Các bản trình bày hiếm khi được tạo và phát lại trên cùng một máy tính. Đúng hơn, bản trình bày chủ yếu nên được gửi cho đồng nghiệp, cấp trên hoặc khách hàng. Sau đó, nó thường được chứng minh với sự trợ giúp của một máy tính hoặc máy tính xách tay khác.
Kiểm tra tài liệu trước khi chuyển tiếp nó
Trước khi gửi bản sao điện tử của bản trình bày PowerPoint của bạn, bạn nên xem lại bản trình bày để biết dữ liệu hoặc thông tin cá nhân có thể được lưu trữ trong chính bản trình bày hoặc trong các thuộc tính tài liệu. Vì thông tin này có thể tiết lộ những chi tiết không nên được công khai, bạn nên xóa thông tin ẩn này.
PowerPoint cung cấp cho bạn một công cụ thực hiện một số công việc cho bạn:
- Nhấp vào tab bắt đầu trên thông tin.
- Nhấp vào nút ở khu vực giữa Kiểm tra sự cố - kiểm tra tài liệu.
- Bây giờ bạn sẽ thấy danh sách các mục có thể được kiểm tra.
Điều chỉnh cài đặt xem xét tài liệu
- Theo mặc định, hộp thoại Xem xét tài liệu tất cả trừ một trong các hộp được chọn.
- Cũng đặt dấu kiểm ở phía trước Nội dung trang trình bày bên ngoài. Nếu có trường văn bản bên ngoài trang chiếu, trường này sẽ bị xóa.
- Trong số những thứ khác, PowerPoint kiểm tra xem bản trình bày có còn chứa nhận xét hay không và nếu muốn, cũng xóa thông tin cá nhân đã được lưu trong tài liệu, chẳng hạn như tên người dùng của người đã tạo bản trình bày.
- Mọi ghi chú bị quên trong khu vực ghi chú của bản trình bày cũng có thể được xóa.
- Sau khi bạn đã chọn tất cả các tùy chọn phù hợp với mình, hãy nhấp vào Đánh dấu.
- Bây giờ bạn sẽ được hiển thị tất cả các yếu tố được tìm thấy và bạn có thể quyết định cho từng tùy chọn xem bạn có muốn sử dụng nút hay không Bỏ tất cả muốn xóa.
- Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Kết luận.
Bẫy thận trọng: liên kết với Excel
Đề thi PowerPoint 2010 có thể làm được nhiều nhưng không thể đảm bảo rằng tất cả các thông tin bên trong sẽ bị loại bỏ.
Luôn kiểm tra theo cách thủ công xem có một sơ đồ nào trong bản trình bày mà khi mở ra, nó tiết lộ nhiều thông tin hơn mong muốn hay không. Đây là trường hợp, ví dụ, nếu sơ đồ được tạo trong Excel và sau đó được liên kết Đối tượng Biểu đồ Microsoft Excel hoặc với tùy chọn dán Sử dụng thiết kế mục tiêu và nhúng sổ làm việc tương ứng. Giữ định dạng ban đầu và nhúng sổ làm việc được chèn vào PowerPoint.
Nếu bạn đánh dấu một sơ đồ như vậy và nhấp vào chỉnh sửa dữ liệu Nhấp vào, toàn bộ tệp Excel sẽ mở ra và cung cấp thông tin chi tiết về các bảng dữ liệu Excel khác mà bạn có thể không muốn phát hành.
Trong trường hợp các tệp được liên kết, rủi ro này thường chỉ tồn tại khi người xem mở bản trình bày trên máy tính mà nó đã được tạo. Chỉ khi đó liên kết đến Excel mới thực sự hoạt động. Ngay sau khi nó được mở trên một máy tính nước ngoài, một thông báo sẽ xuất hiện cho biết rằng tệp được liên kết không khả dụng.
Nhưng hãy cẩn thận, khi bạn đóng gói bản trình bày trên đĩa CD, các liên kết sẽ được lưu cùng với nó. Bạn có thể đọc thêm về chủ đề này trong số tiếp theo.
Đây là cách bạn khám phá các liên kết đến Excel và xóa dữ liệu thừa
Không phải lúc nào bạn cũng tạo tất cả các trang trình bày trong một bản trình bày. Tuy nhiên, nếu bạn chịu trách nhiệm hoàn thiện bản trình bày, có một cách dễ dàng để xem liệu đồng nghiệp của bạn có thể đã bao gồm một sơ đồ được liên kết hay không.
Đó là cách nó được thực hiện:
- Nhấp vào tab bắt đầu trên thông tin.
- Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn ở dưới cùng bên phải Chỉnh sửa liên kết đến tệp.
- Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các liên kết trong tệp và bạn cũng có thể xóa các liên kết riêng lẻ nếu muốn.
Trong trường hợp sổ làm việc được nhúng, hãy xóa các trang dữ liệu không cần thiết.
