Đó là cách nó được thực hiện!
Bạn có muốn lưu các email quan trọng trong các thư mục lưu trữ của mình ở một vị trí cụ thể trên ổ cứng không? Ví dụ, các e-mail có hóa đơn, dữ liệu khách hàng nhạy cảm hoặc nội dung mà theo quan điểm pháp lý, phải được lưu giữ lâu dài. Định dạng PDF nổi tiếng và phổ biến phù hợp với mục đích này như một định dạng lưu trữ lâu dài và đáng tin cậy. Nó chiếm ít dung lượng trên ổ cứng, có thể mở trên các thiết bị đầu cuối khác nhau và cung cấp mức độ bảo mật cao.
Lưu tệp PDF trong Outlook: đây là những chương trình phù hợp
Không giống như Microsoft Word hoặc Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook không cung cấp tùy chọn tích hợp để lưu hoặc chuyển đổi tệp PDF. Một tùy chọn là chương trình trả phí “Adobe Acrobat”, có thể tạo tệp PDF từ Outlook. Nếu bạn quan tâm đến một giải pháp miễn phí có chức năng tương tự, bạn nên sử dụng PDFCreator để thay thế.
Công cụ này hiện có phiên bản tiếng Đức và liên tục được phát triển. Nó cài đặt trình điều khiển máy in ảo và tạo tệp PDF bằng lệnh "In". Với PDFCreator, bạn có thể tạo tài liệu dưới dạng tệp PDF từ bất kỳ chương trình Windows nào. Nếu bạn thường xuyên làm việc với các liên kết trong tài liệu, thì PDF Creator không phải là lựa chọn hàng đầu. Điều này là do phần mềm không chấp nhận các siêu liên kết và chúng không thể nhấp được trong tệp PDF đã tạo. Trong trường hợp này, người dùng Windows 10 có thể sử dụng công cụ “Microsoft Print to PDF” miễn phí được cung cấp. Trong tất cả các trường hợp khác, PDFCreator như một công cụ PDF miễn phí là lựa chọn phù hợp do tốc độ và tính dễ sử dụng của nó.
Cài đặt Trình tạo PDF
-
Bước đầu tiên là cài đặt PDFCreator trong vài giây bằng cách mở địa chỉ https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions trong trình duyệt web của bạn. Sau đó, tải xuống phiên bản PDFCreator mới nhất. Bạn có thể lựa chọn giữa phiên bản một người dùng miễn phí hoặc phiên bản nhiều người dùng và máy chủ trả phí.
-
Sau khi tệp cài đặt đã được tải, hãy khởi động nó bằng một cú nhấp đúp.
-
Trình hướng dẫn cài đặt sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về cách cài đặt đúng. Trong số những thứ khác, bạn có thể đặt ngôn ngữ của chương trình và hiển thị thông tin về thỏa thuận cấp phép hoặc cài đặt bảo vệ dữ liệu.
-
Phần mềm sẽ được cài đặt trên máy tính của bạn trong vòng vài giây. Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập sách hướng dẫn trực tuyến hoặc tìm kiếm cơ sở kiến thức cho các chủ đề trợ giúp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khi sử dụng Trình tạo PDF, hỗ trợ cộng đồng đa ngôn ngữ cũng có sẵn. PDFCreator đã sẵn sàng để sử dụng và có thể chuyển đổi thư email thành tệp PDF chỉ với một vài cú nhấp chuột trong Microsoft Outlook.
Lưu email dưới dạng PDF - đó là cách nó hoạt động
Có thể lưu email ở định dạng PDF chỉ với một vài cú nhấp chuột và cài đặt. Với 6 bước sau, bạn có thể tạo các tệp PDF chuyên nghiệp với tiêu đề tài liệu cụ thể và thông tin về tác giả và các từ khóa, giúp thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này:
-
Mở bất kỳ thư email nào bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
-
Trên tab Tệp, chuyển đến menu → In.
-
Chọn PDFCreator làm máy in.
-
Trong trường hợp một e-mail nhiều trang, bạn có thể chỉ định những trang nào sẽ được lưu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Tùy chọn in và nhập số trang. Không thể chỉ lưu một khu vực được đánh dấu hoặc các phần của văn bản đã đánh dấu trong PDFCreator.
-
Trong bước tiếp theo, nhấp vào nút "In". Một cửa sổ mới mở ra, trong đó bạn có thể nhập các thông số kỹ thuật cho tài liệu sẽ được lưu.
-
Trong khu vực phía trên của cửa sổ lựa chọn, bạn có thể chỉ định định dạng tài liệu sẽ được lưu. Ngoài tệp PDF tiêu chuẩn, bạn có thể chọn giữa:
- các mức độ nén khác nhau,
- lưu trữ dưới dạng tệp đồ họa hoặc
- lưu trữ dưới dạng tệp PDF được bảo vệ.
-
Trong khu vực giữa của cửa sổ lựa chọn, phải chỉ định đường dẫn và tên tệp mà tệp PDF sẽ được lưu.
-
Ở phần dưới, điều quan trọng là phải nhập tiêu đề tài liệu có ý nghĩa. Quy trình này sẽ giúp bạn tìm tài liệu dễ dàng hơn sau này. Đồng thời, nó giúp người nhận có thể gán tệp. Trong số những thứ khác, bạn có thể sử dụng chủ đề gốc của email hoặc sử dụng tiêu đề riêng lẻ. Bạn cũng có thể nhập chủ đề và / hoặc từ khóa. Thông tin này có thể được xem trong Windows Explorer hoặc được sử dụng làm từ tìm kiếm.
Ngoài ra còn có tùy chọn hợp nhất tệp PDF đã tạo trực tiếp với tệp khác. Nếu bạn muốn điều này, hãy kích hoạt nút Hợp nhất. Bạn cũng có thể đính kèm tệp PDF trực tiếp vào email hoặc chuyển tiếp hoặc tải tệp lên qua Dropbox hoặc FTP.
-
Nếu bạn muốn lưu tệp theo mặc định, hãy nhấp vào hộp kiểm "Lưu" màu xanh lục. Tiêu đề tài liệu được sử dụng làm tên tệp. Bạn có thể thay đổi tên lần cuối trước khi bắt đầu quá trình lưu.
Sau đó, “Kiến trúc sư PDF” sẽ tạo tệp PDF của bạn ở chế độ nền. Nếu bạn có tài khoản người dùng với nhà sản xuất PDFForge, bạn cũng có thể đăng nhập và lưu tệp trong tài khoản này. Ngoài ra, bạn có thể tạo một tài khoản người dùng mới. Tệp PDF đã thiết kế được hiển thị trong "PDF Architect".
Mẹo: Theo mặc định, phần mềm PDFForge "PDF Architect" được sử dụng làm chương trình hiển thị cho các tệp PDF được tạo bằng PDFCreater. Nếu bạn muốn tiếp tục đọc các tệp PDF bằng “Adobe Acrobat Reader” miễn phí hoặc một công cụ khác, bạn có thể lưu tệp này trong cài đặt PDFCreator. Bạn cũng có thể thay đổi lựa chọn cho các ứng dụng tiêu chuẩn trong cài đặt Windows.
Các tệp PDF về cơ bản cung cấp những lợi thế này
Có thể dễ dàng lưu email từ Outlook dưới dạng tệp PDF. Ngoài việc có thể lưu được, các tệp PDF mang lại nhiều lợi thế so với các định dạng khác, chẳng hạn như định dạng lưu trữ MSG Outlook. Trong khi các tệp MSG chỉ có thể được đọc bởi Outlook và một số e-mail và chương trình chuyển đổi, định dạng PDF được sử dụng trên toàn thế giới.
Các chương trình đọc PDF miễn phí như Adobe Acrobat Reader đảm bảo rằng người nhận tệp PDF có thể đọc tệp đó trên hầu hết mọi thiết bị. Các tệp PDF cũng được nén khi chúng được lưu và trong hầu hết các trường hợp đều nhỏ hơn tài liệu nguồn. Ngoài ra, định dạng, hình ảnh, phông chữ nhúng và giao diện chung vẫn được giữ lại.
Việc bảo mật các tài liệu là rất cần thiết, đặc biệt là khi gửi chúng qua Internet. Bằng cách thiết lập các tùy chọn, các tệp có nội dung nhạy cảm có thể được bảo vệ khỏi bị đánh cắp dữ liệu trái phép. Điều tương tự cũng xảy ra bằng cách gán mật khẩu. Trong trường hợp này, những người không có thẩm quyền sẽ không thể mở tệp và đọc nội dung của nó.
Với giá trị gia tăng của tệp PDF và khả năng sử dụng từ khóa và tiêu đề có ý nghĩa để giúp tệp PDF dễ tìm hơn, tệp PDF lý tưởng để lưu trữ email trong Outlook.
Tóm tắt: Sao lưu email trong Outlook bằng Trình tạo PDF - nhanh chóng và dễ dàng
Nếu bạn muốn lưu trữ email một cách an toàn trong thời gian dài, định dạng PDF đặc biệt thích hợp cho việc này. Vì Microsoft Outlook không cung cấp tính năng chuyển đổi trên bo mạch thành định dạng PDF, nên bạn phải sử dụng phần mềm bên ngoài. Một chương trình hướng đến mục tiêu và thân thiện với người dùng đã được sử dụng hàng triệu lần là PDFCreator. Sau khi được cài đặt làm trình điều khiển máy in ảo, nó có thể được sử dụng để chuyển đổi tài liệu thành tệp PDF từ bất kỳ ứng dụng Windows nào.
Trong Outlook, bạn chọn chức năng in, nhập tiêu đề tài liệu, từ khóa và đường dẫn lưu trữ và có thể lưu trữ e-mail của bạn chỉ với một vài cú nhấp chuột. PDFCreator hoạt động đáng tin cậy như các chương trình trả phí và do đó được khuyến nghị làm trình điều khiển máy in PDF ảo cho Windows và Microsoft Outlook.
