Outlook: Cho phép truy cập vào lịch mà không cần Exchange

Trong các công ty có Exchange Server, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch của mình với đồng nghiệp. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải cần Exchange: Outlook 2003 và 2007 có tùy chọn hiển thị lịch hoặc trích xuất

Cả Outlook 2003 và Outlook 2007 đều cung cấp tùy chọn lưu lịch dưới dạng trang web và sau đó đặt trang HTML này trực tuyến trên mạng nội bộ hoặc Internet hoặc lưu nó trong một thư mục được chia sẻ trong mạng. Lịch được lưu dưới dạng trang web có hai nhược điểm:

• Lịch được chia sẻ có thể được xem nhưng không được chỉnh sửa bởi bất kỳ ai có quyền truy cập vào lịch đó.
• Các thay đổi trong lịch Outlook của bạn không được tự động chuyển đến trang web. Sau những thay đổi lớn, bạn phải lưu lại lịch ở định dạng HTML và đưa nó lên mạng.

Ít nhất đối với điểm thứ hai, có một biện pháp khắc phục trong Outlook 2007. Bạn cũng có thể xuất bản lịch trên máy chủ WebDAV hoặc trên Microsoft Online và kích hoạt bản cập nhật tự động cho việc này.

Lưu lịch dưới dạng trang web

Trong Outlook 2003 và 2007, hãy làm như sau:

1. Mở lịch.
2. Gọi Tệp ⇒ Lưu dưới dạng trang web trên.
3. Nhập khoảng thời gian được lưu trên trang web.
4. Nếu, ngoài chủ đề của mỗi cuộc hẹn, các ghi chú đã nhập cho cuộc hẹn cũng sẽ hiển thị trong lịch web, hãy kích hoạt tùy chọn Bao gồm chi tiết cuộc hẹn Một.
5. Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh làm nền, hãy chuyển Sử dụng đồ họa nền và chọn hình ảnh.
6. Nhập Tiêu đề lịch sẽ xuất hiện ở đầu trang lịch.
7. Nhập vị trí cho tệp lịch và tên của tệp với phần mở rộng .HTM Một. Ngoài tệp HTML, Outlook lưu trữ một số tệp khác (hình ảnh và các tệp HTML khác để biết chi tiết). Do đó, nên thiết lập một thư mục riêng cho các tệp để các tệp có cùng tên không vô tình bị ghi đè.
8. Để lịch được hiển thị ngay lập tức trong trình duyệt web của bạn, hãy chuyển Mở trang web đã lưu trong trình duyệt Một.
9. bấm vào Lưu trên máy tính.
10. Cảnh báo bảo mật xuất hiện trong Outlook 2007 rằng vị trí có thể không an toàn. Xác nhận với đúngmà bạn muốn tiếp tục.
11. Một câu hỏi bảo mật bây giờ sẽ xuất hiện (từ trình duyệt web của bạn). Xác nhận ở đây với Mở ramà bạn muốn xem tệp.
12. Nếu lịch được lưu trữ trên máy chủ web, hãy sử dụng chương trình FTP, chẳng hạn, để sao chép tất cả các tệp từ thư mục vào máy chủ web.
    

Chia sẻ lịch của bạn trên Microsoft Office Online

Nếu bạn đăng ký Microsoft Office Online bằng Windows Live ID của mình, bạn có thể đặt lịch của mình trực tuyến và cung cấp lịch nói chung hoặc chỉ cho những người được chọn. Đăng ký với Microsoft Office Online là miễn phí.

Để đăng nhập vào Microsoft Office Online và chia sẻ lịch trực tuyến, hãy làm như sau:

1. Bấm chuột phải vào lịch trong thanh điều hướng.
2. Gọi lệnh Xuất bản trên Internet và sau đó Xuất bản lên Office Online trên.
3. Nếu bạn chưa đăng nhập, hãy nhấp vào Đăng ký.
4. Nhập Địa chỉ email và mật khẩu mở khóa cho tài khoản Windows Live ID của bạn và nhấp vào Đăng ký và sau đó tiếp tục Hoàn thành.
5. Nhập dưới Khoảng thời gian bạn muốn xuất bản phần nào trong lịch của mình.
6. trên đồng ruộng chi tiết Chỉ định xem chỉ tình trạng sẵn có, tình trạng sẵn sàng và chủ đề của các cuộc hẹn hoặc tất cả các chi tiết cuộc hẹn (không có tệp đính kèm) sẽ được hiển thị.
7. Dưới Quyền Chỉ định liệu chỉ những người dùng mà bạn đã mời hay mọi người sẽ có quyền truy cập vào lịch của bạn.
   
8. bấm vào Mở rộng.
9. Xác định xem các bản cập nhật có nên được tải lên tự động theo các khoảng thời gian đã định hay chỉ khi bạn bắt đầu tải lên theo cách thủ công.
10. Các tùy chọn Tần số cập nhật bật tắt.
    
11. Nhấp hai lần VÂNGđể tải lên lịch ngay bây giờ.
12. Sau đó, Outlook đề nghị gửi lời mời chia sẻ đến những người cần có quyền truy cập (trừ khi bạn đã kích hoạt quyền truy cập chung). Bấm vào đây trên đúng.
13. Outlook bây giờ sẽ mở ra một cửa sổ thông báo đã chứa một liên kết đến lịch. Nhập địa chỉ của những người sẽ nhận được sự chấp thuận tại đây. Viết một tin nhắn ngắn và gửi lời mời.

Sau đó, người nhận lời mời cho biết rằng họ muốn mở lịch trực tuyến ở định dạng ICS, bằng Outlook của họ. Sau đó, bạn có tùy chọn chèn lịch Internet vào Outlook của mình và đăng ký các bản cập nhật.

Thay đổi cài đặt lịch cho Office Online

Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt cho lịch hoặc ấn phẩm sau này, hãy tiến hành như sau:

1. Trong Outlook 2007, bấm chuột phải vào lịch.
2. Gọi lệnh Xuất bản trên Internet và sau đó Thay đổi các tùy chọn để xuất bản trên.
3. Thực hiện các thay đổi bạn muốn và nhấp vào VÂNG.
4. Outlook hiện chuyển các thay đổi đến trang web. Sau đó, một hộp thoại xuất hiện trong đó bạn có thể gửi lời mời chia sẻ cho những người khác. Bấm vào đây trên đúng tương ứng. không và tiến hành như mô tả ở trên.

Quản lý lượt chia sẻ

Nếu bạn muốn chia sẻ lịch internet với người khác, hãy thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột phải vào lịch.
2. Gọi lệnh Xuất bản trên Internet và sau đó Chia sẻ lịch đã xuất bản trên.
3. Giờ đây, bạn có thể (như từ bước 12 ở trên) gửi lời mời đến những người khác qua email với liên kết đến lịch Internet.

Nếu bạn muốn hủy bỏ việc phát hành cho từng cá nhân, hãy tiến hành như sau:

1. Nhấp chuột phải vào lịch.
2. Gọi lệnh Xuất bản trên Internet và sau đó Thay đổi quyền chia sẻ trên.
3. Chọn những người bạn muốn thu hồi quyền và nhấp vào Loại bỏ. Đóng hộp thoại với VÂNG.

Xóa lịch khỏi Office Online một lần nữa

Để đưa lịch của bạn vào ngoại tuyến một lần nữa:

1. Bấm chuột phải vào lịch trong Outlook.
2. Gọi lệnh Xuất bản trên Internet và sau đó Xóa khỏi máy chủ trên.
3. Xác nhận với đúng.