Thay vì viết đi viết lại những e-mail giống nhau, chẳng hạn như để trả lời các câu hỏi của khách hàng, bạn có thể lưu e-mail đã có công thức làm mẫu và gọi lại chúng bất cứ lúc nào.
Cho dù bạn làm việc ở bộ phận hỗ trợ, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận nhân sự, kế toán hay làm nghề tự do: Bạn chắc chắn sẽ phải gửi những e-mail có nội dung giống nhau hoặc tương tự và có thể kèm theo các tệp đính kèm giống nhau nhiều lần . Đây có thể là phản hồi cho các thắc mắc của khách hàng, từ chối đơn đăng ký, báo cáo thường xuyên (mỗi báo cáo đều có tệp đính kèm mới) hoặc lời mời tham gia cuộc họp.
Đối với những trường hợp như vậy, Outlook cung cấp tùy chọn lưu các e-mail đã hoàn thành (hoặc đã hoàn thành một nửa) dưới dạng mẫu và truy xuất chúng bất kỳ lúc nào. Nếu cần, bạn có thể viết bổ sung vào e-mail, đính kèm tệp hoặc những thứ tương tự. Chức năng mẫu của Outlook cũng phù hợp nếu bạn lưu trữ nhiều thông tin phong phú hơn trong các mục nhập cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ hoặc trong các yêu cầu họp thường tuân theo cùng một mẫu. Mẫu cho ghi chú cũng có thể được tạo và truy xuất.
Xác định mẫu cho email
Bạn xác định một mẫu cho e-mail như sau:
- Viết và định dạng email. Nếu hữu ích, hãy đính kèm các tệp cần thiết. Với nhiều mẫu thư, bạn cũng có thể nhập ngay người nhận thư ngay lập tức.
- Ngay sau khi bạn gửi xong e-mail, hãy gọi lệnh FILE >> SAVE as.
- Trong trường LOẠI TỆP, chọn TEMPLATE (* .oft).
- Nhập tên tệp có ý nghĩa và nhấp vào LƯU.
- Bây giờ bạn có thể gửi hoặc đóng thư đã mở.
Quy trình xác định mẫu giống nhau trong các mô-đun Outlook khác nhau. Do đó, chúng tôi chỉ mô tả chúng trong bài viết này bằng cách sử dụng các mẫu e-mail.
Nếu bạn sử dụng Word làm trình soạn thảo thư của mình, bạn không thể lưu e-mail được định dạng dưới dạng mẫu trong Outlook cho đến và bao gồm cả phiên bản 2003. Nếu bạn gọi lệnh FILE >> SAVE as trong cửa sổ thư Outlook, như được mô tả ở trên, bạn có thể chọn từ nhiều định dạng tệp, nhưng không phải định dạng OFT (mẫu Outlook).
Tất nhiên, bạn có thể lưu văn bản tin nhắn đã định dạng trong tệp Word và truy xuất sau. Word không ghi lại các cài đặt như chủ đề, người nhận hoặc tệp đính kèm, vì vậy bạn sẽ phải nhập thông tin này theo cách thủ công.
Tuy nhiên, một mẹo nhỏ sẽ hữu ích để lưu e-mail dưới dạng mẫu ngay cả khi bạn đang sử dụng Word làm trình soạn thảo thư của mình: tạm thời tắt Word làm trình soạn thảo thư của bạn. Để thực hiện việc này, hãy gọi lệnh EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT trong Outlook và hủy kích hoạt tùy chọn tương ứng trong MESSAGE FORMAT.
Nếu bạn đã soạn và định dạng e-mail, bạn sẽ vẫn không thể lưu nó dưới dạng mẫu Outlook - việc hủy kích hoạt Word sẽ chỉ có hiệu lực đối với các e-mail mới.
Tuy nhiên, công việc bạn đã làm không phải là vô ích:
- Trước tiên, lưu thư dưới dạng thư nháp bằng cách nhấn CTRL + S hoặc sử dụng lệnh FILE >> SAVE.
- Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy hủy kích hoạt Word làm trình soạn thảo thư như đã chỉ ra ở trên.
- Bây giờ, hãy mở e-mail đã lưu trong thư mục “Thư nháp” và sau đó gọi lệnh FILE >> SAVE as - “Mẫu Outlook (* .oft)” hiện có sẵn dưới dạng định dạng lưu.
- Khi bạn đã xác định tất cả các mẫu, hãy kích hoạt lại Word làm trình soạn thảo thư.
Truy cập nhanh vào các mẫu
Nếu bạn sử dụng các mẫu Outlook để làm cho việc liên lạc qua e-mail của mình hiệu quả hơn, có thể bạn đã khó chịu với cách thức rườm rà mà các mẫu được gọi trong Outlook.
Bạn có thể truy cập các mẫu của mình thuận tiện hơn nhiều nếu bạn thiết lập một thư mục riêng trong hộp thư đến của mình. Sau đó, chỉ cần mở các mẫu bằng cách nhấp đúp vào mục nhập bạn muốn trong thư mục mẫu.
Bạn cũng có thể tạo thư mục cho các mẫu tương ứng trong các mô-đun Outlook khác. Bạn có thể lấy thư mục mẫu như thế này:
- Sử dụng Tệp >> Mới >> Thư mục hoặc CTRL + SHIFT + E để tạo một thư mục mới trong hộp thư đến hoặc trong thư mục cá nhân. Để thư mục nằm ở đầu danh sách thư mục, hãy nhập dấu gạch dưới làm ký tự đầu tiên, ví dụ "TEMPLATES".
- Mở thư mục mới được tạo trong Outlook.
- Trong Windows Explorer, mở thư mục lưu các mẫu Outlook. Thông thường đây là thư mục "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Bây giờ hãy sắp xếp cửa sổ Explorer và Outlook để cả hai có thể được nhìn thấy cạnh nhau trên màn hình.
- Chọn các mẫu e-mail của bạn trong Explorer và kéo chúng bằng nút chuột trái được nhấn vào nhóm mới NHÓM CỦA TÔI.
Trong Outlook 2007, bạn phải trả lời câu hỏi bảo mật từ hình ảnh với MỞ khi bạn mở một mẫu. Để truy vấn này không xuất hiện mỗi khi một mẫu được gọi lên từ thư mục, hãy hủy kích hoạt tùy chọn LUÔN XÁC NHẬN TRƯỚC KHI MỞ LOẠI TẬP TIN NÀY. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với việc nhận các mẫu qua email và chỉ mở các mẫu từ các nguồn bạn biết rõ.
