Excel: Dễ dàng so sánh các bảng với nhau

Không khó để so sánh nội dung của hai bảng tính Excel và tìm ra sự khác biệt.

Bạn có thể quen với điều này từ công việc cá nhân của bạn với Excel. Trong môi trường riêng tư hoặc chuyên nghiệp, các bảng tính phải được so sánh với nhau nhiều lần. Ví dụ: người dùng phải đối mặt với các câu hỏi sau:

• Những đơn hàng mới nào đã được thêm vào kể từ phiên bản cuối cùng của danh sách đơn hàng?
• Thời khóa biểu hiện tại khác với biến thể trước đó như thế nào?

Có một số cách để so sánh hai bảng tính Excel. Biến thể thủ công bao gồm việc in ra cả hai bảng và tìm ra sự khác biệt bằng cách xóa chúng bằng bút đánh dấu hoặc bút bi. Người dùng có kinh nghiệm kỹ thuật có thể sử dụng hai màn hình để so sánh các bảng Excel với nhau. Cả hai biến thể đều tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi, vì cần phải có sự tập trung cao độ. Kể từ phiên bản Excel 2007, có một cách khác, hiệu quả hơn và dễ dàng hơn để so sánh hai bảng Excel với nhau.

Nhìn vào các thư mục Excel bên dưới thư mục kia - đây là các tùy chọn của bạn

Để tìm ra sự khác biệt giữa hai bảng tính Excel, hãy làm như sau:

1. Mở sổ làm việc mà bạn muốn so sánh.

2. Trong mỗi sổ làm việc, hãy kích hoạt trang tính mà bạn muốn so sánh với một trang tính trong sổ làm việc khác.

3. Điều hướng trong tab "CHẾ ĐỘ XEM" trong ruy-băng hoặc trong thanh đa chức năng.

4. Sau đó bấm vào nhóm "WINDOW" trên nút "SHOW SIDE BY SIDE".

   

Nếu có nhiều hơn hai sổ làm việc đang mở trong Excel, chương trình sẽ hỏi bạn muốn so sánh bảng đang mở với thư mục nào trong số các thư mục đang mở. Bạn chọn bảng để so sánh bằng cách nhấp chuột vào hộp thoại. Sau đó xác nhận lựa chọn của bạn bằng nút OK. Hình sau đây cho thấy cửa sổ hộp thoại để chọn các trang tính được so sánh:

Sau khi bạn đã chọn hai trang tính để so sánh với nhau, Excel sẽ hiển thị cả hai trang tính trong một cửa sổ. Chúng được hiển thị bên dưới cửa sổ kia để rõ ràng hơn.

Sau khi kích hoạt nút "SHOW SIDE BY SIDE", hai nút bổ sung có cài đặt khả dụng:

• Nút "QUÉT ĐỒNG BỘ"

Ngay sau khi bạn kích hoạt nút "Cuộn đồng bộ", bạn có thể đồng bộ hóa việc cuộn của cả hai bảng. Thao tác cuộn bằng phím hoặc chuột sẽ ảnh hưởng đến cả hai bảng cùng một lúc. Chức năng này đảm bảo sự rõ ràng. Nó đặc biệt phù hợp với các bảng dài có nhiều dữ liệu và thông tin để duy trì một cái nhìn tổng quan.

• Với nút "ĐẶT LẠI VỊ TRÍ CỬA SỔ" bạn đặt vị trí của các cửa sổ trong Excel về trạng thái ban đầu. Bằng cách này, màn hình được sử dụng đồng đều.

Video hướng dẫn - Microsoft Excel: So sánh hai bảng tính Excel

Hiển thị hai cửa sổ cạnh nhau - đó là cách hoạt động

Nếu bạn muốn so sánh các bảng Excel với nhau, lệnh "Hiển thị cạnh nhau" có sẵn. Vì các bảng tính thực sự không được hiển thị bên cạnh nhau mà nằm bên dưới bảng tính khác, bạn có thể chọn các tùy chọn hiển thị khác trong phiên bản Excel hiện tại.

1. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến tab "Xem" và chọn tùy chọn "Sắp xếp tất cả".

   

2. Sau khi nhấp bằng nút chuột trái, một cửa sổ lựa chọn sẽ mở ra, trong đó bạn có thể chỉ định cách hiển thị tất cả các cửa sổ đang mở:

   

Tự động so sánh hai bảng với định dạng có điều kiện - một tùy chọn hiệu quả

Với các chức năng "Hiển thị cạnh nhau" và "Sắp xếp tất cả", Microsoft Excel cung cấp hai tùy chọn cần thiết để hiển thị các bảng một cách rõ ràng. Một cách khác để đi xung quanh

So sánh sự khác biệt giữa dữ liệu của hai bảng tính bao gồm việc kết hợp một số định dạng có điều kiện. Điều kiện tiên quyết là các trang tính được so sánh nằm trong một tệp. Để điều chỉnh định dạng có điều kiện và quy tắc mới, hãy tiến hành như sau:

1. Trong bảng đầu tiên, điều hướng đến hình tam giác màu xám giữa cột A và hàng đầu tiên.

2. Trong tab "Trang chủ", nhấp vào "Định dạng có điều kiện".

   

3. Trong bước tiếp theo, nhấp vào "Quy tắc mới" và sau đó chọn mục nhập "Sử dụng công thức để xác định ô định dạng."

4. Hai tên của trang tính phải được nhập vào trường "Chỉnh sửa mô tả quy tắc". Bạn cũng có thể chỉ định cột và hàng nào mà hai phép tính sẽ được so sánh.

5. Bạn cũng có thể sử dụng nút "Định dạng" để đặt cách đánh dấu sự khác biệt trong bảng. Màu tín hiệu là một lựa chọn tốt, nhờ đó các thay đổi có thể được nhận ra rõ ràng.

   

6. Sau khi nhấp vào "OK", bạn sẽ thấy các thay đổi trong các bảng tương ứng với các dấu hiệu tương ứng.

   

Tóm tắt và kết luận: So sánh các bảng trong Excel không khó với các tùy chọn hiển thị của Microsoft Excel

Các tùy chọn hiển thị trong Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng hiển thị dữ liệu từ các bảng khác nhau một cách rõ ràng bên dưới bảng kia hoặc cạnh nhau. Tùy chọn này trong Excel cho phép so sánh tài liệu dữ liệu rộng rãi với nhau một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Ngoài chức năng “Hiển thị cạnh nhau”, người dùng cũng cần lưu ý chức năng “Sắp xếp tất cả” trong Excel. Tùy thuộc vào cách hiển thị được yêu cầu, một trong hai hàm hữu ích để hiển thị rõ ràng các cửa sổ khác nhau trong Excel.

Nếu các bảng tính khác nhau nằm trong một tệp, chức năng “Định dạng có điều kiện” cung cấp cho người dùng một chức năng hiệu quả khác để hiển thị các thay đổi bằng đồ thị và tự động. Quy tắc có thể được nhúng và áp dụng chỉ với một vài cú nhấp chuột.