Tự động mở rộng danh sách và bảng trong Excel

Tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu vì Excel tự động lấy các công thức và định dạng từ vùng trên cho dữ liệu mới được nhập

Với Excel, bạn có thể tự động áp dụng các định dạng và công thức trong bảng Excel khi bạn nhập dữ liệu mới bên dưới danh sách hiện có. Dữ liệu mới sau đó tương ứng với dữ liệu ở trên. Ngoài ra, các công thức được lặp lại trên mỗi dòng sẽ được tự động sao chép. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Tự động áp dụng các định dạng và công thức trong bảng khi bạn nhập dữ liệu mới bên dưới danh sách hiện có

Excel cung cấp cho bạn tùy chọn tự động áp dụng các định dạng và công thức trong bảng khi bạn nhập dữ liệu mới bên dưới danh sách hiện có. Dữ liệu mới sau đó tương ứng với cấu trúc của dữ liệu ở trên.

Các công thức được lặp lại trên mỗi dòng sẽ tự động được sao chép. Định dạng và công thức phải xuất hiện trong ít nhất ba trong số năm dòng của danh sách trước dòng mới để chúng có thể được mở rộng.

Để kích hoạt hoặc hủy kích hoạt chức năng này, hãy tiến hành như sau:

• Excel 2003: Gọi lệnh EXTRAS - OPTIONS và kích hoạt tab EDIT trong hộp thoại xuất hiện. Kiểm soát cài đặt thông qua tùy chọn MỞ RỘNG VÙNG DỮ LIỆU VÀ CÔNG THỨC.
• Excel 2007: Nhấn nút Office ở trên cùng bên trái, sau đó nhấp vào nút EXCEL OPTIONS. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn MỞ RỘNG CÁC ĐỊNH DẠNG VÀ ĐỊNH DẠNG VÙNG DỮ LIỆU trong tab MỞ RỘNG.
• Excel 2010: Trên menu TỆP, bấm TÙY CHỌN TUYỆT ĐỐI. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn MỞ RỘNG CÁC ĐỊNH DẠNG VÀ ĐỊNH DẠNG VÙNG DỮ LIỆU trong tab MỞ RỘNG.

Nếu bạn muốn các mục mới được tự động định dạng để phù hợp với danh sách ở trên, hãy chọn hộp kiểm. Trong trường hợp bạn không muốn sử dụng định dạng tự động, hãy hủy kích hoạt hộp kiểm.

Video hướng dẫn: Mở rộng bảng trong tệp Excel

Tự động thêm chuỗi số và văn bản trong Excel

Bạn có biết tình huống mà bạn nhập một chuỗi số trong một phạm vi trong Excel tuân theo một mức độ đều đặn nhất định (ví dụ: 2, 4, 6, 8, v.v.) không? Trong trường hợp như vậy, bạn không phải nhập tất cả các giá trị riêng lẻ vào các ô, nhưng có thể tính toán trình tự tự động. Nó hoạt động như thế này:

1. Chọn vùng chứa hai giá trị đầu tiên của dãy (phải có ít nhất hai ô).

2. Nhấp chuột trái vào góc dưới bên trái của khu vực.

3. Giữ nút chuột và kéo con trỏ chuột qua các ô mà bạn muốn điền.

4. Khi toàn bộ khu vực mà các giá trị sẽ được chỉ định được chọn, hãy thả nút chuột.

5. Sử dụng hai ô đầu tiên, EXCEL sau đó tính toán các giá trị còn lại trong phạm vi và điền vào tất cả các ô được đánh dấu.

Tạo bảng động trong Excel

Bạn cũng có thể tạo bảng động từ Excel từ dữ liệu hiện có. Chức năng này hiếm khi được sử dụng vì nhiều người không biết những gì đằng sau chức năng và những lợi ích mà nó mang lại cho bạn.

1. Để tạo một bảng động, trước tiên bạn cần một bảng hoặc danh sách Excel "bình thường". Bảng này thường bao gồm các tiêu đề cột theo sau là dữ liệu được liên kết.

2. Chọn vùng bảng sẽ được chuyển đổi, sau đó chuyển qua “Chèn” và “Bảng”.

3. Bây giờ Excel sẽ tự động chụp toàn bộ khu vực bảng. Một cửa sổ mở ra trong đó các ô của vùng dữ liệu đã ghi được hiển thị. Điều này có thể được điều chỉnh lại bằng tay nếu cần thiết.

4. Khi bạn chèn bảng, bạn cũng sẽ được hỏi liệu bảng có tiêu đề hay không và bạn có thể phải xác nhận điều này bằng một dấu tích (xem ảnh chụp màn hình). Nếu dấu kiểm được kích hoạt, bảng sẽ sử dụng các tiêu đề hiện có. Nếu không, một dòng tiêu đề mới sẽ được thêm vào.

   

Làm thế nào để nhận ra một bảng động

Bạn có thể thấy rằng bảng Excel "bình thường" đã được chuyển đổi thành bảng động bằng các tính năng sau:

• Bảng được định dạng hoàn toàn.
• Dòng tiêu đề nổi bật và các dòng riêng lẻ luôn được hiển thị bằng sự thay đổi màu sắc.
• Tự động có một bộ lọc tự động trên dòng tiêu đề.
• Có một tab mới với tên trong ruy-băng trình đơn „Công cụ Bảng - Thiết kế ”có sẵn.

Bạn có thể thêm hàng và cột mới vào bảng thông minh

Một ưu điểm chính của bảng động là bảng có thể được mở rộng một cách dễ dàng và tự động. Ngay sau khi bạn chèn một mục nhập khác dưới hàng cuối cùng hoặc bên cạnh cột cuối cùng, Excel sẽ tự động mở rộng vùng bảng. Định dạng được áp dụng ngay lập tức. Ngay cả khi sao chép dữ liệu trong bảng, việc định dạng không bị nhầm lẫn. Sự thay đổi màu sắc từ dòng này sang dòng khác cũng được giữ lại khi sao chép.

Cách chuyển đổi bảng động thành bảng tĩnh

Nếu bạn muốn chuyển đổi bảng trở lại thành một bảng tĩnh, hãy tiến hành như sau:

1. Nhấp vào tab "Thiết kế", sau đó nhấp vào "Công cụ bảng".

2. Chỉ cần đánh dấu toàn bộ bảng động, sau đó nhấp vào "Chuyển đổi thành phạm vi".

3. Xác nhận truy vấn bảo mật và bảng động được giải quyết với tất cả các chức năng.