa các phông chữ khác nhau. Nhưng đó không phải là tất cả: Bạn cũng có thể tích hợp các tham chiếu trong Word.

Các tham chiếu chéo như vậy giúp việc điều hướng qua tài liệu dễ dàng hơn, đặc biệt nếu tài liệu dài vài trang và chứa nhiều mô-đun văn bản và yếu tố hình ảnh khác nhau. Bằng cách nhấp vào siêu liên kết, người đọc sẽ đến trực tiếp điểm đến được chỉ định và có thể hiểu rõ hơn về các chuyến đi của suy nghĩ. Bằng cách tạo các tài liệu trung tâm, ngay cả các tham chiếu chéo của các tài liệu khác nhau cũng có thể được liên kết với nhau.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để xóa một liên kết?

Nếu bạn muốn xóa một tham chiếu chéo, chẳng hạn như nếu nó không chính xác hoặc không đúng chỗ, bạn có thể thực hiện việc này chỉ với một vài cú nhấp chuột. Đầu tiên hãy nhấp bằng nút chuột vào đoạn văn hoặc vào từ có chứa tham chiếu chéo. Đảm bảo không đánh dấu phần, nếu không phần đó có thể bị xóa. Sau đó nhấn tổ hợp phím [CTRL + Shift + F9] và tham chiếu chéo sẽ bị xóa.

Tôi có thể tham khảo các mô-đun văn bản nào?

Với tham chiếu chéo, bạn có thể liên kết các mô-đun văn bản khác nhau và do đó cấu trúc tài liệu của bạn tốt hơn. Bạn có thể tham khảo các đoạn văn bản, bảng, đồ họa, số liệu, chú thích cuối trang hoặc thậm chí số trang để người đọc được chuyển hướng đến các đích nhảy này chỉ bằng một cú nhấp chuột vào siêu liên kết.