Nếu thỉnh thoảng bạn phải điều phối các cuộc hẹn với những người khác, hãy gửi cho họ các cuộc hẹn cá nhân hoặc bản trích dẫn từ lịch của bạn. Tìm hiểu với chúng tôi cách bạn có thể dễ dàng và thoải mái chia sẻ các bản trích dẫn lịch và cập nhật chúng
Gửi các ngày đã chọn
Nếu bạn muốn điều phối các cuộc hẹn của mình với những người khác hoặc nếu bạn muốn thông báo cho đồng nghiệp hoặc nhân viên biết cuộc hẹn nào trong lịch của bạn, bạn có thể gửi chúng qua e-mail. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau trong Outlook lên đến và bao gồm phiên bản 2007:
- Mở một tin nhắn mới.
- Điền vào người gửi và chủ đề.
- Trong Outlook 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở bên phải của biểu tượng dấu ngoặc (INSERT FILE), sau đó nhấp vào ELEMENT (không có lệnh ELEMENT trong menu INSERT). Trong Outlook 2007, trên tab CHÈN, bên dưới BAO GỒM, bấm ĐÍNH KÈM MỤC.
- Chọn lịch.
- Chọn tùy chọn CÂY dưới các nút bên phải.
- Trong trường YẾU TỐ, hãy chọn ngày bạn muốn gửi qua email. Đánh dấu các cuộc hẹn kế tiếp bằng các phím mũi tên và phím H được nhấn hoặc giữ S và nhấp chuột vào các cuộc hẹn đã chọn.
- Bấm OK để đóng hộp thoại và quay lại cửa sổ thông báo.
- Kết thúc và gửi tin nhắn. Gửi trích xuất lịch bằng Outlook 2007 Trong Outlook 2007, bạn cũng có thể tiến hành như mô tả ở trên, nhưng chương trình cung cấp nhiều tùy chọn hơn: Bạn có thể chuyển toàn bộ trích xuất lịch và kiểm soát chính xác chi tiết nào sẽ được chuyển.
Bạn có thể gửi trích xuất lịch trong Outlook 2007 như sau:
- Mở một tin nhắn mới.
- Điền vào người gửi và chủ đề.
- Trên tab TÙY CHỌN, chọn định dạng HTML - Outlook 2007 chỉ có thể (vẫn) gửi các trích xuất lịch bằng email HTML.
- Bấm vào trường văn bản.
- Trên tab CHÈN, bên dưới BAO GỒM, bấm LỊCH.
- Trong trường DATE RANGE, hãy chọn khoảng thời gian được tính đến. Nếu bạn chọn tùy chọn NGÀY CỤ THỂ ở đây, bạn có thể chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Trong trường CHI TIẾT, hãy chỉ định xem tất cả thông tin chi tiết về các cuộc hẹn, chỉ tình trạng sẵn có và chủ đề hay chỉ trạng thái ("Miễn phí", "Đã đặt trước", "Đi vắng" hoặc "Có đặt chỗ trước") sẽ được hiển thị.
- Trong trường bên dưới, bạn có thể xác định xem liệu chỉ các cuộc hẹn trong giờ làm việc được xác định trong Outlook của bạn có nên được thông báo hay không.
- Sau đó bấm vào HIỂN THỊ.
- Bây giờ bạn có tùy chọn hiển thị chi tiết các cuộc hẹn được đánh dấu là riêng tư và gửi các tệp đính kèm của cuộc hẹn.
- Cuối cùng, chỉ định xem các cuộc hẹn nên được hiển thị dưới dạng lịch biểu hàng ngày hay đơn giản là danh sách; chế độ xem danh sách rõ ràng hơn.
- Đóng hộp thoại bằng OK.
- Giờ đây, Outlook sẽ chèn dữ liệu vào văn bản thư và ở dạng tệp ICS mà các chương trình lịch khác cũng có thể đọc. Kết thúc và gửi tin nhắn.
Nhập địa chỉ dưới dạng tệp CSV
Bạn muốn cung cấp địa chỉ từ sổ địa chỉ Outlook của tôi cho một đồng nghiệp không làm việc với Outlook. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xuất địa chỉ của bạn từ Outlook thành tệp CSV. Outlook chắc chắn có tùy chọn xuất nó sang định dạng CSV. Tuy nhiên, các dịch giả đã hiểu nó quá tốt và cũng đã được Đức hóa tên định dạng: Tùy chọn bạn cần được gọi là "Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy", viết tắt là CSV.
- Mở thư mục danh bạ trong Outlook của bạn.
- Gọi lệnh FILE _ IMPORT / EXPORT.
- Chọn XUẤT ĐỂ TẬP TIN và nhấp vào TIẾP THEO.
- Chọn COMMA-SEPARATED VALUES (WINDOWS) và nhấp vào NEXT (CSV là viết tắt của "Comma-Separated Values"). Nếu đồng nghiệp của bạn làm việc với Linux hoặc với Macintosh, hãy sử dụng CÁC GIÁ TRỊ ĐƯỢC RIÊNG RIÊNG (DOS).
- Chọn thư mục Danh bạ và nhấp vào TIẾP THEO.
- Nhập tên tệp, chọn vị trí lưu trữ và nhấp vào TIẾP THEO.
- Nhấp vào Kết thúc.
