Cách bạn có thể đảm bảo rằng các khoảng trống trong bảng tính Excel của bạn được nhận ra ngay lập tức
Nhiều danh sách và bảng liên tục được cập nhật với các con số. Điều quan trọng là không có khoảng trống trong danh sách và văn bản không vô tình được nhập thay vì số.
Hãy để Excel tự động làm việc này cho bạn. Làm cho Excel đánh dấu bất kỳ ô nào không chứa số. Bạn có thể xem nhanh liệu có lỗ hổng trong dữ liệu của bạn hay không và ở đâu.
Hình dưới đây cho thấy một bảng để thu thập các số trong cột B. Bạn muốn đánh dấu tất cả các ô không có số trong chúng.
Một danh sách trong một bảng được lấp đầy nội dung từng bước trong vài ngày. Trong bảng này, các ô mà trong đó nội dung nào đó đã được nhập phải có nền màu.
Hình dưới đây cho thấy một đoạn trích từ một bảng ví dụ như vậy trước khi thiết lập màu tự động:
Bạn giải quyết công việc này với định dạng có điều kiện. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu phạm vi ô trong trang tính của bạn, trong đó các ô đã điền sẽ được đánh dấu. Trong bảng ví dụ, đây là phạm vi B2: B20. Bạn tiến hành khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Excel được sử dụng:
- Excel phiên bản 2003: Gọi lệnh ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN trong menu ĐỊNH DẠNG. Trong hộp thoại xuất hiện, mở hộp danh sách ĐIỀU KIỆN 1 và nhấp vào tùy chọn CÔNG THỨC LÀ.
- Excel 2007 trở lên: Bấm vào tab BẮT ĐẦU của ruy-băng trong nhóm ĐỊNH DẠNG NHIỆT ĐỘ trên ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN - QUY TẮC MỚI - SỬ DỤNG CÔNG THỨC …
- Trong tất cả các phiên bản Excel, hãy nhập công thức sau vào trường nhập:
- = KHÔNG (ISNUMBER (B2))
- Tên ô B2 cho biết góc trên bên trái của vùng được đánh dấu. Đối với một bảng khác, hãy điều chỉnh tham chiếu cho phù hợp.
- Bấm vào nút ĐỊNH DẠNG (Excel 2007 trở lên: ĐỊNH DẠNG).
- Trong hộp thoại xuất hiện, hãy kích hoạt tab SAMPLE (Excel 2003) hoặc ĐIỀN VÀO (Excel 2007 và Excel 2010).
- Chọn màu mà các ô đã được tô màu sẽ được tô sáng.
- Xác nhận điều này với OK. Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại hộp thoại ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN, hộp thoại này bạn cũng đóng bằng OK.
Tất cả các ô không có số trong bảng của bạn sau đó sẽ được đánh dấu bằng màu mong muốn. Hình sau cho thấy điều này với bảng ví dụ:
Đánh dấu màu hoạt động linh hoạt. Khi bạn nhập một số vào một ô, nó sẽ được tô màu ngay lập tức. Nếu bạn xóa nội dung khỏi một ô, Excel sẽ xóa mã màu. Bạn có thể thấy trong hình rằng các ô trống hoặc ô có văn bản hoặc giá trị lỗi cũng được đánh dấu bằng màu.
