Bạn không nhất thiết phải cần phần mềm đồng bộ hóa nếu bạn muốn cập nhật e-mail của mình trên hai hoặc nhiều PC. Bạn chỉ cần cẩn thận với cài đặt tài khoản và thiết lập một hoặc hai quy tắc với trình hướng dẫn quy tắc.
Như bạn đã biết, bạn có thể sử dụng một số PC để truy cập hộp thư của mình trên máy chủ thư, ví dụ như tại GMX hoặc Web.de, và để kiểm tra e-mail của bạn. Thậm chí có thể sử dụng các chương trình e-mail khác nhau trên máy tính - ngoài Outlook trong văn phòng, chẳng hạn như Windows Mail trên PC cá nhân hoặc thậm chí chương trình e-mail trên máy Mac. Điều quan trọng là e- thư - Giao thức bạn sử dụng để kiểm tra email của mình: POP3 hoặc IMAP.
Với các tài khoản e-mail miễn phí có GMX, Web.de, Google, v.v., bạn được đặt thành giao thức POP3, với các nhà cung cấp dịch vụ e-mail trả phí, bạn thường có sự lựa chọn giữa POP3 và IMAP. POP3 có từ khi không gian lưu trữ trên các máy chủ bị hạn chế và do đó có giá trị. Đây là lý do tại sao các chương trình e-mail như Outlook được cài đặt trước theo cách chúng xóa e-mail khỏi máy chủ ngay sau khi bạn truy xuất chúng qua POP3 và lưu chúng trên PC.
Bằng cách này, bạn chỉ có thể truy xuất mỗi e-mail một lần. Tuy nhiên, điều này có thể tránh được nếu bạn thay đổi cài đặt cho tài khoản e-mail của mình và hướng dẫn Outlook trên mỗi PC của bạn không xóa e-mail khỏi máy chủ thư sau khi chúng đã được truy xuất.
Bạn có thể đọc cách thực hiện việc này trong phần tiếp theo. Giao thức IMAP có ưu điểm là các e-mail vẫn còn trên máy chủ thư trong mọi trường hợp - bất kể bạn truy cập chúng thường xuyên như thế nào và bất kể cài đặt tài khoản trong Outlook của bạn. Chỉ khi bạn xóa rõ ràng các e-mail khỏi máy chủ thư bằng Outlook thì chúng mới không còn tồn tại ở đó nữa.
Ngăn xóa email khỏi POP3
Nếu bạn (phải) sử dụng POP3 làm giao thức truyền, nhưng muốn kiểm tra e-mail bằng hai PC trở lên, hãy tiến hành như sau:
- Gọi lệnh EXTRAS >> TÀI KHOẢN EMAIL hoặc EXTRAS >> CÀI ĐẶT TÀI KHOẢN trong Outlook trên PC của bạn (ví dụ: trong văn phòng).
- Trong Outlook 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, chỉ định rằng bạn muốn XEM HOẶC CHỈNH SỬA TÀI KHOẢN E-MAIL HIỆN CÓ và nhấp vào TIẾP THEO. Trong Outlook 2007, hãy chuyển đến bước 3.
- Chọn tài khoản email của bạn và nhấp vào ĐỔI.
- Nhấp vào CÀI ĐẶT KHÁC.
- Trên tab NÂNG CAO, bật tùy chọn ĐỂ LẠI TẤT CẢ TIN NHẮN TRÊN MÁY CHỦ.
- Để hộp thư trên máy chủ thư không bị tràn, hãy kích hoạt tùy chọn XÓA KHỎI MÁY CHỦ SAU … NGÀY và nhập một khoảng thời gian thích hợp.
- Đóng hộp thoại và nhấp vào NEXT để quay lại hộp thoại từ bước 3.
- Nếu bạn đã thiết lập các tài khoản e-mail khác trong Outlook và muốn truy vấn chúng bằng một PC khác, hãy lặp lại các bước từ 3 đến 7 cho các tài khoản này.
- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào HOÀN TẤT.
- Lặp lại các bước từ 1 đến 9 trên PC thứ hai (ví dụ: ở nhà).
Nếu bạn đang sử dụng Windows Mail hoặc Outlook Express thay vì Outlook trên PC ở nhà, hãy thay đổi cài đặt tài khoản trong chương trình e-mail riêng của bạn như sau:
Gọi lệnh EXTRAS >> ACCOUNTS. Chọn tài khoản của bạn và nhấp vào THUỘC TÍNH. Trên tab NÂNG CAO, bật tùy chọn ĐỂ LẠI TẤT CẢ TIN NHẮN TRÊN MÁY CHỦ. Nhập số ngày sau đó các bản sao sẽ được xóa khỏi máy chủ.
Bản sao của các email đã gửi
Theo cách được mô tả, bạn đảm bảo rằng bạn nhận được e-mail đã nhận trên cả hai PC. Nếu bạn cũng muốn bản sao của tất cả các e-mail trên cả hai PC mà bạn đã gửi trên một trong hai PC, thì hãy gửi một bản sao của e-mail này đến địa chỉ của riêng bạn. Bạn có thể tự động hóa việc này bằng quy tắc:
- Mở mô-đun email.
- Gọi lệnh EXTRAS >> RULES AND NOTIFICATIONS (Outlook từ 2003) hoặc EXTRAS >> RULE ASSISTANT (các phiên bản Outlook cũ hơn).
- Trên tab QUY TẮC E-MAIL, nhấp vào QUY TẮC MỚI (hoặc MỚI trong Outlook trước phiên bản 2003) và chọn TẠO QUY TẮC KHÔNG CÓ MẪU.
- Chọn KIỂM TRA TIN NHẮN SAU KHI GỬI và nhấp vào TIẾP THEO.
- Kích hoạt tùy chọn CHỈ TRÊN MÁY TÍNH NÀY trong cửa sổ phía trên và nhấp vào TIẾP THEO.
- Bây giờ, bật trong cửa sổ phía trên, SAO CHÉP NÀY THÀNH DANH SÁCH CÁ NHÂN / PHÂN PHỐI (Cc).
- Trong cửa sổ phía dưới, nhấp vào DANH SÁCH MỘT NGƯỜI / PHÂN PHỐI có gạch chân màu xanh lam. Chọn địa chỉ email của bạn.
- Đồng thời bật KHÔNG ÁP DỤNG CÁC QUY TẮC KHÁC. Nhấp vào Kết thúc.
- Đóng hộp thoại bằng OK. Outlook tiếp tục tự động tạo bản sao của tất cả các thư đã gửi trong thư mục "Các mục đã gửi". Nếu bạn muốn ngăn điều này xảy ra trong tương lai, hãy gọi lệnh EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL OPTIONS và hủy kích hoạt tùy chọn LƯU BẢN TIN NHẮN TRONG THƯ MỤC "GỬI ĐỐI TƯỢNG".
