Khi sao lưu tệp PST muộn nhất, nhiều người dùng Outlook băn khoăn không biết tệp có dung lượng lớn như thế nào - mặc dù họ thường xuyên dọn dẹp hộp thư đến của mình. Điều mà nhiều người không biết: Thư mục "Các mục đã gửi" cũng thường là một "phần dữ liệu" khổng lồ
Nếu - theo khuyến nghị - bạn lưu trữ bản sao của tất cả các thư đã gửi trong thư mục SENT OBJECTS (hoặc trong Outlook 2010 trong thư mục SENT ITEMS), Outlook không chỉ lưu e-mail mà còn lưu các bản sao của tệp bạn đã gửi trong thư mục này. Bằng cách này, bạn có hai lần các tệp này trên ổ cứng của mình: trong thư mục tương ứng mà từ đó bạn đã tìm nạp chúng vào e-mail và trong tệp Outlook PST. Điều này không chỉ gây lãng phí dung lượng, Outlook còn làm chậm hơn khi tệp PST lớn hơn. Do đó, bạn không chỉ nên dọn dẹp hộp thư đến của mình mà còn cả các bản sao của các tin nhắn đã gửi.
Các email bạn gửi chiếm bao nhiêu dung lượng?
Để tìm hiểu dung lượng bộ nhớ mà email và tệp đính kèm bạn gửi đang sử dụng, hãy làm như sau:
- Bấm chuột phải vào THƯ MỤC CÁ NHÂN trong danh sách thư mục hoặc, trong Outlook 2010, trên một trong các thư mục cá nhân.
- Trong Outlook 2007 hoặc phiên bản cũ hơn, sử dụng lệnh PROPERTIES FOR "PERSONAL FOLDER", trong Outlook 2010, lệnh DATA FILE PROPERTIES.
- Trên tab CHUNG, bấm vào nút KÍCH THƯỚC THƯ MỤC.
- Bạn có thể thấy nội dung của thư mục SENT ELE-MENTS ở dòng tương ứng. Ngoài ra, hãy ghi chú lại những thư mục nào khác cũng chứa nhiều dữ liệu.
- Đóng hộp thoại.
Bây giờ hãy mở thư mục SENT OBJECTS. Để tất cả các e-mail lớn được hiển thị cùng nhau, cách tốt nhất là sắp xếp theo cột KÍCH THƯỚC.
Xóa tệp đính kèm
Bây giờ hãy xem qua các email và xóa các tệp bạn không cần nữa. Hoặc bạn có thể lưu tệp trên ổ cứng trong Outlook nhưng không còn trong hệ thống thư mục trên ổ cứng của bạn.
Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn phải mở từng e-mail để xóa tệp đính kèm - bạn không thể xóa tệp đính kèm trong phần xem trước trong vùng đọc.
- Vì vậy, hãy mở tệp đầu tiên có tệp đính kèm mà bạn muốn xóa.
- Sau đó chọn các tệp đính kèm, nhấp chuột phải vào chúng và gọi lệnh DELETE.
- Đóng email.
- Trả lời câu hỏi bảo mật về việc liệu các thay đổi có nên được lưu với YES hay không.
Lặp lại các bước từ 1 đến 4 cho email tiếp theo. Trong Outlook 2010, cuối cùng cũng có thể xóa tệp đính kèm trong dạng xem Đọc mà không cần phải mở email trước:
- Chọn email trong hộp thư đến.
- Sau đó nhấp chuột phải vào tệp đính kèm sẽ bị xóa trong bản xem trước bên dưới hoặc bên cạnh danh sách email. Nếu e-mail chứa nhiều tệp đính kèm, hãy đánh dấu tệp cần xóa bằng CTRL và nhấp chuột hoặc nhấp vào tệp đầu tiên, giữ SHIFT và nhấp vào tệp cuối cùng. Sau đó nhấp vào một trong các tệp đã chọn bằng nút chuột phải.
- Gọi lệnh BỎ CÂY.
- Xác nhận truy vấn bảo mật với XÓA CÂY.
- Chuyển sang email tiếp theo.
Để Outlook thực sự giải phóng không gian bị chiếm bởi dữ liệu đã xóa trong tệp PST sau hành động xóa, bây giờ bạn phải nén thư mục cá nhân:
- Bấm chuột phải vào thư mục cá nhân trong danh sách thư mục và chọn lệnh PROPERTIES FOR "PERSONAL FOLDER" hoặc trong Outlook 2010, DỮ LIỆU TẬP TIN THUỘC TÍNH.
- Nhấp vào NÂNG CAO.
- Nhấp vào NÉN NGAY BÂY GIỜ. Quá trình này có thể mất một khoảng thời gian sau khi xóa nhiều. Sau khi quá trình nén kết thúc, Outlook chỉ cần đóng cửa sổ mà không hiển thị thông báo thành công.
- Đóng hộp thoại.
