Để bạn luôn biết trạng thái hiện tại sau khi ủy quyền nhiệm vụ qua Outlook của mình, bạn có thể chỉ định rằng bạn muốn nhận báo cáo trạng thái về các nhiệm vụ đã được chuyển giao. Nó cũng có thể hữu ích, đặc biệt là đối với các tác vụ mở rộng
Giao nhiệm vụ
Để ủy quyền một nhiệm vụ, hãy gọi lệnh trong Outlook 2013 trở lên Bắt đầu - Mục mới - Yêu cầu nhiệm vụ trên, trong Outlook 2010 Bắt đầu - các phần tử mới - các phần tử khác - yêu cầu nhiệm vụ, trong Outlook 2003/2007 Mới - Yêu cầu nhiệm vụ mới. Sau đó nhập dữ liệu và địa chỉ email của nhân viên mà bạn muốn chuyển nhiệm vụ và gửi nhiệm vụ. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đã nhập nhiệm vụ một lần trong bảng kế hoạch nhiệm vụ của mình và chỉ sau đó nhận ra rằng bạn không có đủ thời gian cho nó và tốt hơn là bạn nên ủy thác nó? Sau đó tiến hành như sau:
- Nhấp chuột phải vào nhiệm vụ trong công cụ lập kế hoạch và gọi Giao nhiệm vụ trên.
- Sau đó nhập địa chỉ email của người bạn muốn chuyển giao nhiệm vụ, viết một tin nhắn ngắn và điều chỉnh ngày đến hạn để bạn vẫn có thời gian xem xét kết quả.
- Đảm bảo rằng bạn có hai tùy chọn Lưu bản sao cập nhật của nhiệm vụ này vào danh sách nhiệm vụ của tôi và Gửi báo cáo trạng thái cho tôi ngay sau khi nhiệm vụ được hoàn thành được bật. Nếu không, nhiệm vụ sẽ không xuất hiện trong bảng lập kế hoạch nhiệm vụ của bạn; Ngoài ra, bạn sẽ không được tự động thông báo khi nhiệm vụ hoàn thành.
- Gửi yêu cầu nhiệm vụ.
Bằng cách này, bạn đảm bảo rằng bạn được thông báo tự động về tiến trình
Để các tác vụ được ủy quyền luôn xuất hiện trong bảng lập kế hoạch tác vụ của bạn và bạn được thông báo khi tác vụ được hoàn thành, hai tùy chọn được đề cập trong bước 3 phải được kích hoạt trong Outlook của bạn. Sau đó, bạn không phải luôn nhớ bật các tùy chọn từ bước 3 từ phần trước khi ủy quyền. Các tùy chọn được bật theo mặc định, nhưng tốt hơn là bạn nên kiểm tra chúng để ở bên an toàn:
- Trong Outlook 2010 trở lên, hãy gọi lệnh Tệp - Tùy chọn - Nhiệm vụ trên, trong Outlook 2003/2007 Công cụ - Tùy chọn - Tùy chọn tác vụ.
- Trong Outlook 2010 trở lên, hãy bật các tùy chọn sau: Cập nhật danh sách việc cần làm của tôi với các bản sao nhiệm vụ tôi giao cho người khác và Gửi báo cáo trạng thái khi tôi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao MỘT..
- Trong Outlook 2003/2007, bật hai tùy chọn Luôn cập nhật các nhiệm vụ được giao trong danh sách nhiệm vụ và Gửi báo cáo trạng thái khi hoàn thành nhiệm vụ được giao Một.
- Đóng hộp thoại.
Đây là cách bạn có thể hiển thị trạng thái hoàn thành và trách nhiệm
Trong danh sách hoạt động (xem Danh sách đơn giản) cột bị thiếu % hoàn thànhđiều đó trong quan điểm Danh sách chi tiết xuất hiện. Nếu bạn thường ủy thác các nhiệm vụ mở rộng và nhân viên của bạn thường xuyên ghi lại trong Outlook phần trăm nhiệm vụ mà họ đã hoàn thành, thì tôi khuyên bạn nên sử dụng % hoàn thành cũng trong tầm nhìn Danh sách đơn giản chèn vào. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật tiến độ. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Chọn chế độ xem trong bộ lập lịch tác vụ Danh sách đơn giản: Chế độ xem Lệnh - Thay đổi chế độ xem - Danh sách đơn giản.
- Nhấp chuột phải vào một trong các tiêu đề cột, ví dụ trên thẩm quyền giải quyết hoặc trong các phiên bản cũ hơn Chủ đề nhiệm vụvà gọi lệnh Lựa chọn lĩnh vực trên.
- Kéo nút % hoàn thành NS. từ hộp thoại với nút chuột trái được nhấn đến hàng có tiêu đề cột. Đề xuất của tôi: kéo nó đến vị trí bên phải của tiêu đề cột Đến hạn vào. Một mũi tên màu đỏ hiển thị nơi % hoàn thành được chèn dưới dạng một tiêu đề cột mới NS.. Ngay sau khi nút ở vị trí mong muốn, hãy nhả nút chuột.
- Nếu không có cột nào trong chế độ xem Chịu trách nhiệm được hiển thị, hãy chèn nó như vừa mô tả. Chịu trách nhiệm có thể được tìm thấy ở cuối danh sách trong hộp thoại Lựa chọn lĩnh vực.
- Sau đó đóng hộp thoại Lựa chọn lĩnh vực.
