Bạn có thực sự cần những email từ năm năm trước trong hộp thư đến hay lịch trình và danh sách việc cần làm từ năm 2008 không? Nếu không, bạn nên di chuyển chấn lưu cũ ra khỏi Outlook. Điều này sẽ làm cho Outlook của bạn nhanh hơn một lần nữa - u
VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA Outlook nhằm mục đích này: nó di chuyển dữ liệu cũ hơn vào tệp lưu trữ sau một truy vấn hoặc tự động. Giống như thư mục cá nhân, tệp lưu trữ được lưu trong tệp ở định dạng PST để bạn có thể mở lại tệp lưu trữ bất kỳ lúc nào bằng Outlook và truy cập vào e-mail, cuộc hẹn và tác vụ trong tệp đó. Tệp lưu trữ cũng có thể được chia thành nhiều tệp để bạn có thể có các tệp lưu trữ khác nhau cho năm 2008, 2009 và 2010, chẳng hạn.
Nhân tiện, cũng có thể loại trừ cụ thể các email hoặc cuộc hẹn cá nhân khỏi lưu trữ.
Nhân tiện, Outlook không lưu trữ danh bạ vì điều đó sẽ vô nghĩa.
Cài đặt tiêu chuẩn so với cài đặt riêng lẻ
Lưu trữ tự động có thể được định cấu hình riêng lẻ. Trước hết, hãy xác định các thiết lập tiêu chuẩn: Tần suất lưu trữ, dữ liệu phải có độ “già” như thế nào để được lưu trữ, dữ liệu được lưu trong tập tin nào, có nên xóa dữ liệu cũ thay vì lưu trữ không?
Ngoài ra, bạn có thể chọn cài đặt cho các mô-đun Outlook riêng lẻ, ví dụ như cho e-mail hoặc cho các thư mục riêng lẻ trong hộp thư đến, khác với cài đặt tiêu chuẩn. Bằng cách này, ví dụ, có thể lưu trữ lịch cuộc hẹn mỗi năm một lần, trong khi các thư điện tử cũ hơn được thuê ngoài sau sáu tháng. Hoặc các e-mail cho một dự án nhất định vẫn tồn tại vĩnh viễn trong Outlook, trong khi các e-mail khác được lưu trữ sau một năm.
Nếu bạn vẫn muốn thực hiện các cài đặt khác nhau cho từng mô-đun Outlook, bạn có thể bỏ qua cài đặt tiêu chuẩn. Nếu vậy, hãy đọc phần sau, vì tất cả các tùy chọn cài đặt đều được giải thích ở đây.
Điều chỉnh cài đặt mặc định
Bạn xác định cài đặt tiêu chuẩn cho chức năng lưu trữ như sau:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, hãy gọi lệnh EXTRAS >> OPTIONS và mở sổ đăng ký THÊM. Trong Outlook 2010, hãy gọi lệnh FILE >> OPTIONS và mở tab NÂNG CAO.
- Trong Outlook lên đến 2007, hãy nhấp vào nút TỰ ĐỘNG TRẠM VÀO, trong Outlook 2010 vào CÀI ĐẶT TỰ ĐỘNG KIỂM TRA.
- Kích hoạt tùy chọn AUTOARCHIVE MỖI X NGÀY và chỉ định khoảng thời gian mà quá trình lưu trữ sẽ được thực hiện.
- Nếu bạn cảm thấy phiền phức khi phải xác nhận một hộp thoại cho mỗi quá trình lưu trữ, hãy hủy kích hoạt tùy chọn BẮT ĐẦU TỰ ĐỘNG LƯU TRỮ SAU KHI XÁC NHẬN.
- Nếu bạn đánh dấu các e-mail mà bạn không cần nữa là đã hết hạn trong Outlook của mình và không muốn lưu trữ chúng, hãy kích hoạt tùy chọn XÓA CÁC MỤC HẾT HẠN (CHỈ Ở THƯ MỤC E-MAIL).
- Trong mọi trường hợp, hãy kích hoạt tùy chọn SẮP XẾP HOẶC XÓA CÁC PHẦN TỬ CŨ.
- Nếu bạn kích hoạt tùy chọn SHOW ARCHIVE FOLDER IN FOLDER LIST, Outlook sẽ tự động mở tệp lưu trữ sau khi lưu trữ và hiển thị nó trong danh sách thư mục. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu lưu trữ ngay lập tức, nhưng sau đó bạn phải bỏ qua lợi thế về tốc độ của việc thuê ngoài.
- Trong trường XÓA YẾU TỐ NẾU CŨ HƠN, hãy chỉ định dữ liệu cũ hơn bao nhiêu để dữ liệu được chuyển vào kho lưu trữ (hoặc bị xóa hoàn toàn).
- Nếu dữ liệu được chuyển vào kho lưu trữ, hãy kích hoạt tùy chọn DI CHUYỂN CÁC YẾU TỐ CŨ ĐẾN và chọn thư mục mong muốn thông qua TÌM KIẾM hoặc nhập tên của tệp lưu trữ mới mà Outlook sẽ tạo trong trường bên cạnh nút.
- Thay vào đó, nếu bạn muốn xóa dữ liệu cũ một cách không thể phục hồi, hãy kích hoạt tùy chọn XÓA CUỐI CÙNG CÁC YẾU TỐ CŨ. Để tất cả các phần tử cũ bị xóa ngay lập tức, hãy nhấp vào ÁP DỤNG CÀI ĐẶT CHO TẤT CẢ CÁC THƯ MỤC - nhưng hãy nhớ rằng không thể hoàn tác thao tác này.
- Đóng hộp thoại.
