Thuyết phục bản thân về lựa chọn thay thế cho bảng Excel và thiết lập các bảng rõ ràng trong PowerPoint, trong đó bạn có thể đánh dấu thông tin quan trọng đối với khán giả của mình hoặc thậm chí hiển thị thông tin đó từng bước.
Tạo bảng trực tiếp trong PowerPoint
Sử dụng các bước sau để tạo một bảng trong PowerPoint, trong đó bạn có thể đánh dấu các phần tử riêng lẻ như bạn muốn.
- Tạo một trang chiếu mới với bố cục TIÊU ĐỀ VÀ NỘI DUNG.
- Nhấp vào biểu tượng nhỏ cho INSERT TABLE và chọn số ROWS và COLUMNS cần thiết, trong trường hợp này là 3 cột và 4 hàng.
- Nhập thông tin và đánh dấu bảng bằng cách nhấp vào đường viền.
- Trên tab CÔNG CỤ / LAYOUT BẢNG, nhấp vào nút TRUNG TÂM VERTICAL (Trong PowerPoint 2003: Nhấp vào biểu tượng TRUNG TÂM trên thanh công cụ TABLES AND FRAMES.)
- Nếu cần, hãy điều chỉnh kích thước của bảng trên trang chiếu cũng như chiều rộng của các cột riêng lẻ và định dạng tiêu đề cột BOLD và TRUNG TÂM.
Đánh dấu nội dung quan trọng bằng hình dạng
Sử dụng các tùy chọn khác nhau trong bảng để xác định thông tin quan trọng. Dưới đây là một số ví dụ.
- Sử dụng hình elip, hình chữ nhật, mũi tên khối hoặc gạch dưới để thu hút sự chú ý đến các số cụ thể, toàn bộ hàng hoặc cột.
- Với dấu tích hoặc dấu thập, bạn xác nhận một giá trị hoặc đánh dấu nó là xong.
Việc bổ sung như vậy bằng cách sử dụng các hình dạng có lợi thế lớn là bạn có thể sử dụng các hình dạng này như các đối tượng động. Điều này cho phép bạn đánh dấu thông tin quan trọng trong bảng trong khi trình chiếu một cách đơn giản và hiệu quả chỉ bằng một cú nhấp chuột khi nó được nói đến.
MẸO: Bạn nhận được dấu kiểm khi bạn tạo trường văn bản và sau đó nhấp vào dấu kiểm trên biểu tượng INSERT trong phông chữ WINDINGS ở dưới cùng bên phải.
Xây dựng các số vào bảng dưới dạng trường văn bản
Ngoài khả năng làm nổi bật các con số bằng cách sử dụng hình dạng, tất nhiên bạn cũng có thể chọn tự tạo hoạt ảnh cho các con số. Trái ngược với sơ đồ, trong đó bạn có thể xây dựng các thanh hoặc cột theo từng bước, PowerPoint không cung cấp bất kỳ lệnh nào để tạo hoạt ảnh cho cột của bảng đã hoàn thành theo hàng hoặc từng cột theo hàng.
Đây là cách nó hoạt động dù sao:
- Chỉ cần nhập dữ liệu cho các tiêu đề cột và hàng và để trống các ô cho các số.
- Bây giờ hãy chèn các số dưới dạng trường văn bản trong bảng. Để thực hiện việc này, hãy chọn một trường văn bản bằng cách nhấp vào biểu tượng cùng tên trong tab BẮT ĐẦU (trong PowerPoint 2003: thanh công cụ VẼ) và nhấp vào bên cạnh bảng. Nhập số đầu tiên.
- Sau khi nhập số đầu tiên này, ngay lập tức nhấn phím F2 để đánh dấu toàn bộ trường văn bản. Căn phải văn bản và điều chỉnh phông chữ và kích thước nếu cần.
- Sử dụng các phím con trỏ để di chuyển trường văn bản có số đầu tiên đến vị trí cần thiết (hàng thứ hai, cột thứ hai).
- Trường văn bản này đóng vai trò như một mẫu thử nghiệm. Tạo hai bản sao của nó. Để thực hiện việc này, hãy kéo nó xuống bằng chuột trong khi giữ các phím CTRL + SHIFT. Lặp lại hành động này cho bản sao thứ hai.
- Các số cho cột hai hiện đã được chèn. Tạo một bản sao của cột này bằng cách đánh dấu tất cả ba trường văn bản và lần này sao chép chúng sang bên phải vào cột 3. Giữ phím CTRL + SHIFT một lần nữa.
Tạo hoạt ảnh cho các trường văn bản theo từng dòng hoặc từng cột theo cột
Mục đích của việc chèn trường văn bản là để có thể làm sinh động các giá trị số riêng lẻ. Khi trình bày, phần nội dung của bảng phải được hiển thị đầu tiên, sau đó là các số theo từng hàng hoặc từng cột theo từng cột.
- Kết hợp các số bên cạnh nhau trong một nhóm nếu bạn muốn làm sinh động từng dòng. Đối với hoạt ảnh theo từng cột, hãy nhóm các số nằm bên dưới số kia. Để thực hiện việc này, hãy chọn các trường văn bản có các số và nhấn Ctrl + Shift + G.
Một hiệu ứng hoạt ảnh thích hợp cho sự xuất hiện của bảng và các con số, ví dụ, RESOLVE hoặc FADE hoặc WIPE.
- PowerPoint 2010: Chuyển sang tab ANIMATIONS và nhấp vào ADD ANIMATION.
- PowerPoint 2007: Chuyển sang tab ANIMATIONS, nhấp vào CUSTOM ANIMATION để mở vùng tác vụ cùng tên, sau đó THÊM HIỆU ỨNG.
- PowerPoint 2003: Từ menu TRÌNH BÀY MÀN HÌNH, chọn HÌNH ẢNH TÙY CHỈNH rồi THÊM HIỆU ỨNG.
