Ước tính trước thời gian bạn sẽ cần cho các nhiệm vụ, cuộc hẹn và hoạt động riêng lẻ - và sau đó so sánh ước tính với thời lượng thực tế.
Trong danh sách hàng ngày, hãy lưu ý thời gian ước tính cần thiết cho nhiệm vụ tương ứng, sau đó là thời gian thực sự cần thiết. Bằng cách này, bạn sẽ ngày càng “chính xác” hơn trong việc ước tính thời gian cần thiết về lâu dài.
Kinh nghiệm cho thấy rằng hầu hết mọi người có xu hướng đánh giá quá cao thời gian thực sự có sẵn. Đó là lý do tại sao họ đóng gói quá nhiều nhiệm vụ trong ngày - và sau đó cảm thấy thất vọng vì họ chưa hoàn thành tất cả những gì họ đặt ra. Bạn càng có thể ước tính chính xác thời gian bạn sẽ cần cho các nhiệm vụ, thì kế hoạch tương lai của bạn sẽ càng thực tế hơn.
Một kinh nghiệm khác: Thường thì bạn cần nhiều thời gian cho một nhiệm vụ nhất có thể. Có thể bạn cũng biết điều đó: nếu bạn có 30 phút để dành cho một lời đề nghị, bạn cần 30 phút; nếu bạn có 50 phút cho một ưu đãi (có thể so sánh), thì bạn cần có đủ 50 phút.
Ngược lại, nhiều người cũng làm việc tập trung hơn và ít dễ bị phân tâm hơn khi biết rằng họ phải hoàn thành một công việc nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. Và một số chỉ đạt được hiệu suất cao nhất thực sự dưới áp lực của thời hạn rất chặt chẽ.
Dù bạn “đánh dấu” là gì: Hãy tìm sự cân bằng giữa việc lập kế hoạch hào phóng (bao gồm cả bước đệm) và tính toán chặt chẽ.
