Hướng dẫn sử dụng hiệu quả trình giữ chỗ trong hàm thay thế
Microsoft Word cung cấp nhiều chức năng hữu ích khi thiết kế văn bản chuyên nghiệp. Một chức năng quan trọng là thay thế các thuật ngữ hoặc chỉ định. Ví dụ: nếu bạn muốn tên trong tài liệu của mình được thay thế bằng tên cộng với chức danh công việc, bạn có thể thực hiện việc này trong Microsoft Word chỉ trong vài bước.
Thí dụ:
Khi nhập tên "Johannes Schmidt"Điều này được chỉ ra bởi"Johannes Schmidt - Giám đốc bán hàng“Đã thay thế.
Để thay thế các thuật ngữ hoặc chỉ định theo cách thủ công, hãy sử dụng chức năng "Tìm kiếm và Thay thế" kết hợp. Bạn có thể tìm thấy chức năng này trong Microsoft Word trong tab "Bắt đầu" trong mục menu "Chỉnh sửa" trong tùy chọn "Thay thế".
Chức năng duy nhất "Tìm kiếm", bạn có thể tìm thấy ngay phía trên "Chức năng thay thế", giúp bạn tìm các từ bạn muốn trong một văn bản. Nó liệt kê các trang web theo thứ tự thời gian. Sau đó, bạn có thể quyết định theo cách thủ công xem bạn muốn thay đổi hoặc sửa đoạn văn bản nào.
Để sử dụng chức năng “Tìm và thay thế”, hãy nhập tên hoặc mô tả ban đầu vào trường “Tìm gì”. Trong bước tiếp theo, hãy viết tên hoặc mô tả trong "Trường thay thế" sẽ được sử dụng từ bây giờ.
Tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn với trình giữ chỗ
Chức năng "Tìm kiếm và thay thế" có hiệu quả và có thể giúp triển khai các mục nhập không chính xác hoặc thay thế rộng rãi trong một bước công việc. Bạn cũng có thể lưu công việc bằng trình giữ chỗ ít được biết đến trong chức năng "Thay thế". Bạn sử dụng trình giữ chỗ như sau:
-
Trong bước đầu tiên, hãy gọi chức năng thay thế bằng Ctrl + H hoặc điều hướng đến tab “Bắt đầu” trong vùng menu “Chỉnh sửa”.
-
Nhập cụm từ tìm kiếm, ví dụ tên như »Johannes Schmidt«, vào trường "TÌM KIẾM".
-
Trong bước tiếp theo, chuyển sang trường "THAY THẾ VỚI".
-
Nhập thông tin sau vào đây: "& (Quản lý bán hàng)".
Thông tin: Dấu hiệu »^«Có thể được tìm thấy trên bàn phím ở trên cùng bên trái bên cạnh» 1 «hoặc dưới phím ESC. Vì nó thường được yêu cầu đối với các ký tự đặc biệt như "â", "ê", "î", v.v., nó không xuất hiện ngay sau khi nhập, mà trước tiên bạn phải nhấn một phím khác, trong trường hợp này là Shift + 6 cho " & ”-Ký hiệu.
-
Cuối cùng bấm vào "THAY THẾ TẤT CẢ" hoặc vào "TÌM THÊM" và "THAY THẾ" nếu bạn muốn thay thế có chọn lọc. Bạn cũng có thể xác định các tùy chọn tìm kiếm, chẳng hạn như bỏ qua dấu câu hoặc dấu cách.
Sau đó, Word sẽ thay thế cụm từ tìm kiếm "Johannes Schmidt" bằng chính cụm từ tìm kiếm và thêm phần bổ sung mong muốn.
Nếu cần, trình giữ chỗ »&« cũng có thể được sử dụng ở nơi khác trong trường "THAY THẾ VỚI" để đặt chức danh công việc trước tên và tên trong dấu ngoặc vuông, như trong ví dụ sau:
TÌM KIẾM: Johannes Schmidt
THAY THẾ VỚI: Quản lý Bán hàng (&)
Trình giữ chỗ cho khay nhớ tạm - thú vị khi nhập địa chỉ
Một trình giữ chỗ hữu ích khác khi thay thế là biến thể: »c«. Nếu bạn nhập trình giữ chỗ này vào trường "THAY THẾ VỚI", nó sẽ được thay thế bằng nội dung của khay nhớ tạm. Bằng cách này, ví dụ: bạn có thể sao chép địa chỉ đầy đủ của một công ty trên trang web và có tên công ty nhanh chóng và dễ dàng được thay thế bằng tên và địa chỉ công ty trong tài liệu của bạn:
TÌM KIẾM: Schmidt & Co
THAY THẾ VỚI: & (c)
Chức năng "Tìm và Thay thế" vẫn cung cấp những tùy chọn nào
Ngoài việc thay thế các điều khoản và kết hợp các trình giữ chỗ, chức năng “Tìm và Thay thế” cung cấp các tùy chọn bổ sung để lọc và thay thế các thuật ngữ trong văn bản. Nếu bạn mở rộng cửa sổ lựa chọn bằng cách nhấp vào nút "Mở rộng", bạn sẽ nhận được các tùy chọn cài đặt khác để tìm kiếm tinh tế hơn: Chức năng "Tìm kiếm và thay thế" cung cấp, ngoài việc thay thế các thuật ngữ và kết hợp các trình giữ chỗ, hơn nữa các tùy chọn để lọc các thuật ngữ trong văn bản và để thay thế. Nếu bạn mở rộng cửa sổ lựa chọn bằng cách nhấp vào nút "Mở rộng", bạn sẽ nhận được các tùy chọn cài đặt khác để tìm kiếm tinh tế hơn:
|
Lưu ý chữ hoa và chữ thường |
Với việc đánh dấu vào hộp kiểm này, bạn xác định rằng Microsoft Word sẽ chỉ tìm các cụm từ có cách viết chính xác của cụm từ tìm kiếm. Nếu từ "chủ" được viết bằng các chữ cái nhỏ, Word sẽ bỏ qua thuật ngữ được trình bày sai này. |
|
Chỉ tìm kiếm toàn bộ từ |
Nếu hộp kiểm này được kích hoạt, từ trong văn bản phải tương đương với cụm từ tìm kiếm. Nếu thuật ngữ cần tìm được bao gồm trong văn bản, Word sẽ không tìm thấy nó. |
|
Sử dụng trình giữ chỗ |
Như bài viết này cho thấy, bạn đã có thể sử dụng nhiều trình giữ chỗ khi tìm kiếm và thay thế các thuật ngữ trong Word mà không cần kích hoạt hộp kiểm “Sử dụng trình giữ chỗ”. Kích hoạt hộp kiểm sẽ mở ra các tùy chọn khác được ẩn dưới nút "Định dạng đặc biệt", trong số những thứ khác. Về cơ bản, với "Sử dụng trình giữ chỗ", bạn có quyền truy cập vào các kết quả phù hợp từng phần. |
|
Nút định dạng |
Nút Định dạng cho phép bạn bao gồm hầu hết các tùy chọn định dạng trong Word trong tìm kiếm của mình. Trong số những thứ khác, bạn có thể chọn và thay thế các định dạng ký tự, đoạn văn hoặc bản in. Bằng cách thay thế các kiểu đoạn văn, bạn có thể định dạng và tùy chỉnh văn bản một cách hiệu quả chỉ với một vài cú nhấp chuột. |
|
Bỏ qua các dấu chấm câu |
Sự khác biệt về dấu gạch nối được bỏ qua khi tìm kiếm và thay thế |
|
Bỏ qua khoảng trắng |
Word bỏ qua khoảng trắng giữa các ký tự |
Nếu bạn đang xử lý các tùy chọn của chức năng "Tìm và Thay thế" lần đầu tiên, có thể bạn bị choáng ngợp với các hộp kiểm riêng lẻ. Với kinh nghiệm ngày càng tăng, các tùy chọn của chức năng "Tìm và Thay thế" và việc sử dụng các trình giữ chỗ có ý nghĩa có thể hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa tài liệu.
Tóm tắt và kết luận: Phần giữ chỗ trong chức năng "Tìm và Thay thế" có hiệu quả
Chức năng "Tìm và Thay thế" trong Microsoft Word rất hữu ích nếu bạn muốn thay đổi toàn cục các cụm từ hoặc cụm từ tìm kiếm trong tài liệu Word. Chức năng có thể được chuyên nghiệp hóa hơn nữa bằng cách sử dụng trình giữ chỗ. Bằng cách nhập ít ký tự đặc biệt hơn, trình giữ chỗ giúp bạn thay thế các điều khoản nhanh hơn hoặc sử dụng thông tin từ khay nhớ tạm, trong số những thứ khác. Ngoài ra, chức năng "Tìm kiếm và thay thế" cung cấp nhiều tùy chọn khác trên bo mạch để loại bỏ lỗi hoặc tinh chỉnh văn bản chỉ trong một vài bước.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để sử dụng chức năng Tìm và Thay thế trong Microsoft Word?
Có thể tìm thấy chức năng "Tìm và Thay thế" bằng tổ hợp phím "CTRL + H" hoặc cách khác trong tab "Bắt đầu" trong khu vực trình đơn "Chỉnh sửa".
Tôi có thể sử dụng chức năng nào để tìm kiếm các từ trong Word?
Trái ngược với chức năng "Tìm và Thay thế" mà bạn thực hiện thay thế, chức năng "Tìm" cũng có sẵn trong Microsoft Word. Bạn có thể gọi nó lên bằng tổ hợp phím "CTRL + F". Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm thấy điều này trong tab “Bắt đầu” trong khu vực trình đơn “Chỉnh sửa”, ngay phía trên chức năng “Tìm và thay thế.” Bạn có thể tìm kiếm từng từ hoặc văn bản và khái niệm bằng cách nhập chúng vào trường Tìm kiếm tài liệu.
Tôi cũng có thể đếm số từ trong toàn bộ văn bản trong Word không?
Microsoft Word cũng cho phép bạn đếm các từ hoặc thậm chí các chữ cái của văn bản. Bạn có thể tìm thông tin trong thanh công cụ phía dưới của Word ở bên trái. Với một cú nhấp chuột vào "Từ", bạn sẽ nhận được thông tin bổ sung về số lượng đoạn văn, dòng hoặc chữ cái trong văn bản của bạn.
