Tạo mẫu của riêng bạn chỉ trong vài bước
Các dự án hiện là một phần của cuộc sống hàng ngày trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau như pháp lý, xây dựng, tiếp thị hoặc bộ phận CNTT. Để có thể quản lý tiến độ dự án và các công việc cần thiết, một kế hoạch dự án là hữu ích. Chương trình Office cung cấp nhiều mẫu Excel để lập kế hoạch dự án có thể được định dạng và điều chỉnh cho phù hợp với từng dự án.
Kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch dự án là một công cụ làm việc hữu ích được quản lý dự án hoặc nhóm dự án sử dụng. Kế hoạch tương ứng cần cải thiện thông tin liên lạc giữa các bên liên quan riêng lẻ và minh họa rõ ràng tất cả các thủ tục và đánh giá đã lập kế hoạch.
Kế hoạch dự án là một tài liệu tham khảo sống động, trong đó, ví dụ, các điểm sau được ghi lại:
- danh sách tất cả các bên liên quan có liên quan
- Tuyên bố về phạm vi của dự án
- lập kế hoạch liên quan đến dự án hoặc quy trình được lập kế hoạch
- Tính toán chi phí
- hoạch định các nguồn lực
- Kế hoạch quản lý chi phí
- Kế hoạch truyền thông
Ngoài cấu trúc phân chia công việc thực tế, nó cũng bao gồm quá trình chính xác của dự án. Cuối cùng, thông tin chứa đựng phục vụ mục đích trả lời tất cả các câu hỏi mở về dự án của bạn:
- Điều gì nên đạt được với dự án của bạn?
- Tại sao dự án của bạn nên diễn ra?
- Làm thế nào để dự án của bạn có thể được thực hiện?
- Các chi phí cho dự án kế hoạch của bạn là gì?
- Ai đang tham gia vào dự án của bạn? Ai đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau?
- Khi nào thì dự án của bạn bắt đầu và kết thúc? Có những cột mốc quan trọng nào được xem xét?
4 giai đoạn lập kế hoạch dự án
Có nhiều tùy chọn khác nhau cho ban quản lý dự án để chia dự án thành nhiều giai đoạn. Mô hình 4 giai đoạn thường được sử dụng, bao gồm xác định dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện và kiểm soát dự án cũng như hoàn thành dự án.
Tại sao lập kế hoạch dự án lại quan trọng
Kế hoạch dự án là hướng dẫn trong suốt một dự án. Nó được sử dụng để lập tài liệu, giao tiếp, tính toán và quản lý. Một kế hoạch dự án chi tiết cải thiện giao tiếp với khách hàng và luôn có thể được điều chỉnh theo mong muốn của các bên liên quan bằng cách sử dụng các mốc thời gian hoặc mốc thời gian đã công bố. Tất cả các trang đều biết nơi để tìm thông tin dự án hiện tại. Các kỳ vọng của dự án và các ưu tiên của dự án được ghi lại bằng văn bản. Bằng cách tính đến thời gian lập kế hoạch, tất cả mọi người tham gia vào dự án đều biết khi nào một nhiệm vụ cần được hoàn thành và họ có bao nhiêu thời gian.
Nơi tìm các mẫu để lập kế hoạch dự án
Các mẫu Excel phù hợp để lập kế hoạch dự án hỗ trợ bạn trong việc lập kế hoạch có cấu trúc cho dự án của mình. Bạn có hai tùy chọn để lựa chọn: Một mặt, bạn có thể tạo kế hoạch dự án miễn phí bằng chương trình Office Excel. Mặt khác, bạn có thể tìm thấy các mẫu Excel sẵn sàng sử dụng miễn phí trên Internet. Bạn có thể dễ dàng tải chúng xuống PC để có thể sử dụng chúng ngay lập tức.
Các mẫu Excel cung cấp gì cho việc lập kế hoạch dự án?
Những người sử dụng các mẫu Excel để lập kế hoạch dự án của riêng họ được hưởng lợi từ các công cụ tính toán tích hợp và các hàm Excel. Với các tính năng của chương trình này, một dự án không chỉ có thể được quản lý hiệu quả mà còn phải hấp dẫn. Trong bảng làm sẵn, người dùng có tùy chọn
- Các giai đoạn và nhiệm vụ (phụ) liên quan
- chịu trách nhiệm
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- tiến trình
- Chi phí và ngân sách
để được nhập. Các mẫu Excel để lập kế hoạch dự án có thể được điều chỉnh theo yêu cầu, chẳng hạn như nếu sự chậm trễ hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành cần được đánh dấu.
Kế hoạch dự án Excel cũng có thể được cung cấp với trục thời gian tĩnh hoặc biểu đồ. Phân tích xu hướng chi phí hoặc xu hướng mốc quan trọng cũng có thể được tạo và hiển thị trực quan. Các mốc quan trọng có thể được thêm vào kế hoạch dự án với một khoảng thời gian hoặc không có một khoảng thời gian cụ thể.
Mẫu Excel: lập kế hoạch dự án với biểu đồ Gantt
Cơ cấu phân chia công việc tận tâm là cơ sở để lập kế hoạch cho các cuộc hẹn, nhưng lịch trình thời gian cho dự án có thể được hiển thị rõ ràng hơn bằng biểu đồ Gantt. Excel cung cấp một số mẫu để lập kế hoạch dự án dưới dạng biểu đồ Gantt. Ở đây, các hoạt động của dự án được hiển thị trên một trục thời gian suy giảm với sự trợ giúp của các thanh. Các nhiệm vụ khác nhau của dự án có thể được minh họa bằng các thanh ngang ở các dòng tương ứng và có thể theo dõi tiến độ của chúng.
Cách tạo kế hoạch dự án của riêng bạn chỉ trong vài bước
Bạn có thể tạo và định dạng một mẫu Excel để tự lập kế hoạch dự án chỉ trong vài bước.
-
Mở một sổ làm việc mới trong Excel và nhập các tiêu đề cột sau vào hàng A6 đến E6:
a) Giai đoạn / nhiệm vụ / hoạt động / cột mốc
b) Loại mô tả hoặc loại nhiệm vụ
c) Có trách nhiệm
d) Ngày bắt đầu và ngày kết thúc và thời lượng
-
Nhập các hoạt động đã lên kế hoạch và đặt các mốc quan trọng cũng như ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng của chúng vào các ô bên dưới trong các cột tương ứng. Ví dụ:
nhiệm vụ
thể loại
Chịu trách nhiệm
bắt đầu
khoảng thời gian
kết thúc
Tạo một khái niệm sơ bộ
Copywriting
Gấu Sandra
07.09.2020
5
11.09.2020
Sản xuất văn bản
Copywriting
Gấu Sandra
12.09.2020
11
22.09.2020
Hiệu đính
Copywriting
Gấu Sandra
23.09.2020
2
24.09.2020
Công bố
Copywriting
Gấu Sandra
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Chọn các dòng dưới tiêu đề cột "Bắt đầu" và chọn qua "Chèn > Biểu đồ "và các thanh xếp chồng lên nhau.
-
Sau đó điều hướng đến "Chọn dữ liệu" bằng cách nhấp vào sơ đồ. Tại đây, trước tiên bạn thay đổi các nhãn trục hoành (phiếu tự đánh giá) bằng cách nhấp vào "Chỉnh sửa" và đánh dấu chuỗi dữ liệu dưới tiêu đề cột "Tác vụ". Xác nhận mục nhập của bạn.
-
Sau đó nhấp vào "Thêm" trong "Mục chú giải (loạt)" và thêm thời lượng. Đối với tên hàng, hãy chọn tiêu đề cột "Thời lượng" làm phạm vi. Đánh dấu chuỗi dữ liệu trong "Thời lượng" làm giá trị chuỗi. Xác nhận mục nhập của bạn.
-
Bây giờ bạn sẽ định dạng biểu đồ và các trục. Đầu tiên hãy nhấp vào nhãn trục trên trục y và đi tới "Tùy chọn trục> Danh mục theo thứ tự ngược" trong thanh bên "Định dạng trục".
-
Sau đó nhấp vào thanh màu xanh lam của chuỗi dữ liệu "Bắt đầu" và chuyển đến "Định dạng chuỗi dữ liệu> Điền> không điền" và "Khung> không có dòng". Các thanh bây giờ là vô hình.
-
Sau đó, định dạng trục x bằng cách nhấp vào ngày tháng và điều hướng qua "Định dạng trục> Tùy chọn trục" đến "Tối thiểu" và nhập ngày bắt đầu của tác vụ đầu tiên.
Tạo các mẫu Excel miễn phí để lập kế hoạch dự án và giữ cái nhìn tổng quan
Phần mềm bảng tính Excel thích hợp cho việc lập kế hoạch và kiểm soát các dự án. Ngoài kế hoạch chi phí và lịch trình, có thể tạo cấu trúc phân tích công việc, tính toán thời lượng quy trình và phân tích hữu ích. Các sơ đồ được chèn minh họa dữ liệu mong muốn hoặc trình tự thời gian của các nhiệm vụ nhất định trong kế hoạch dự án. Điều này cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ quan trọng, các lĩnh vực phụ trách và tiến độ của dự án.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể tìm các mẫu Excel để lập kế hoạch dự án ở đâu?
Mở Excel và nhấp vào "Thêm Mẫu" trên trang chủ. Nhập "lập kế hoạch dự án", kế hoạch dự án "hoặc" người lập kế hoạch dự án "vào thanh tìm kiếm và chọn mẫu bạn muốn.
Làm cách nào để thêm thanh tiến trình vào kế hoạch dự án Excel?
Thêm bất kỳ số nào, chẳng hạn như 0, 25, 50, 75 và 100, vào các ô trống. Điều hướng đến "Trang chủ> Kiểu> Định dạng có điều kiện> Thanh dữ liệu> Quy tắc bổ sung". Nhập giá trị tối thiểu và tối đa, chọn bất kỳ màu nào và xác nhận mục nhập của bạn.
