Bảng tính miễn phí có thể làm gì?
Calc là một chương trình bảng tính được thiết kế để sử dụng hàng ngày trong văn phòng. Nó hỗ trợ cả các yêu cầu chung của người mới và nhu cầu cụ thể của người dùng nâng cao. Do đó, các nhiệm vụ chính của Calc bao gồm tạo bảng, tính toán các giá trị số, lọc và sắp xếp các giá trị và hỗ trợ macro.
Chương trình là một phần của gói phần mềm LibreOffice, ngoài bảng tính còn chứa các ứng dụng văn phòng điển hình khác như chương trình tạo văn bản, trình bày hoặc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. Bản thân LibreOffice có sẵn dưới dạng tải xuống miễn phí.
LibreOffice Calc: giới thiệu
Với việc cài đặt LibreOffice, bạn đã có toàn quyền truy cập vào Calc và các chức năng đi kèm với nó. Để sử dụng nó, hãy chạy LibreOffice và một cửa sổ mới sẽ xuất hiện với tất cả các chương trình hiện có để bạn lựa chọn. Nhấp vào Calc sẽ mở chương trình tương ứng.
Phần đặc biệt nhất của Calc là khu vực làm việc lớn, được chia thành nhiều ô và cột. Trong phạm vi ô này, bạn có thể ví dụ
- Nhập các giá trị và số,
- Tạo bảng,
- tính toán các giá trị bằng cách sử dụng các công thức và hàm cũng như
- Chèn sơ đồ.
Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn định dạng trong thanh menu ở trên. Ví dụ, kích thước và loại phông chữ có thể được thay đổi, nhưng cũng có thể thực hiện các thay đổi đối với cấu trúc của bảng. Ngoài ra, Calc có các tùy chọn khác mà bạn có thể chèn hình ảnh, tính toán tỷ lệ phần trăm hoặc tạo đồ họa, trong số những thứ khác.
Lưu tài liệu trong LibreOffice Calc
Bạn có thể lưu tài liệu của mình bất cứ lúc nào.
Nhấp vào biểu tượng đĩa mềm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể lưu nó qua tab "Tệp" hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + S.
Lưu bảng ở định dạng tệp ODF tiêu chuẩn của LibreOffice.
Ngoài ra, hãy chọn các định dạng tệp khác trong quá trình lưu. Điều này bao gồm định dạng XLSX, mà Microsoft Office Excel sử dụng.
Ghi chú: Vì bảng có thể được lưu ở định dạng tệp Microsoft Office, nên cả hai chương trình thường tương thích với nhau.
Các chức năng cơ bản trong LibreOffice Calc
Ngoài các tính toán và tạo bảng, Calc còn có các tùy chọn khác giúp bạn vô cùng tiện lợi khi sử dụng. Vì vậy, bạn có thể tự động điền vào các bảng mà bạn đã tạo, sắp xếp và lọc dữ liệu hoặc thậm chí hoàn toàn dựa trên các mẫu tạo sẵn để lưu toàn bộ các bước công việc.
Công cụ tô và tô dòng
Calc có các công cụ để tự động điền các ô, đặc biệt hữu ích khi các giá trị được lặp lại hoặc tuân theo một trình tự logic. Với mục đích này, tất cả các ô đều được trang bị một tay cầm, xuất hiện ở góc dưới bên phải sau khi chọn.
-
Giữ nó và sau đó kéo chuột lên, xuống, phải hoặc trái, và mọi ô trên đường dẫn này sẽ tự động được điền với giá trị chính xác của ô bắt đầu.
-
Ngoài ra, hãy giữ phím Ctrl để nhập các giá trị theo thứ tự tăng dần (ví dụ: 1, 2, 3 … hoặc tháng 1, tháng 2, tháng 3 …).
-
Nếu bạn chọn hai hoặc nhiều ô liền kề, chúng có một xử lý chung.
-
Bây giờ hãy kéo nó theo một hướng để Calc tạo một chuỗi số tự động. Với các giá trị 1 và 2, các giá trị 4, 8, 16, v.v. sẽ theo sau.
Đối với các bước công việc phức tạp hơn, Calc cũng cung cấp cửa sổ hộp thoại riêng, cửa sổ này yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin. Ở đó bạn sẽ có thể
- hướng,
- loại hàng,
- giá trị bắt đầu và kết thúc cũng như
- xác định sự gia tăng số lượng ô cần điền.
Tự động điền các hàng trong bảng
Tiến hành như sau:
Bạn mở cửa sổ hộp thoại trước tiên bằng cách đánh dấu các ô cần điền và sau đó chọn tab "Chỉnh sửa".
Cuối cùng, nhấp vào "Điền vào" để đến hộp thoại "Chuỗi". Bằng cách nhập các trường này, bạn có thể tự động điền vào các bảng chính xác hơn.
Tự động chèn các tập dữ liệu lớn vào bảng bằng Datapilot từ Calc
Đặc biệt với các tập dữ liệu lớn, thật khó chịu khi phải nhập từng dữ liệu riêng lẻ trong bảng. Mặt nạ nhập Calc cung cấp một giải pháp khắc phục ở đây: Datapilot. Với điều này, bạn có thể để Calc tự động chèn ngay cả những tập dữ liệu lớn. Làm thế nào để làm nó:
Để thực hiện việc này, hãy mở một bảng mới và nhập tiêu đề cột.
Sau đó điền vào hàng đầu tiên với dữ liệu và sau đó đánh dấu toàn bộ bảng.
Sau đó nhấp vào "Dữ liệu / Biểu mẫu". Bảng hiện được phân tích bởi Calc để Datapilot mở ra được chuẩn bị tối ưu cho cấu trúc bạn đã tạo.
Bây giờ bạn có thể tạo các mục bổ sung bằng cách nhấp vào "Mới". Điều này giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Lọc và sắp xếp dữ liệu
Một ứng dụng hữu ích khác của Calc cho phép bạn lọc các khu vực cụ thể trong bảng tính của mình dựa trên tỷ lệ.
Để làm điều này, hãy đánh dấu các tiêu đề tương ứng và sau đó nhấp vào tab "Dữ liệu".
Ở đó, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn cho "Bộ lọc" và do đó cũng cho "Bộ lọc tự động".
Tùy chọn này cung cấp cho mỗi tiêu đề bảng của bạn một nút bổ sung ở cạnh dưới bên trái. Điều này cho phép đánh dấu tất cả các giá trị có trong hàng hoặc cột được liên kết. Nếu bạn kích hoạt nhiều bộ lọc như vậy cùng một lúc, bạn có thể sử dụng cách này để tìm và phân loại các giá trị lặp lại.
Ngoài việc lọc, nội dung trong bảng của bạn cũng có thể được sắp xếp. Các giá trị văn bản và số đã chọn trước đó có thể được sắp xếp lại theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Chức năng này được ẩn đằng sau các ký hiệu khác nhau trong thanh menu trên cùng, nơi các tùy chọn
- sắp xếp tăng dần
- sắp xếp theo thứ tự giảm dần
có thể được tìm thấy. Các cột và dòng riêng lẻ có thể được sắp xếp mà không gặp bất kỳ vấn đề gì; tuy nhiên, LibreOffice Calc sẽ hiển thị cảnh báo cho bạn trong trường hợp bảng có nhiều phần. Bạn có thể sử dụng điều này để chỉ ra rằng cột hoặc hàng được sắp xếp có liên quan đến những cột hoặc hàng khác. Điều này đảm bảo rằng tất cả các mục lục được sắp xếp một cách có ý nghĩa và mạch lạc. Giá trị dựa trên cơ sở sắp xếp được đánh dấu bằng đường viền ô dày hơn. Thay vào đó, nếu bạn muốn đặt một giá trị đầu ra khác, hãy giữ phím Ctrl và nhấp hai lần vào ô mong muốn.
LibreCalc: sử dụng các mẫu
Đối với nhiều ứng dụng tiêu chuẩn, bạn không cần tạo bảng, vì LibreOffice cung cấp một số mẫu thực tế với các bảng, trường và các công thức và hàm tích hợp đã được tạo. Giống như phần mềm, chúng có sẵn để tải xuống miễn phí và được thực hiện bằng một cú nhấp đúp sau khi tải xuống. Ngoài ra, những người dùng khác cũng cung cấp nhiều mẫu cho LibreOffice Calc trên Internet. Bằng cách này, bạn có thể hưởng lợi từ lịch, kế hoạch hàng tuần hoặc sổ gia đình đã tạo trước đó, cùng những thứ khác.
Điểm LibreOffice Calc nhờ cách sử dụng trực quan và khả năng tương thích với chương trình văn phòng
Nhờ phạm vi rộng rãi, LibreOffice Calc có tất cả các tùy chọn ứng dụng cần thiết được yêu cầu trong công việc văn phòng hàng ngày. Chương trình có thể dễ dàng bắt kịp với cả OpenOffice và Microsoft Office. Lựa chọn định dạng lưu trữ có sẵn cũng làm cho Calc tương thích với các chương trình đó.
Hơn nữa, Calc giúp người dùng sử dụng dễ dàng hơn bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn thiết thực. Bằng cách này, nội dung không chỉ có thể được nhập vào các bảng nhanh hơn mà các khu vực cũng có thể được sắp xếp và lọc theo cách có ý nghĩa. Thậm chí sau đó, người dùng có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách sử dụng các mẫu đã chứa tất cả các trường mà họ cần. Vì những lý do này, LibreOffice Calc là một lựa chọn tuyệt vời để xử lý cả các tác vụ bảng tính cơ bản và các vấn đề cụ thể về bảng tính.
Câu hỏi thường gặp
Calc có tương thích với macro không?
Như với tất cả các ứng dụng từ gói phần mềm LibreOffice, bạn cũng có thể mở rộng chức năng của Calc bằng macro. Chúng có thể được ghi lại, viết độc lập hoặc tải xuống hoàn toàn.
Hỗ trợ nhiều người dùng của Calc là gì?
Trong Calc, dữ liệu có thể được chia sẻ bởi nhiều người. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến mục menu Extras và nhấp vào "Phát hành tài liệu". Ngay sau khi bạn lưu tài liệu mong muốn trong một thư mục cũng được chia sẻ, đồng nghiệp của bạn cũng có thể truy cập tài liệu đó và thực hiện bổ sung.
Sự khác biệt giữa OpenOffice và LibreOffice là gì?
OpenOffice là tiền thân của LibreOffice, vẫn được hỗ trợ. Cả hai đều bao gồm các chương trình Writer, Calc, Impress và Draw. Sự khác biệt nằm ở khả năng tương thích tốt hơn của LibreOffice với các chương trình của Microsoft.
