Mục lục
Lưu trữ tự động có thể được định cấu hình riêng lẻ. Trước hết, xác định cài đặt tiêu chuẩn: Tần suất được lưu trữ, dữ liệu phải "cũ" đến mức nào để có thể lưu trữ, dữ liệu nên được lưu trữ ở tệp nào.
Bạn xác định cài đặt tiêu chuẩn cho chức năng lưu trữ như sau:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, hãy gọi lệnh EXTRAS >> OPTIONS và mở sổ đăng ký THÊM. Trong Outlook 2010, hãy gọi lệnh FILE >> OPTIONS và mở tab NÂNG CAO.
- Trong Outlook lên đến 2007, hãy nhấp vào nút TỰ ĐỘNG HÓA, trong Outlook 2010 vào CÀI ĐẶT TỰ ĐỘNG. Cài đặt lưu trữ có hiệu lực đối với tất cả các mô-đun Outlook - trừ khi bạn thay đổi chúng cho các mô-đun hoặc thư mục riêng lẻ.
- Kích hoạt tùy chọn AUTOARCHIVE MỖI X NGÀY và chỉ định khoảng thời gian mà quá trình lưu trữ sẽ được thực hiện.
- Nếu bạn cảm thấy phiền phức khi phải xác nhận một hộp thoại cho mỗi quá trình lưu trữ, hãy hủy kích hoạt tùy chọn BẮT ĐẦU TỰ ĐỘNG LƯU TRỮ SAU KHI XÁC NHẬN.
- Nếu bạn đánh dấu các e-mail mà bạn không cần nữa là đã hết hạn trong Outlook của mình và không muốn lưu trữ chúng, hãy kích hoạt tùy chọn XÓA MỤC HẾT HẠN (chỉ dành cho thư mục e-mail).
- Trong mọi trường hợp, hãy kích hoạt tùy chọn SẮP XẾP HOẶC XÓA CÁC PHẦN TỬ CŨ.
- Nếu bạn kích hoạt tùy chọn SHOW ARCHIVE FOLDER IN FOLDER LIST, Outlook sẽ tự động mở tệp lưu trữ sau khi lưu trữ và hiển thị nó trong danh sách thư mục. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu lưu trữ ngay lập tức, nhưng sau đó bạn phải bỏ qua lợi thế về tốc độ của việc thuê ngoài.
- Trong trường XÓA YẾU TỐ NẾU CŨ HƠN, hãy chỉ định dữ liệu cũ hơn bao nhiêu để dữ liệu được chuyển vào kho lưu trữ (hoặc bị xóa hoàn toàn).
- Nếu dữ liệu được chuyển vào kho lưu trữ, hãy kích hoạt tùy chọn DI CHUYỂN CÁC YẾU TỐ CŨ ĐẾN và chọn thư mục mong muốn thông qua TÌM KIẾM hoặc nhập tên của tệp lưu trữ mới mà Outlook sẽ tạo trong trường bên cạnh nút.
- Thay vào đó, nếu bạn muốn xóa dữ liệu cũ một cách không thể phục hồi, hãy kích hoạt tùy chọn XÓA CUỐI CÙNG CÁC YẾU TỐ CŨ. Để tất cả các phần tử cũ bị xóa ngay lập tức, hãy nhấp vào ÁP DỤNG CÀI ĐẶT CHO TẤT CẢ CÁC THƯ MỤC - nhưng hãy nhớ rằng không thể hoàn tác thao tác này.
- Đóng hộp thoại.
Cài đặt riêng cho các mô-đun riêng lẻ
Giả sử bạn đã chỉ định làm cài đặt tiêu chuẩn rằng các phần tử sẽ được chuyển đến kho lưu trữ sau một năm, nhưng bạn vẫn muốn có các cuộc hẹn từ những năm trước trong lịch cuộc hẹn của mình. Sau đó, điều chỉnh cài đặt cho lịch:
- Mở lịch.
- Trong LỊCH CỦA TÔI, nhấp chuột phải vào LỊCH và gọi lệnh PROPERTIES. Trong ví dụ, lịch không được lưu trữ.
- Mở tab AUTOARCHIVE.
- Nếu bạn không muốn lưu trữ lịch, hãy kích hoạt tùy chọn KHÔNG LƯU TRỮ MỤC TRONG THƯ MỤC NÀY và tiếp tục với bước 6. Nếu bạn muốn sử dụng khác với cài đặt mặc định, hãy kích hoạt tùy chọn SỬ DỤNG CÁC CÀI ĐẶT SAU ĐÂY CHO THƯ MỤC NÀY.
- Điều chỉnh cài đặt, chẳng hạn như tuổi của các mục sẽ được lưu trữ hoặc chỉ định một tệp lưu trữ khác.
- Đóng hộp thoại.
Cài đặt riêng cho từng thư mục, mục nhập cuộc hẹn hoặc email
Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn loại trừ các mục này khỏi tự động lưu trữ. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Mở phần tử mong muốn, ví dụ như một email quan trọng hoặc một mục nhập cuộc hẹn.
- Trong cửa sổ thư, cuộc hẹn hoặc tác vụ, hãy gọi lệnh "Tệp, Thuộc tính".
- Kích hoạt tùy chọn “Không tự động lưu trữ phần tử này” và đóng hộp thoại.
