Đây là cách bạn trình bày dữ liệu rõ ràng
Gói phần mềm miễn phí LibreOffice chứa nhiều ứng dụng phù hợp cho các công việc văn phòng hàng ngày. Điều này cũng bao gồm hệ thống cơ sở dữ liệu Cơ sở, được bao gồm dưới dạng tiêu chuẩn trong cài đặt LibreOffice. Do nguồn gốc chung, cấu trúc của chương trình tương tự như phiên bản cơ sở của OpenOffice. Đây là lý do tại sao phần mềm này cũng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng, những người thường xuyên tạo và quản lý các tập dữ liệu.
Đặc điểm của LibreOffice Base
Các nhiệm vụ chính của Base bao gồm
- việc tạo cơ sở dữ liệu (bảng cơ sở dữ liệu)
- việc tạo ra các bảng
- Biểu mẫu và truy vấn của chúng.
Bạn cũng có thể làm những việc khác để tùy chỉnh việc sử dụng Base và thuận tiện hơn.
Khả năng tương thích của Base
Một ưu điểm lớn của LibreOffice là các ứng dụng trong gói phần mềm được phối hợp với nhau. Kết nối này đặc biệt hữu ích khi sử dụng Base và Calc, chương trình bảng tính nội bộ. Các bảng có thể được sao chép từ ứng dụng này sang ứng dụng khác tùy ý.
Một ưu điểm khác của Base là khả năng tương thích đáng kể với các hệ thống cơ sở dữ liệu khác. Có thể tương tác với các chương trình sau:
- MySQL / MariaDB
- Adabas D
- Truy cập MS
- và PostgreSQL
Nhờ sự hỗ trợ của trình điều khiển tiêu chuẩn JDBC và ODBC, các kết nối với hầu hết các cơ sở dữ liệu khác cũng có thể được thiết lập.
Tạo cơ sở dữ liệu và bảng
Để tạo cơ sở dữ liệu ban đầu hoặc bảng cơ sở dữ liệu, trước tiên hãy mở LibreOffice và chọn Base bằng cách bấm đúp vào biểu tượng được liên kết. Sau đó, bạn xác định một đường dẫn mà bạn muốn lưu bản ghi dữ liệu vẫn trống.
Bây giờ bạn sẽ có quyền truy cập vào giao diện người dùng Cơ sở, nơi bạn sẽ tìm thấy tab cho “Bảng” ở bên trái. Nhấp vào này sẽ mở ra một cửa sổ khác mà từ đó có thể chèn một “bảng” mới. Bản nháp trống bao gồm các cột cho tên, loại và mô tả. Tên của một mục nhập tương ứng với tiêu đề bảng sau này và có thể được lựa chọn tự do. Ở đó, bạn có thể, chẳng hạn, chỉ định số, họ và tên, địa điểm, v.v.
Kiểu xác định kiểu đầu vào được liên kết cho trường dữ liệu trước đó. Ví dụ: trường "Số nguyên" được đánh số liên tục, trong khi trường "Văn bản" cho phép kết hợp chữ cái và số làm đầu vào. Trong trường cuối cùng dành cho mô tả, có thể chèn thêm thông tin về hoạt động riêng lẻ của bảng.
Sau khi bạn đã hoàn thành, đặt tên và lưu bảng, bảng sẽ xuất hiện trong tab “Bảng” và tệp cơ sở dữ liệu có thể được điền đầy đủ thông tin.
Truy vấn trong LibreOffice Base
Truy vấn được sử dụng để tìm kiếm và quản lý cơ sở dữ liệu và có thể được tìm thấy trong thanh menu giống như bảng. Khi bạn tạo một truy vấn ở đó, trước tiên Base sẽ hỏi bạn muốn bắt đầu từ nguồn nào. Tại đây, bạn có thể chọn từ các bảng đã tạo trước đó, mà bạn có thể quản lý từ bây giờ. Do đó, hãy nhấp vào bảng mong muốn của bạn.
Sau đó chọn tất cả các tiêu đề trong bảng quan trọng cho quá trình tìm kiếm của bạn.
Trong bước tiếp theo, bạn có thể xác định các tiêu chí trên cơ sở đó mà truy vấn sẽ được thực hiện. Ví dụ: nếu bạn đã chọn một tiêu đề bảng cho tên, thì sau khi nhập “John Doe” làm tiêu chí, bạn sẽ thấy tất cả thông tin liên quan khác có liên quan đến bản ghi dữ liệu này. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng dữ liệu cá nhân để tìm hiểu thông tin khác.
Nguyên tắc của truy vấn dựa trên các lệnh được thực thi trong ngôn ngữ cơ sở dữ liệu SQL. Chức năng ẩn đằng sau nó sẽ hiển thị khi bạn tắt “chế độ xem thiết kế” ở thanh trên cùng. Một trường văn bản xuất hiện trong đó bạn có thể xem lệnh SQL hiện tại và nếu cần, hãy chỉnh sửa nó theo cách thủ công. Chức năng ở đây cũng giống như trong chế độ xem thiết kế thân thiện hơn với người dùng.
Tạo biểu mẫu
Bạn không nhất thiết phải thu thập thông tin của mình trong các cơ sở dữ liệu điển hình. Thay vào đó, bạn cũng có thể sử dụng các biểu mẫu rõ ràng hơn, được gọi như vậy vì chúng có cấu trúc giống như các biểu mẫu thông thường ở dạng giấy. Tùy chọn cho điều này có thể được tìm thấy ở bên trái trong trường menu “Biểu mẫu” và có thể được tìm thấy bằng cách nhấp vào “Tạo biểu mẫu bằng trình hướng dẫn”. Sau đó, bạn sẽ có một số loại biểu mẫu để lựa chọn, mỗi loại có các trường khác nhau. Ví dụ: biểu mẫu dành cho “mọi người” sẽ yêu cầu nội dung khác với biểu mẫu dành cho “các cung hoàng đạo”. Cuối cùng, bạn xác định bố cục của mình và xác định xem biểu mẫu của bạn chỉ nên được thiết kế cho đầu vào hay thay vào đó cũng cho đầu ra và xử lý dữ liệu.
Theo tùy chọn, bạn có thể tùy chỉnh thêm biểu mẫu của mình bằng cách trước tiên chọn trường menu cho biểu mẫu và sau đó nhấp chuột phải vào tệp mong muốn. Tiếp theo, chọn tùy chọn “chỉnh sửa”, sau đó bạn có thể thực hiện các chức năng điển hình của các ứng dụng Office. Điều này bao gồm thay đổi phông chữ, chèn hình ảnh hoặc di chuyển các trường nhập liệu.
Mối quan hệ giữa các bảng
Các bảng không chỉ có thể được chỉnh sửa riêng lẻ mà còn có thể được liên kết với các bảng khác. Điều này đặc biệt hữu ích khi thông tin trong một bảng tương tác với thông tin của bảng khác. Đây là trường hợp, ví dụ, khi các bảng yêu cầu nhập tình trạng hôn nhân của một người. Thường chỉ có các chữ số để lựa chọn, ý nghĩa của chúng được lưu trữ trong một bảng khác (1 = độc thân, 2 = đã kết hôn, v.v.). Việc tạo các bảng bổ sung được sử dụng trong những trường hợp như vậy để làm cho các bảng đã mở rộng trở nên rõ ràng hơn. Điều này cũng đơn giản hóa việc xử lý các tập dữ liệu hiện có.
Tạo bảng bổ sung
Tùy chọn cho điều này được ẩn trong tab “Thêm”, xuất hiện ngay sau khi bạn kích hoạt mục menu “Bàn”. Sau đó nhấp vào “Mối quan hệ”, thao tác này sẽ mở ra một lựa chọn của tất cả các bảng hiện có của bạn. Đối với ví dụ đã chọn, điều này có nghĩa là các bảng cho dữ liệu cá nhân và cho tình trạng hôn nhân phải được thêm vào. Cả hai bảng bây giờ xuất hiện cạnh nhau trong một cửa sổ mới, trong đó các trường của chúng được liệt kê. Nếu bạn dùng chuột bấm vào một trường từ bảng đầu tiên, bạn có thể kéo nó vào một trường trong bảng thứ hai và do đó kết nối nó với nó. Nếu bây giờ bạn nhập “1” làm tình trạng hôn nhân của một người, thông tin “độc thân” sẽ tự động được ghi chú trong nền.
Hiển thị rõ ràng dữ liệu quan trọng với LibreOffice Base
Hệ thống cơ sở dữ liệu Base từ LibreOffice lý tưởng để thực hiện các hoạt động văn phòng hàng ngày. Với sự trợ giúp của các bảng và biểu mẫu, thông tin quan trọng có thể được thu thập, xử lý và xuất ra một cách rõ ràng. Nếu bạn muốn tìm kiếm lại thông tin, điều này cũng có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ chức năng truy vấn.
Thứ tự của các bản ghi dữ liệu cũng có thể được tăng lên bằng cách liệt kê thông tin trong các bảng riêng biệt. Điều này không ảnh hưởng đến chức năng, vì tất cả các bảng và trường có thể được nối mạng với nhau. Ngoài ra, Base cũng có thể được kết nối với các hệ thống cơ sở dữ liệu khác. Khả năng tương thích này cho phép mức độ linh hoạt cao, vì dữ liệu từ Microsoft Office and Co. cũng có thể được sử dụng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể chạy macro trong Cơ sở không?
Giống như tất cả các ứng dụng từ gói phần mềm LibreOffice, macro cũng có thể được sử dụng trong Base. Tuy nhiên, chúng hoạt động khác với thông thường vì chúng không đại diện cho hành động của chính chúng, mà là phản ứng. Điều này có nghĩa là một số macro nhất định cũng được thực thi sau khi bạn đã bắt đầu một bước công việc ban đầu.
Làm cách nào để in bảng trong Base?
Các mục nhập từ cơ sở dữ liệu thường không dành cho các biểu thức. Tuy nhiên, chướng ngại vật này có thể được vượt qua bằng một thủ thuật. Để thực hiện việc này, hãy sao chép nội dung trong bảng của bạn và sau đó dán chúng vào LibreOffice Calc. Sau đó, bạn có thể sử dụng chức năng in như bình thường.
Tham khảo thêm các bài viết về LibreOffice Base tại đây:
-
Cách tạo cơ sở dữ liệu LibreOffice
-
Cách chuyển đổi bảng tính thành cơ sở dữ liệu
-
Tạo biểu mẫu nhập dữ liệu
