Sử dụng chữ viết tắt trong chủ đề để thông báo ngay cho người nhận rằng đó chỉ là một thư thông tin, một yêu cầu, một đơn đặt hàng hoặc một cái gì đó tương tự.
Đồng ý về các ID để bắt đầu chủ đề với những người mà bạn trao đổi e-mail thường xuyên hơn. Với "[Thông tin]", "THÔNG TIN" hoặc "FYI" (là chữ viết tắt của "cho thông tin của bạn"), bạn có thể đánh dấu các e-mail mà bạn chỉ truyền thông tin - mà không yêu cầu bất kỳ hành động nào đối với người nhận .
Với "[ToDo]", "TODO" (hoặc thậm chí ngắn hơn "2TO"), "TASK" bạn đánh dấu các e-mail có yêu cầu công việc cho người nhận.
Nếu bạn và nhóm của bạn đang làm việc trên nhiều dự án, thì việc đặt tên dự án hoặc một chữ viết tắt ở đầu chủ đề cũng có thể hữu ích.
Các số nhận dạng khác có thể là: "INQUIRY", "QUESTION", "ORDER", "ORDER" (hoặc "ORDER").
Nếu có thể, mã định danh phải ở đầu chủ đề. Bạn có thể viết chúng bằng chữ in hoa hoặc viết hoa / viết hoa hỗn hợp hoặc bạn có thể nhấn mạnh chúng bằng dấu ngoặc vuông hoặc các ký tự đặc biệt khác.
Cố gắng sử dụng số nhận dạng ngắn: điều này giúp bạn có thêm không gian cho phần thông tin còn lại trong chủ đề. Nhưng đừng lạm dụng nó với cách viết tắt. Nếu người nhận không biết những gì đằng sau chữ viết tắt, thì mã định danh không có ý nghĩa gì.
Hãy cẩn thận với việc viết hoa
Đối với bộ lọc thư rác, nhiều chữ viết hoa trong chủ đề (cũng như nhiều dấu chấm than) cho thấy đó có thể là thư rác.
