Trong hầu hết các trường hợp, các tài liệu có chứa đồ họa là khá lớn. May mắn thay, Word được tích hợp sẵn một tính năng cho phép bạn nhanh chóng giảm dung lượng tập tin xuống mức hợp lý. Với chức năng này, bạn có thể xem hình ảnh
Trong hầu hết các trường hợp, các tài liệu có chứa đồ họa là khá lớn. May mắn thay, Word được tích hợp sẵn một tính năng cho phép bạn nhanh chóng giảm dung lượng tập tin xuống mức hợp lý. Chức năng này cho phép bạn nén các hình ảnh trong tài liệu. Đồng thời, bạn có thể loại bỏ vĩnh viễn các vùng ảnh mà bạn đã loại bỏ bằng công cụ cắt.
Tuy nhiên, trước khi sử dụng chức năng nén, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các hình ảnh đều nằm trong mặt phẳng vẽ. Word không thể nén ảnh trong lớp văn bản (được định dạng với tùy chọn bố cục "Có văn bản trên dòng").
Sau đó, bạn có thể dễ dàng gọi tính năng nén hình ảnh khi lưu tài liệu:
1. Chọn SAVE FILE AS hoặc nhấp vào nút OFFICE trong Word 2007 và sau đó nhấp vào SAVE AS.
2. Trong hộp thoại SAVE AS, nhấp vào nút thả xuống TOOLS (Word 2010, 2007) hoặc EXTRAS (Word 2003, 2002 / XP) và chọn COMPRESS IMAGE (S) trong menu mở ra. - Trong Word 2007 bạn vẫn phải nhấp vào nút OPTIONS trong hộp thoại xuất hiện.
3. Một hộp thoại mở ra với các tùy chọn nén khác nhau. Điều này bao gồm việc xóa các vùng ảnh bị cắt và độ phân giải ảnh: độ phân giải càng thấp, kích thước tệp càng nhỏ nhưng chất lượng ảnh càng kém. Tự quyết định tùy chọn nén nào là tốt nhất, sau đó bấm OK.
4. Tùy thuộc vào phiên bản Word, sau đó bạn phải xác nhận việc nén hoặc đóng hộp thoại khác bằng OK để quay lại hộp thoại SAVE AS.
5. Sau đó, lưu tài liệu như bình thường dưới tên bạn chọn.
Sau khi lưu, kích thước tệp sẽ nhỏ hơn đáng kể.
